Logiciel SAV -Gestion des interventions
À qui s'adresse un logiciel de gestion des interventions ?
Parfois appelé aussi logiciel SAV (Service Après Vente), le logiciel de gestion des interventions s'adresse aux entreprises qui souhaitent deviser, gérer, planifier, exécuter, faire des rapports, facturer et analyser la rentabilité de leurs interventions. Le bon d'intervention, nommé aussi fiche d'intervention fait le lien entre toutes les étapes.
La solution de gestion des interventions s'adresse donc aussi bien à une entreprise du Bâtiment, une entreprise de Services, qu'à certains industriels.
Quels types de bons d'intervention peut-on réaliser ?
Une intervention peut être de différente nature.
Service après-vente / Maintenance / Réparation
Les entreprises du Bâtiment BTP, comme les plombiers, les chauffagistes, les frigoristes, les électriciens, etc. ont besoin d'une solution pour la gestion des interventions de maintenance afin de deviser, planifier, réaliser, faire des rapports d'intervention et facturer leurs opérations SAV chez le client tout en tenant compte du degré d'urgence.
Installation / Mise en service
Les industriels qui vendent des machines incluent souvent dans leur prestation, la pose et la mise en marche. Leur équipe d'installation a de ce fait besoin d'un logiciel pour gérer les installations de la planification, à l'exécution en passant par les rapports d'intervention et la facturation.
Prestation de service / Entretien
Les entreprises de service comme les entreprises de nettoyage ou d'entretien des espaces verts ont, elles aussi, besoin d'organiser leurs rendez-vous client, de planifier le travail, d'exécuter la prestation de service, de remonter les temps passés et de facturer.
Comment faire un devis d'estimation de travaux ?
Lorsqu'un client vous demande combien coûterait une intervention sur sa machine, vous réalisez l'estimation de travaux très rapidement :
- Sélectionnez le client et indiquez le matériel concerné en le sélectionnant dans son parc client ou manuellement.
- Définissez si l'intervention se fait sur site client ou en atelier.
- Saisissez le descriptif de la panne ou du travail à faire.
- Ajoutez l'article, l'ouvrage et la main-d’œuvre, voire des documents ou photos à la GED intégrée.
- Envoyez le devis estimatif par email ou par signature électronique.
Cas d'une intervention sous contrat ou d'une intervention sous garantie
Si le matériel est sous garantie ou sous contrat, seuls les éléments non pris en charge contractuellement seront facturés. Par exemple, si la garantie n'inclut pas le déplacement, les pièces et la main-d’œuvre apparaitront dans des lignes à zéro, mais le montant du déplacement apparaitra bien.
Comment créer un bon d'intervention ?
À partir d'une estimation de travaux
Lorsque vous réalisez un devis estimatif, si le client le valide, l'estimation de travaux est automatiquement transférée en bon d'intervention. Il ne reste plus qu'à la planifier en choisissant le technicien, la date et l'heure et à renseigner.
Créer un bon d'intervention manuellement
Un bon d'intervention peut se créer sans devis estimatif. Il contient les mêmes informations qu'une estimation de travaux, avec en plus des informations de planification (date, technicien).
Créer un bon d'intervention à partir d'un contrat
Lorsque vous disposez de l'extension "contrats", vous êtes informé qu'il faudra réaliser une intervention préventive dans "X" jours. Le bon d'intervention est créé automatiquement avec les informations du client, la machine concernée, les articles, la main-d’œuvre et le travail à effectuer.
Dans le cadre d'une intervention curative, vous spécifierez les articles, la main-d’œuvre et le travail à effectuer.
Planification de l'intervention
Lorsqu'un bon d'intervention est créé, il est planifié soit directement, soit grâce au planning des ressources pour visualiser facilement la disponibilité de ses techniciens.
Commandes fournisseurs et sous-traitance
Le calcul des besoins intégré permet de passer directement ses commandes fournisseurs et de sous-traitance pour ne pas se trouver en rupture.
La réalisation du bon d'intervention sur site client ou en atelier
Réalisation du travail d'après la fiche d'intervention
Lorsque le technicien regarde sa fiche d'intervention papier ou digitale (sur son application mobile Interventions), il est informé précisément du travail à effectuer et s'il doit fournir un équipement de prêt. Les documents issus de la GED facilitent son travail.
Rédaction du rapport d'intervention
Une fois le travail terminé, le technicien n'a plus qu'à compléter son compte rendu d'intervention : travail effectué, article utilisé, consommation, temps passé (saisie horaire), frais, signature client, fiche personnalisée...
Facturation de l'intervention
Lorsque l'intervention a eu lieu, elle est facturable. La facturation individuelle ou groupée se fait en 1 clic en tenant compte des acomptes encaissés à la validation du devis estimatif ou à la commande d'intervention.
Analysez la rentabilité de vos interventions
Suivez votre marge
Grâce aux statistiques fournies, vous n'avez plus de mauvaises surprises, le suivi de la marge s'effectue en temps réel. Dès la réalisation du devis estimatif, vous savez si l'intervention chiffrée sera rentable. Une fois l'intervention réalisée, grâce à la saisie des heures et des frais notamment, vous connaissez votre marge réelle.
Des statistiques complémentaires
De nombreux états statistiques permettent d'optimiser vos achats et services. Par exemple, identifiez quels articles sous garantie tombent le plus fréquemment en panne, les techniciens les plus performants...
