Logiciel de gestion de contrats

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de contrats ?

L'utilisation d'un logiciel de gestion de contrats, comme Codial, présente plusieurs avantages et permet aux entreprises de :

1. Centraliser les informations : L'accès aux données est facilité aussi bien pour le gestionnaire administratif que pour les personnes en charge de l'exécution.
2. Gérer efficacement les contrats : de nombreuses fonctionnalités permettent de classer, visualiser et suivre les contrats de manière efficace. Les alertes automatisées permettent de rappeler les échéances importantes, comme les renouvellements, les interventions à réaliser prochainement ou la facturation à venir. Grâce à la dématérialisation, le classement et l'archivage sont simplifiés.
3. Suivre le cycle de vie des contrats : Le cycle de vie du contrat est suivi de bout en bout, de la rédaction initiale à la signature, en passant par l'exécution, la facturation et l'analyse de la rentabilité.
4. Réduire les risques juridiques et assurer sa conformité réglementaire : En offrant une meilleure visibilité sur les conditions en engagements contractuels, le logiciel de gestion contribue à réduire les risques juridiques en s'assurant que les parties respectent leurs engagements. De plus, la solution de gestion de contrats facilite la création de contrats conformes et fournit une traçabilité des actions effectuées.
5. Gagner de temps : L'automatisation de nombreuses tâches liées à la gestion des contrats permet un gain de temps significatif. Cela libère les ressources humaines pour se concentrer sur des activités plus stratégiques.
6. Collaborer efficacement : Le logiciel de gestion de contrats facilite la collaboration entre les différentes parties prenantes impliquées dans la création, la négociation et l'exécution des contrats. Les modifications peuvent être suivies et les commentaires et documents annexes intégrés de manière transparente.
7. Analyser ses performances contractuelles : la solution de gestion de contrats Codial fournit des statistiques et analyses pour évaluer les performances des contrats, afin d'identifier les tendances et voir les processus à optimiser.

Quelles sont les spécificités des contrats d'entretien et des contrats de maintenance ?

Les activités d'entretien et de maintenance relèvent des contrats de service. De nombreux points doivent pouvoir être spécifiés durant la vie des contrats :

• Plusieurs facturations,
• Des interventions à des dates données (ex. : entretien le 1er de chaque mois),
• Des interventions préventives ou curatives (pannes inopinées),
• Des variations de prix lors du renouvellement du contrat (forfait ou coefficient de majoration),
• Des obligations légales d'information du client (ex.: Loi Châtel de 2007).

Pourquoi choisir l'extension "Contrats" du logiciel de gestion Codial ?

Notre logiciel de gestion s'adresse depuis de nombreuses années aussi bien à des professionnels du Bâtiment, qu'à des entreprises de services. Il était donc naturel de proposer une solution pour gérer les interventions inhérentes aux contrats. La solution est aujourd'hui largement utilisée et éprouvée par de nombreux entrepreneurs qui réalisent des interventions : plombiers, chauffagistes, climaticiens, frigoristes, jardiniers, fournisseurs de copieurs et imprimantes...

Tout a été pensé pour une vue à 360° du cycle de vie des contrats :

Rédiger et enregistrer des documents

• Rédiger des modèles de contrats types avec variables sur le périmètre du contrat : dates, équipement concerné (avec ou sans numéro de série), parc, adresse, garantie, éléments facturables...
• Créer des devis de contrat et faire signer le client de manière conventionnelle ou par signature électronique
• Créer des contrats individuels personnalisés avec choix des éléments facturables (pièces et exceptions, déplacements, consommables, main-d’œuvre, ticket hotline).
• Créer des modèles de lettres d'avertissement pour informer le client d'une intervention à venir, de l'échéance prochaine de son ou ses contrats...
• Avoir des contrats centralisateurs (un contrat qui regroupe plusieurs sous-contrats)

Suivre la vie du contrat et anticiper son renouvellement

• Informer les clients avant une intervention prévue ou avant la fin de contrat.
• Exécuter les interventions et enregistrer les travaux préventifs ou curatifs réalisés.
• Facturer les contrats. Facturation au choix : forfaitaire, à points, à l'incident, à la copie (kit ou coût).
• Enregistrer le temps passé en hotline afin qu'il soit et intégré au coût horaire. (Nécessite le centre d'actions/d'appels)
• Générer les Bons d'Intervention. (Nécessite extension SAV/Interventions)
• Planifier les interventions. (Nécessite le module planning de ressources)
• Renouveler le contrat avec un montant ou un coefficient de majoration au renouvellement.
• Vérifier la rentabilité globale et par contrat individuel (nombres heures théoriques / réelles, durée et coût horaire hotline, nombre d'interventions préventives et curatives, coût...).
• Définir des axes d'amélioration (temps passé, fiabilité, modification des prix, etc.).