Lorsque votre activité nécessite de contracter avec vos clients, il est indispensable de vous doter d'un logiciel de gestion de contrats adapté pour répondre aussi bien à vos obligations contractuelles tout en vous assurant d’être rentable.
Le contrat, un document qui vous engage !
Un contrat est un document juridique qui établit les conditions d'un accord entre deux parties ou plus. Il est recommandé de consulter un professionnel du droit pour sa rédaction afin d'éviter des litiges et de garantir votre sécurité.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de contrats ?
L'utilisation d'un logiciel de gestion de contrats, comme Codial, présente plusieurs avantages et permet aux entreprises de :
- Centraliser les informations : L'accès aux données est facilité aussi bien pour le gestionnaire administratif que pour les personnes en charge de l'exécution.
- Gérer efficacement les contrats : de nombreuses fonctionnalités permettent de classer, visualiser et suivre les contrats de manière efficace. Les alertes automatisées permettent de rappeler les échéances importantes, comme les renouvellements, les interventions à réaliser prochainement ou la facturation à venir. Grâce à la dématérialisation, le classement et l'archivage sont simplifiés.
- Suivre le cycle de vie des contrats : Le cycle de vie du contrat est suivi de bout en bout, de la rédaction initiale à la signature, en passant par l'exécution, la facturation et l'analyse de la rentabilité.
- Réduire les risques juridiques et assurer sa conformité réglementaire : En offrant une meilleure visibilité sur les conditions en engagements contractuels, le logiciel de gestion contribue à réduire les risques juridiques en s'assurant que les parties respectent leurs engagements. De plus, la solution de gestion de contrats facilite la création de contrats conformes et fournit une traçabilité des actions effectuées.
- Gagner de temps : L'automatisation de nombreuses tâches liées à la gestion des contrats permet un gain de temps significatif. Cela libère les ressources humaines pour se concentrer sur des activités plus stratégiques.
- Collaborer efficacement : Le logiciel de gestion de contrats facilite la collaboration entre les différentes parties prenantes impliquées dans la création, la négociation et l'exécution des contrats. Les modifications peuvent être suivies et les commentaires et documents annexes intégrés de manière transparente.
- Analyser ses performances contractuelles : la solution de gestion de contrats Codial fournit des statistiques et analyses pour évaluer les performances des contrats, afin d'identifier les tendances et voir les processus à optimiser.
Quelles sont les spécificités des contrats d'entretien et des contrats de maintenance ?
Les activités d'entretien et de maintenance relèvent des contrats de service. De nombreux points doivent pouvoir être spécifiés durant la vie des contrats :
- Plusieurs facturations,
- Des interventions à des dates données (ex. : entretien le 1er de chaque mois),
- Des interventions préventives ou curatives (pannes inopinées),
- Des variations de prix lors du renouvellement du contrat (forfait ou coefficient de majoration),
- Des obligations légales d'information du client (ex.: Loi Châtel de 2007).
Pourquoi choisir l'extension "Contrats" du logiciel de gestion Codial ?
Notre logiciel de gestion s'adresse depuis de nombreuses années aussi bien à des professionnels du Bâtiment, qu'à des entreprises de services. Il était donc naturel de proposer une solution pour gérer les interventions inhérentes aux contrats. La solution est aujourd'hui largement utilisée et éprouvée par de nombreux entrepreneurs qui réalisent des interventions : plombiers, chauffagistes, climaticiens, frigoristes, jardiniers, fournisseurs de copieurs et imprimantes...
Tout a été pensé pour une vue à 360° du cycle de vie des contrats :
Rédiger et enregistrer des documents
- Rédiger des modèles de contrats types avec variables sur le périmètre du contrat : dates, équipement concerné (avec ou sans numéro de série), parc, adresse, garantie, éléments facturables...
- Créer des devis de contrat et faire signer le client de manière conventionnelle ou par signature électronique
- Créer des contrats individuels personnalisés avec choix des éléments facturables (pièces et exceptions, déplacements, consommables, main-d’œuvre, ticket hotline).
