À qui est destiné le planning des ressources ?
Le logiciel de gestion des ressources, également connu sous le nom de planning d'équipe ou de planning d'entreprise, est spécialement conçu pour les entreprises à la recherche d'une solution efficace pour organiser les horaires de leurs employés et la gestion de leur matériel. Sa flexibilité lui permet de s'adapter à diverses situations.
Une variété de documents peut être attribuée à une ou plusieurs ressources humaines et matérielles, offrant ainsi la possibilité de créer différents types de plannings :
Planning commercial
Facilitez l'organisation et la visualisation des rendez-vous de vos équipes commerciales, que ce soit pour la prospection client, les relances, la signature de devis ou la prise de commandes.
Planning de livraison
Planifiez efficacement les agendas de vos livreurs en fonction des dates de livraison et des colisages, tout en réservant les véhicules nécessaires pour assurer les livraisons.
Planning SAV (Service Après-Vente)
Programmez les interventions d'entretien, de réparation ou d'installation chez vos clients ou en atelier, en réservant simultanément le matériel requis pour mener à bien ces missions.
Planning chantier
Identifiez les compétences nécessaires parmi vos collaborateurs pour chaque chantier à venir, tout en planifiant la réservation des équipements de chantier indispensables à leur réalisation.
Planning de maintenance
Organisez les travaux de maintenance interne pour l'entretien régulier de vos véhicules, machines et équipements, en établissant un planning efficace pour ces opérations.
Quelles ressources peuvent être planifiées ?
Ressources humaines
Sélectionnez les équipes et collaborateurs que vous souhaitez planifier en fonction de vos besoins : commerciaux, techniciens SAV, ouvriers, intérimaires, chefs de projet, ADV...
Ressources matérielles
La planification ne se limite pas aux personnes, elle permet également de garantir la disponibilité des équipements : véhicules, machines, outils, engins de chantier (pelle, grue, bétonnière...).
Du gros équipement au plus petit outillage, vous avez le contrôle sur les matériels réservables.
Quelle est la différence avec un planning Excel ?
Le planning est totalement intégré au logiciel de gestion.
Le planning intégré au logiciel de gestion d'entreprise offre une approche bien plus complète que la simple utilisation d'un tableau Excel.
Le planning des ressources ne se limite pas à enregistrer des créneaux horaires de manière manuelle. Il est étroitement lié aux documents de l'entreprise tels que devis, commandes, bons de livraison, interventions, maintenance, et factures, offrant ainsi une visibilité complète, à tout moment, sur qui fait quoi et où.
Il permet aussi l'enregistrement de rendez-vous libres tels que les congés, les formations ou les visites clients.
Le planning est personnalisable
Pour une planification simplifiée, le planning offre une multitude d'options de personnalisation et de filtrage.
> Sélection facilitée des ressources humaines et matérielles.
Pour éviter de surcharger le planning, je choisis sur leur fiche quels salariés et matériels sont planifiables.
> Les salariés peuvent être regroupés en équipes avec des libellés personnalisables : électriciens, techniciens, livreurs, formateurs...
Pour faciliter la planification, vous pouvez leur assigner des zones d’intervention, des codes couleur, des compétences spécifiques (habilitation électrique, permis cariste, manipulation des fluides frigorigènes - nécessite le planning de chantier).
> Les matériels peuvent également être regroupés par type : véhicules, production, équipement.
Vous avez aussi la possibilité de gérer les caractéristiques matérielles telles que la capacité ou la puissance.
> Filtrage des documents planifiés ou à planifier
Le planning permet de gérer la charge de travail tout en priorisant certaines tâches. Selon la taille de l'entreprise, une ou plusieurs personnes peuvent utiliser le planning. Les vues personnalisées leur facilitent le travail en filtrant les documents à planifier selon des critères définis.
Par exemple, pour une entreprise du BTP gérant des interventions, le responsable du planning d'intervention n'aura pas besoin de voir les devis en cours. Il pourra sélectionner uniquement les documents d'intervention et les filtrer par type de main-d’œuvre et localité.
> Personnalisation du sujet du rendez-vous
Pour une lecture facilitée du planning, il est possible de personnaliser le sujet à l'aide de champs dynamiques. Vous affichez seulement les informations nécessaires telles que le numéro, le nom du client, l'adresse, le téléphone, le sujet, etc.
De plus, une fois le rendez-vous créé, le texte prérempli reste modifiable.
La planification se fait depuis plusieurs endroits
Pour une action simple et rapide, plusieurs méthodes permettent d'ajouter des rendez-vous. Il n'est pas nécessaire d'ouvrir l'agenda général ; vous pouvez planifier un rendez-vous depuis :
- La fiche d’un client ou d’un prospect.
- Un document : devis, commande, BL, facture, BI, commande fournisseur...
- Le Centre d’Action.
- La CRM.
- Les applications mobiles Codial.
La planification est ergonomique
> Ajout et modification de rendez-vous
L’ajout de rendez-vous se fait par glisser-déplacer du document vers l’agenda d’un collaborateur ou d’un matériel, ou par clic droit pour les rendez-vous personnalisés (congés, maladie, formation...).