Besoin de gérer vos interventions en mobilité ?
Pour faciliter la gestion quotidienne, améliorer l'expérience de vos techniciens terrain, gagner en rentabilité tout en gagnant en souplesse, optez pour l'application mobile Interventions (smartphone ou tablette) ou l'extension Codial Everywhere (ordinateur portable ou tablette PC) .
Si vous souhaitez permettre à vos clients de saisir et suivre en ligne leurs demandes d'intervention, optez pour l'extranet CodialWebPortail.
En conclusion
Investir dans un logiciel de gestion des interventions n'est pas simplement une amélioration, mais une nécessité pour les entreprises soucieuses de leur efficacité et de leur rentabilité. Que vous soyez une entreprise du bâtiment, un prestataire de services ou un industriel, cette solution révolutionne la manière dont vous gérez vos opérations.
Grâce à une planification minutieuse, une exécution fluide et une facturation simplifiée, ce logiciel offre une gestion complète de vos interventions, du devis à l'analyse de rentabilité. Que vous réalisiez des installations, des prestations de service ou des travaux de maintenance, chaque étape est optimisée pour vous faire gagner du temps et de l'argent.
Mais ce n'est pas tout. En offrant une visibilité en temps réel sur vos marges et des statistiques détaillées pour optimiser vos processus, ce logiciel devient un véritable partenaire stratégique pour votre entreprise.
Et pour une gestion encore plus agile, une application mobile intuitive permet à vos techniciens d'accéder à toutes les informations nécessaires où qu'ils soient. De plus, avec l’extranet CodialWebPortail, offrez à vos clients une expérience transparente en leur permettant de saisir et de suivre leurs demandes d'intervention en ligne.
Ne laissez pas vos concurrents prendre l'avantage. Investissez dès aujourd'hui dans un logiciel de gestion des interventions et transformez votre façon de travailler pour un succès durable.
Une identification précise du matériel sur lequel intervenir
Pour gagner en efficacité, il est possible de renseigner de manière précise et normalisée des informations sur l'équipement à intervenir : marque, type, référence, numéro de série, compteur, date d'installation, date et heure d'entrée en atelier, fiche personnalisée (informations complémentaires), accessoires fournis, nom de l'utilisateur, machine de prêt.
Une section dédiée au descriptif de la panne et le travail à effectuer permet d'informer précisément l'opérateur du problème. Si les descriptifs sont récurrents, vous pouvez créer des phrases mémorisées pour gagner du temps en ne ressaisissant pas tout à chaque fois.
Des fiches personnalisées de contrôle et guidage
Pour que la qualité de vos interventions soit constante, il peut être nécessaire de mettre en place des protocoles de contrôle ou de mesure normalisés. Quel que soit l'intervenant, il doit toujours exécuter les mêmes opérations.
Créez vos propres fiches et joignez-les à vos bons d'interventions pour éviter les oublis et conserver un historique des actions et mesures effectuées.
Si vous utilisez les solutions de mobilité, vos techniciens peuvent les remplir directement sur leur mobile ou leur tablette pour éviter une ressaisie.
Améliorer sa rentabilité
L'onglet marge vous permet de voir en temps réel votre marge théorique et réelle en fonction des heures de main-d'oeuvre déclarées et des prix d'achat.
Si vous souhaitez obtenir des statistiques plus poussées ou incluant les informations de vos fiches personnalisées, utilisez le module décisionnel.
Une intégration parfaite avec les autres modules
Lorsque l'on réalise des interventions, il est fréquent d'utiliser des modules complémentaires en fonction de ses besoins. Pour gagner en réactivité et en efficacité, ces modules travaillent de concert :
- Modules CRM et le Centre d'Appels : depuis la hotline, je peux créer directement un bon d'intervention.
- Fichier Client : Lorsque je crée un numéro de série, il est automatiquement ajouté au parc du client avec gestion de la date de fin de garantie.
- Module Syndic : sélectionnez facilement le lieu, le matériel concerné et la personne à facturer.
- Extension Contrats : je suis informé des bons d'interventions préventifs à créer X jours avant la date d'échéance ainsi que des éléments à facturer ou non (articles, consommables, MO et déplacements).
- Module Projets/Chantiers : je peux lier des interventions à des projets afin de pouvoir les prendre en compte dans le calcul de rentabilité du chantier.
- Module Planning des ressources : je peux affecter les interventions dans l'agenda des techniciens et des équipements (réservation de matériel).
- Module CodialEveryWhere : l'intervention est envoyée pour réalisation sur l'ordinateur portable ou la tablette Windows Mobile du technicien éliminant ainsi tout risque de perte ou d'erreur lié à la manipulation de papiers.
- Application CodialMobile Interventions : l'intervention est envoyée sur le smartphone ou la tablette Android du technicien pour réalisation des travaux/réparations éliminant ainsi tout risque de perte ou d'erreur lié à la manipulation de papiers.
- Module SMS : Envoi d'un message texte sur le téléphone portable du technicien pour l'informer de l'opération à réaliser.
- Module interface personnalisée : créez votre propre formulaire pour guider les techniciens sur les points de contrôle à effectuer ou les valeurs à relever par exemple. L'interface est disponible dans Codial, CodialEveryWhere et CodialMobile Interventions.
- Module décisionnel : élaboration de statistiques personnalisées.
- CodialWebPortail : Extranet permettant, entre autres, à vos clients de créer et suivre leurs demandes d'intervention et commandes.