- Créer des modèles de lettres d'avertissement pour informer le client d'une intervention à venir, de l'échéance prochaine de son ou ses contrats...
- Avoir des contrats centralisateurs (un contrat qui regroupe plusieurs sous-contrats)
Suivre la vie du contrat et anticiper son renouvellement
- Informer les clients avant une intervention prévue ou avant la fin de contrat.
- Exécuter les interventions et enregistrer les travaux préventifs ou curatifs réalisés.
- Facturer les contrats. Facturation au choix : forfaitaire, à points, à l'incident, à la copie (kit ou coût).
- Enregistrer le temps passé en hotline afin qu'il soit et intégré au coût horaire. (Nécessite le centre d'actions/d'appels)
- Générer les Bons d'Intervention. (Nécessite extension SAV/Interventions)
- Planifier les interventions. (Nécessite le module planning de ressources)
- Renouveler le contrat avec un montant ou un coefficient de majoration au renouvellement.
- Vérifier la rentabilité globale et par contrat individuel (nombres heures théoriques / réelles, durée et coût horaire hotline, nombre d'interventions préventives et curatives, coût...).
- Définir des axes d'amélioration (temps passé, fiabilité, modification des prix, etc.).
Une bibliothèque personnalisée de modèles de contrats et lettres
- Créez autant de types de contrats que nécessaire en fonction de vos prestations
- Obtenez des contrats nominatifs personnalisés grâce à un simple glisser-déposer de champs de fusion (informations client et contrat)
- Adaptez la facturation des contrats en fonction de votre activité : contrat forfaitaire, contrat à incidents, contrat à points (ex. 1/4 heure = 1 point), contrat copies (engagement/kit ou à la copie)
- Si vous optez pour la facturation forfaitaire, le montant du contrat à facturer peut se calculer automatiquement en fonction du contenu des lignes
- Gérer les caractéristiques des contrats types : prix, durée, documents associés, nombre d’interventions prévues, facturation, consommables et autres éléments pris en compte dans le contrat
- Créez et gérez les documents associés aux contrats types grâce à l’éditeur intégré
- Création des lettres d’avertissements/information avant intervention du technicien ou pour informer de l'échéance du/des contrats
Une gestion simple et personnalisée des contrats clients
- Création des contrats clients sur une base de contrat type (personnalisable pour gagner en efficacité et rapidité)
- Définir le périmètre du contrat : affectation des équipements concernés (un numéro de série, parc machines, adresse client)
- Possibilité de modifier le prix, la durée du contrat ainsi que les modalités de facturation et d’intervention spécifiquement pour un client
- Possibilité de créer des contrats centralisateurs pour le regroupement en facturation de plusieurs contrats d’un même client (Visualisation sous forme d’arborescence)
- Impression du contrat pour signature du client
- Visualisation des contrats et de leur état : imprimé, accepté ou terminé (réimpression possible)
- Visualisation des avertissements à envoyer avant intervention, et envoi groupé de la sélection
- Avertissement des d’interventions prévues et génération des bons d’interventions correspondants (nécessite l'extension SAV/Intervention)
- Dupliquer les opérations répétitives d'une intervention sur l'autre si elles sont identiques pour gagner du temps
- Génération des courriers d'information d'intervention et de renouvellement des contrats
- Majoration automatique au renouvellement selon le paramétrage du contrat
- Facturation des contrats (séparée ou groupée)
- Visualisation de la consommation de chacun des contrats avec un indicateur couleur selon la rentabilité réelle
Un module efficace seul ou accompagné !
Que vous utilisiez ou non les modules et extensions suivants, l'extension "Contrats" fonctionne aussi bien seule qu'en collaboration avec :
- L'extension SAV/Maintenance pour la génération des bons d'interventions.
- Le module Planning de ressources pour planifier les dates d'intervention dans les agendas de vos techniciens
- Le module Syndic, propriétaires, locataires pour accéder à la gestion des bâtiments et des contacts.
- L'application mobile Interventions qui permet de savoir si un équipement est sous contrat ou de le rattacher à un contrat.