SAV / Interventions / Maintenance

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Que ce soit pour une activité de service, de bâtiment ou autre, ce module vous permet de chiffrer, gérer, planifier et facturer des interventions.

Idéal pour gérer les opérations de maintenance préventive et curative sur site ou en atelier interne, il offre un haut niveau de personnalisation et de flexibilité pour répondre aux besoins des PME.

Les fonctionnalités

Il y a plusieurs façons de créer un bon d'intervention en fonction des différentes situations qui peuvent se présenter :

  • Un client vous contacte pour demander combien coûterait une intervention de sa machine.
  • Un contrat vous informe qu'il faut réaliser une intervention préventive dans X jours.
  • Un technicien en intervention est informé d'un autre problème sur un autre équipement client et crée une demande.

Avant l'intervention :

  • Créer un devis d'estimation de travaux pour une machine identifiée en parc ou non.
  • Créer des bons d'interventions dans le cas de contrats préventifs ou curatifs avec choix de la prise en charge ou non des articles, consommables, MO et déplacements.
  • Valider une estimation de travaux en bon d'intervention lorsque le client accepte le devis.
  • Affecter un ou plusieurs techniciens à une intervention et planifier.
  • Faire appel à de la sous-traitance.
  • Gérer les acomptes.
  • Ajouter des documents à la GED (photos, messages...).

Lors de l'intervention sur site ou en atelier :

  • Pour les équipements à réparer dans son atelier : impression d'un bon d'entrée à remettre au client avec indication des accessoires fournis.
  • Enregistrement du matériel de prêt.
  • Renseigner dans des fiches personnalisées ou des interfaces personnalisées des valeurs de contrôle, les tests effectués, des rapports...
  • Ajouter des documents à la GED (photos, rapports...).
  • Faire signer le client.

Lorsque le ou les techniciens sont intervenus :

  • Réaliser la saisie horaire pour les salariés ou le matériel utilisé (temps de déplacement, temps d'intervention, frais, fournitures).
  • Facturer individuellement ou de manière groupée.
  • Analyser la marge.
Les bénéfices

Une identification précise du matériel sur lequel intervenir

Pour gagner en efficacité, il est possible de renseigner de manière précise et normalisée des informations sur l'équipement à intervenir : marque, type, référence, numéro de série, compteur, date d'installation, date et heure d'entrée en atelier, fiche personnalisée (informations complémentaires), accessoires fournis, nom de l'utilisateur, machine de prêt.

Une section dédiée au descriptif de la panne et le travail à effectuer permet d'informer précisément l'opérateur du problème. Si les descriptifs sont récurrents, vous pouvez créer des phrases mémorisées pour gagner du temps en ne ressaisissant pas tout à chaque fois.

Des fiches personnalisées de contrôle et guidage

Pour que la qualité de vos interventions soit constante, il peut être nécessaire de mettre en place des protocoles de contrôle ou de mesure normalisés. Quel que soit l'intervenant, il doit toujours exécuter les mêmes opérations.

Créez vos propres fiches et joignez-les à vos bons d'interventions pour éviter les oublis et conserver un historique des actions et mesures effectuées.

Si vous utilisez les solutions de mobilité, vos techniciens peuvent les remplir directement sur leur mobile ou leur tablette pour éviter une ressaisie.

Améliorer sa rentabilité

L'onglet marge vous permet de voir en temps réel votre marge théorique et réelle en fonction des heures de main-d'oeuvre déclarées et des prix d'achat.

Si vous souhaitez obtenir des statistiques plus poussées ou incluant les informations de vos fiches personnalisées, utilisez le module décisionnel.

Une intégration parfaite avec les autres modules

Lorsque l'on réalise des interventions, il est fréquent d'utiliser des modules complémentaires en fonction de ses besoins. Pour gagner en réactivité et en efficacité, ces modules travaillent de concert :

  • Modules CRM et le Centre d'Appels : depuis la hotline, je peux créer directement un bon d'intervention.
     
  • Fichier Client : Lorsque je crée un numéro de série, il est automatiquement ajouté au parc du client avec gestion de la date de fin de garantie.
     
  • Module Syndic : sélectionnez facilement le lieu, le matériel concerné et la personne à facturer.
     
  • Extension Contrats : je suis informé des bons d'interventions préventifs à créer X jours avant la date d'échéance ainsi que des éléments à facturer ou non (articles, consommables, MO et déplacements).
     
  • Module Projets/Chantiers : je peux lier des interventions à des projets afin de pouvoir les prendre en compte dans le calcul de rentabilité du chantier.
     
  • Module Planning des ressources : je peux affecter les interventions dans l'agenda des techniciens et des équipements (réservation de matériel).
     
  • Module CodialEveryWhere : l'intervention est envoyée pour réalisation sur l'ordinateur portable ou la tablette Windows Mobile du technicien éliminant ainsi tout risque de perte ou d'erreur lié à la manipulation de papiers.
     
  • Application CodialMobile Interventions : l'intervention est envoyée sur le smartphone ou la tablette Android du technicien pour réalisation des travaux/réparations éliminant ainsi tout risque de perte ou d'erreur lié à la manipulation de papiers.
     
  • Module SMS : Envoi d'un message texte sur le téléphone portable du technicien pour l'informer de l'opération à réaliser.
     
  • Module interface personnalisée : créez votre propre formulaire pour guider les techniciens sur les points de contrôle à effectuer ou les valeurs à relever par exemple. L'interface est disponible dans Codial, CodialEveryWhere et CodialMobile Interventions.
     
  • Module décisionnel : élaboration de statistiques personnalisées.
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