Gestion de la formation

Aujourd'hui, organiser, suivre et facturer des actions de formations est devenue une activité difficile à cause des nombreuses obligations administratives imposées pour bénéficier de certaines certifications comme Qualiopi (éligible au financement CPF). Afin de vous simplifier la vie (et la nôtre !), nous avons créé un module dédié pour la gestion des dossiers de formation.

 

Les fonctionnalités

Ce module est destiné aux entreprises qui proposent des actions de formation en tant qu’activité principale ou secondaire.

Quel que soit le type formation proposé (diplôme/formation professionnelle, Certificat de Qualification Professionnelle CQP, Validation des Acquis de l'Expérience VAE, bilan de compétence, formation à distance...), il permet d'avoir un outil de suivi tout-en-un pour :

  • Créer des modèles de formation avec programme détaillé.
  • Gérer plusieurs lieux de formation et du distanciel.
  • Planifier et gérer des sessions de formation avec la liste des participants et formateurs.
  • Éditer et envoyer les bons documents aux bons interlocuteurs.
  • S'assurer que les envois ont bien été effectués.
  • Créer des questionnaires à rattacher à une ou plusieurs formations.
  • Facturer rapidement et sans erreurs.
  • Générer automatiquement le Cerfa de bilan pédagogique et financier pour chaque exercice.

 

Créer des modèles de formation

Parce qu'en général plusieurs cours sont proposés au sein d'un organisme de formation, Codial permet de créer "un catalogue" de formations. Sur chaque modèle de nombreuses informations sont remplissables :

  • Durée et tarif / prix
  • Contenu détaillé : intitulé, objectif, programme et méthodes utilisées, dispositifs de validation, type d'action de formation
  • Création de modèles d'emails avec pièces jointes avec choix des destinataires par document : convention, programme, convocation, évaluation à chaud, attestation, attestation signée, feuilles de présence signées, questionnaire à froid, questionnaire financeur.
  • Questionnaires liés : questionnaire à froid, questionnaire à chaud, évaluation de compétences, questionnaire financeur.
  • Programme et certificat personnalisables grâce à un éditeur de texte et des champs de fusion.

Organiser des sessions de formation

Grâce aux modèles de formation, vous gagnez du temps pour organiser vos formations, car chaque session est dérivée d'un modèle. Les informations renseignées dans le modèle sont automatiquement reprises, mais restent modifiables.

Vous n'avez qu'à renseigner les dates, choisir le ou les formateurs et ajouter des participants / apprenants.

L'envoi par email ou l'impression des documents se fait par simple clic de manière individuelle ou groupée.
Le suivi des impressions ou des envois se fait facilement grâce à des indicateurs visuels. D'un coup d'oeil, vous savez si chaque contact a bien reçu le ou les documents attendus. Pour vous faciliter le travail, le paramétrage permet de choisir qui doit recevoir quoi.

Le jour de la formation, vous n'avez plus qu'à remettre la liste des participants au(x) formateur(s).

En cas d'imprévu ou d'un nombre de stagiaires insuffisant, le stage peut être annulé.

Facturer la formation

La facturation peut s'effectuer avant ou après la formation. Pour chaque participant, vous décidez à qui sera adressée la facture :

  • au client,
  • à un organisme collecteur
  • ou ne pas facturer.

Les factures sont générées automatiquement sur simple clic et intégrées dans l'ERP Codial. Le suivi des règlements se fait dans Codial, comme pour n'importe quelle autre facture.

Les bénéfices

Un outil de création de questionnaires

Parce que dans l'organisation de formation, les questionnaires font partie intégrante des documents nécessaires pour évaluer les compétences, par exemple, un outil dédié vous permet d'en créer et de les dupliquer facilement. Pour gagner du temps, un questionnaire peut être lié à un ou plusieurs modèles de formation. Ainsi, en cas de changement, l'ensemble des modèles de formation auquel il est affecté est mis à jour.

Vous pouvez créer tous types de questions :

  • question à choix unique
  • question à choix multiple
  • question ouverte (commentaire)

L'état d'impression fourni met en forme automatiquement tous les questionnaires de la même manière pour des présentations professionnelles et homogènes.

Des impressions personnalisées et professionnelles

Dans chaque modèle de formation, vous pouvez créer et personnaliser votre programme et votre certificat dans un éditeur de texte.

De nombreux champs de fusion sont disponibles : adresse de l'organisme, dates de formation, formateur, objectif, prérequis / public, lieu de formation...

Lors de l'impression, le document est rempli automatiquement avec les bonnes informations. Si par exemple, l'adresse de l'organisme change, tous les documents seront mis à jour automatiquement sans perte de temps.

Gagner du temps grâce au bilan Cerfa prérempli

Le Cerfa n°10443*16 de bilan pédagogique et financier est renseigné automatiquement à partir des données de chaque exercice et est prêt à être transmis sur le site https://www.monactiviteformation.emploi.gouv.fr .

Une notice explicative Cerfa n°50199#15 est fournie pour faciliter la compréhension des valeurs renseignées.

Des champs dédiés conformes aux exigences Qualiopi

Pour être certifié Qualiopi et pouvoir bénéficier du financement CPF, vous devez obligatoirement préciser certaines informations sur vos formations. Afin de n'en oublier aucune, tous les champs indispensables ont été créés.

Avoir le module de gestion de dossiers de formation Codial c'est l'assurance d'être conforme aux exigences de gestion de dossiers de formation Qualiopi.

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