Lorsque son activité nécessite de conclure des contrats avec ses clients, il est indispensable de se doter d'une solution de gestion adaptée pour répondre à ses obligations contractuelles et s'assurer de sa rentabilité.
Quelle que soit sa nature (services, ventes, entretien...), un contrat est toujours encadré par des dates et reste un document signé qui vous engage, il peut être soumis à :
- plusieurs facturations
- des interventions à des dates données (ex: entretien)
- des interventions préventives ou curatives (pannes inopinées)
- des variations de prix annuelles ou lors du renouvellement (forfait ou coefficient de majoration)
- des obligations légales d'information du client (ex: Loi Châtel de 2007)
Les fonctionnalités
Grâce à ce module, vous pouvez :
- Créer des modèles de contrat type avec intégration du périmètre du contrat : dates, équipement (avec ou sans numéro de série), parc, adresse...
- Créer des lettres d'avertissement pour informer le client d'une intervention à venir, de l'échéance prochaine de son ou ses contrats...
- Avoir des contrats centralisateurs.
- Facturer les contrats en fonction de votre méthode de facturation : forfaitaire, à points, à l'incident, à la copie (kit ou coût).
- Choisir les éléments facturables aussi bien pour le préventif que le curatif : pièces (gestion des exceptions), déplacements, consommables, Main-d'Oeuvre.
- Prendre en compte les appels hotline dans les contrats et intégrer leur coût horaire.
- Informer les clients avant une intervention prévue ou avant la fin de contrat.
- Déterminer un montant ou un coefficient de majoration au renouvellement.
- Générer les Bons d'Intervention. (Nécessite extension SAV/Interventions)
- Planifier vos interventions. (Nécessite le module planning de ressources)
- Vérifier votre rentabilité globale et contrat par contrat (nombres heures théoriques / réelles, durée et coût horaire hotline, nombre d'intervention préventif / curatif et coût...).
- Définir des axes d'amélioration (temps passé, fiabilité, modification des prix...).
Les bénéfices
Une bibliothèque personnalisée de modèles de contrats et lettres
- Créez autant de types de contrats que nécessaire en fonction de vos prestations
- Obtenez des contrats nominatifs personnalisés grâce à un simple glisser-déposer de champs de fusion (informations client et contrat)
- Adaptez la facturation des contrats en fonction de votre activité : contrat forfaitaire, contrat à incidents, contrat à points (ex. 1/4 heure = 1 point), contrat copies (engagement/kit ou à la copie)
- Si vous optez pour la facturation forfaitaire, le montant du contrat à facturer peut se calculer automatiquement en fonction du contenu des lignes
- Gérer les caractéristiques des contrats types : prix, durée, documents associés, nombre d’interventions prévues, facturation, consommables et autres éléments pris en compte dans le contrat
- Créez et gérez les documents associés aux contrats types grâce à l’éditeur intégré
- Création des lettres d’avertissements/information avant intervention du technicien ou pour informer de l'échéance du/des contrats
Une gestion simple et personnalisée des contrats clients
- Création des contrats clients sur une base de contrat type (personnalisable pour gagner en efficacité et rapidité)
- Définir le périmètre du contrat : affectation des équipements concernés (un numéro de série, parc machines, adresse client)
- Possibilité de modifier le prix, la durée du contrat ainsi que les modalités de facturation et d’intervention spécifiquement pour un client
- Possibilité de créer des contrats centralisateurs pour le regroupement en facturation de plusieurs contrats d’un même client (Visualisation sous forme d’arborescence)
- Impression du contrat pour signature du client
- Visualisation des contrats et de leur état : imprimé, accepté ou terminé (réimpression possible)
- Visualisation des avertissements à envoyer avant intervention, et envoi groupé de la sélection
- Avertissement des d’interventions prévues et génération des bons d’interventions correspondants (nécessite l'extension SAV/Intervention)
- Dupliquer les opérations répétitives d'une intervention sur l'autre si elles sont identiques pour gagner du temps
- Génération des courriers d'information d'intervention et de renouvellement des contrats
- Majoration automatique au renouvellement selon le paramétrage du contrat
- Facturation des contrats (séparée ou groupée)
- Visualisation de la consommation de chacun des contrats avec un indicateur couleur selon la rentabilité réelle
Un module efficace seul ou accompagné !
Que vous utilisiez ou non les modules et extensions suivants, l'extension "Contrats" fonctionne aussi bien seule qu'en collaboration avec :
- L'extension SAV/Maintenance pour la génération des bons d'interventions.
- Le module Planning de ressources pour planifier les dates d'intervention dans les agendas de vos techniciens
- Le module Syndic, propriétaires, locataires pour accéder à la gestion des bâtiments et des contacts.
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