Gestion du matériel de location

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La gestion du matériel en location peut vite devenir très complexe et chronophage si vous n'êtes pas doté d'un outil adapté. Que vous louiez à des particuliers ou des professionnels, bénéficiez d'un outil fiable et complet.

Les fonctionnalités

Gérer simplement vos locations grâce à un module dédié :

  • Créer des articles disponibles à la location avec des grilles de tarifs personnalisées et des caractéristiques spécifiques.
  • Créer des devis de location. Saisir des durées de location différentes au sein d'un même document (devis, réservation, location, facture).
  • Réserver le matériel et vérifier la disponibilité à date.
  • Visualiser votre planning de location.
  • Ajouter des articles disponibles uniquement à la vente (ex : kit hygiène obligatoire).
  • Informer vos clients par SMS de leur réservation ou de la disponibilité du matériel.
  • Imprimer vos contrats préremplis (conditions de location) avec les informations du client et des éléments loués (documents types).
  • Gérer les cautions.
  • Editer vos bons de préparation et de livraisons.
  • Gérer vos livraisons et reprises (date et heure d'enlèvement/reprise, poids, enlèvement par le client ou par un véhicule par exemple).
  • Affecter des ressources humaines ou matérielles pour la remise ou la reprise du matériel (ex. : rdv pour prise en main). Nécessite le planning des ressources.
  • Gérer les retours partiels, la casse ou le matériel non retourné.
  • Enregistrer vos contrats, états de reprise et documents liés dans la GED.
  • Utiliser les fiches personnalisées pour enregistrer des informations complémentaires.
  • Possibilité de prolonger / reconduire la location.
  • Afficher un message d'information si la date de retour est dépassée.
  • Facturer vos locations courte ou longue durée.
Les bénéfices

Une tarification adaptée à votre activité

En fonction de votre activité ou de votre grille tarifaire, plusieurs modes de facturation sont possibles :

Facturation unitaire Facturation par palier (dégressif) Facturation au forfait

Quelle que soit la durée de location, le tarif horaire est toujours le même.

Un tarif horaire différent peut être défini par palier quantitatif.

Plus je loue longtemps, plus le tarif horaire est intéressant pour le client.

Je calcule mon prix sur une durée moyenne de location. J'applique, par exemple, un prix forfaitaire à la journée si je sais que j'ai peu de chance de relouer immédiatement le matériel retourné plus tôt.

Ex. : Je loue 5j

Tarif = 10€/jour

Ex. : Je loue 5j

Jours 1-2 : 10€/jour
Jours 2-10 : 9€/jour

Ex. : Je loue 5j

Le forfait 6j est à 60€.
Même si je retourne le matériel au bout d'une journée, le prix est de 60€.

Total = 5x10 = 50€ Total = 2x10 + 3x9 = 47€ Total = 1x60 = 60€

L'unité de location peut varier du 1/4h à la journée.

Si vous avez de nombreux articles, plutôt que de définir une règle pour chaque article, gagnez du temps en créant des modèles de tarif basés sur des coefficients.
Les règles changent ? Pas de problème, d'un simple clic tous les prix des articles sont mis à jour.

Gagnez du temps en utilisant des documents personnalisés

La location implique un "Contrat de location" pour définir les limites de la prestation : les parties, date du contrat, périodes de location, matériel concerné et quantité, état du matériel retourné, modalités en cas de non-retour ou casse...

Créez un modèle de contrat, renseignez-le et utilisez des champs dynamiques pour récupérer les informations du client et de la location. A l'impression, le contrat est rempli automatiquement évitant ainsi la perte de temps et les risques d'erreurs. Le client n'a plus qu'à signer.

Vous pouvez également ajouter d'autres documents comme des instructions de nettoyage, d'utilisation...

Vous êtes assurés de proposer du matériel disponible

La gestion fine des stocks à date intervient durant tout le processus de location pour garantir que vous proposez du matériel disponible.

  • A chaque étape (devis, réservation, location) vous pouvez vérifier que le matériel proposé est disponible.
  • Le planning de location permet, en un coup d'oeil, de visualiser toutes les locations de la journée, de la semaine ou du mois. Les devis de location apparaissent et permettent d'anticiper et relancer vos clients si besoin.
  • Un état vous permet de connaître précisément quelles références sont disponibles/indisponibles en filtrant sur une période, un secteur, une famille ou une sous-famille donné. Pour la référence choisie, vous connaissez les quantités en stock/disponibles/en location/en devis et chez quels clients elle est/sera en location.

Une gestion de la casse efficace !

Lorsqu'un client vous retourne du matériel cassé, il est automatiquement facturé à partir du "prix de casse" indiqué sur la fiche article.

Il est également défalqué des stocks pour ne plus être disponible à la location. Fini les oublis, vos stocks sont à jour.

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La vidéo

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