Le planning prend en compte les jours ouvrés, les horaires de travail de l'entreprise, ainsi que le temps de travail et les absences de chaque salarié.
Une fois posé, un rendez-vous reste toujours modifiable pour l'ajuster en cas de besoins : date, heures, durée, catégorie, sujet et note, ajout / suppression de collaborateurs et matériels.
La durée du rendez-vous s’adapte par simple agrandissement ou réduction du bloc ou par saisie de la durée.
> Une lisibilité assurée
Une lisibilité optimale est assurée grâce à diverses options telles que des filtres, des photos, des codes couleurs personnalisables, un zoom, des modes d'affichage jour/semaine/mois, des vues personnalisées, etc.
La création de plannings par équipe se fait facilement en choisissant les groupes et salariés à ajouter ou d'exclure.
> Synchronisation du calendrier entreprise
Parce que planifier c’est bien, mais informer en temps réel, c’est mieux, le planning de chacun de vos collaborateurs peut se synchroniser avec son compte Microsoft Exchange ou Google Agenda.
Saisie horaire plus rapide
Grâce au planning, la saisie des heures se réalise en quelques clics. Un tableau prérempli affiche les heures réalisées par chaque collaborateur. En cas d'ajustement de la durée d'un rendez-vous, il suffit d'indiquer le temps réellement passé. Une fois validée, la saisie horaire remonte automatiquement sur le document concerné pour une analyse de la rentabilité.
Pourquoi choisir le logiciel de planning Codial ?
Le logiciel de planning Codial offre bien plus qu'une simple gestion des ressources : il représente l'aboutissement d'une solution intégrée et hautement personnalisable, conçue pour répondre aux besoins variés des entreprises modernes. Il s'adapte à tout secteur d'activité : Bâtiment / BTP, Services, Commerces, Négoce...
Grâce à sa flexibilité et sa capacité d'adaptation à divers scénarios opérationnels, Codial permet une gestion optimale des plannings, que ce soit pour les équipes commerciales, les services de livraison, le SAV, les chantiers ou la maintenance.
En offrant une visibilité complète sur l'affectation des ressources humaines et matérielles, Codial va bien au-delà des simples créneaux horaires enregistrés manuellement dans un fichier Excel. Il assure une synchronisation parfaite avec les documents de l'entreprise, tels que devis, commandes, bons de livraison et factures, permettant ainsi de garder une trace précise des activités en cours et à venir.
La personnalisation avancée du logiciel permet de configurer le planning selon les besoins spécifiques de chaque entreprise, que ce soit en regroupant les équipes par compétences, en filtrant les tâches à planifier ou en personnalisant les sujets des rendez-vous.
Avec une ergonomie pensée pour faciliter la planification depuis plusieurs endroits, une lisibilité optimale assurée par diverses options de visualisation et une saisie horaire rapide et précise, Codial se positionne comme un outil indispensable pour gagner du temps en optimisant sa gestion des ressources.
En somme, choisir le logiciel de planning Codial, c'est opter pour une solution complète, efficace et sur mesure, qui boostera votre productivité et transformera la gestion des plannings en un véritable avantage compétitif pour votre entreprise.
Créez et modifiez facilement les RDV et l'information
- Créez vos rendez-vous rapidement et simplement depuis une fiche prospect/client, la CRM, le Centre d'Appels, la gestion de projets/chantiers, un document ou directement dans le planning. La durée minimum et maximum d'un rendez-vous est paramétrable.
- Pour gagner du temps, copiez-collez vos rendez-vous d'une ressource à une autre.
- Ajustez le temps du rendez-vous par simple agrandissement ou réduction du bloc.
- Modifiez le texte prérempli automatiquement pour ajouter des informations complémentaires.
Un accès à l'information rapide et complet
Visualisez simplement les types de rendez-vous et les absences (congés, formation, etc.) grâce à un code couleur personnalisable.
Personnalisez les informations que vous souhaitez afficher pour chaque type de document grâce à un système de champs de données. Le texte prérédigé reste modifiable.
Exemple 1 | Exemple 2 |
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N° BI 543 - Nom Client Ville |
Nom Client | BI 543 Adresse |
N'affichez que les informations dont vous avez besoin
Le paramétrage de l'affichage du planning vous permet de sélectionner :
- seulement les salariés/ équipes ou le matériel que vous souhaitez affecter
- le ou les types de documents dont vous avez besoin
- un affichage allant de quelques heures au mois (système de zoom)
- les jours et heures travaillés (prise en compte des jours fériés)
Localisez vos clients
Grâce à une carte intégrée, visualisez facilement l'emplacement exact de votre client et affectez le collaborateur le plus proche, quel que soit son département.
Synchroniser vos calendriers
Synchroniser automatiquement les agendas de vos collaborateurs pour qu'ils soient informés en temps réel de leurs missions à venir sur leur smartphone.
Compatible Microsoft Exchange et Google Agenda.