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Les différentes méthodes proposées pour la saisie horaire et des frais

Codial est un logiciel qui s’adresse à plusieurs types d’entreprises : TPE, artisan, PME, PMI. Chacune ayant un mode de fonctionnement différent, Codial propose donc une solution souple et apte à répondre aux habitudes et besoins de chacune. Les multiples façons de saisir ses heures et ses frais en est la parfaite illustration.

Quelle que soit votre façon de travailler, l’important est de pouvoir contrôler votre rentabilité pour assurer vos marges. En renseignant vos heures, vous pouvez vérifier que le temps effectivement passé sur un chantier, un projet, une intervention ou une commande correspond bien au temps initialement prévu. La saisie des frais permet de connaître le coût réel de ses affaires et donc d’adapter sa politique tarifaire.

Avant de présenter les différentes méthodes de saisie, nous allons vous présenter rapidement certains éléments de paramétrage qu’il est intéressant de connaître pour imaginer l’étendue des possibilités.

Éléments de paramétrage

Les taux horaires

Codial permet de gérer plusieurs taux horaires pour faire face à différentes situations :

  • Taux des heures normales
  • Taux des heures supplémentaires
  • Taux des heures majorées (ex. : dimanche, nuit, jour férié)

Le coût horaire du salarié est donc calculé à partir du montant horaire indiqué sur sa fiche « salarié », et du taux horaire/type d’heure signalé lors de la saisie.

 

Les types de frais

Plusieurs types de frais peuvent être créés pour répondre à toutes les situations :

  • Les frais fixes en montant (non modifiable lors de la saisie, exemple : prime de panier).
  • Les frais variables (modifiable lors de la saisie, exemple : péage).
  • Les frais quantifiables (montant calculé à partir d’une quantité et d’un prix, exemple : frais kilométriques).
  • Les frais de zone (le montant est différent en fonction de la zone où l’on opère).

Au niveau du salarié, certains frais peuvent être supplantés, voire supprimés pour ne pas être disponibles (exemple : l’indemnité kilométrique ne sera pas disponible pour quelqu’un qui n’utilisera jamais son véhicule personnel).

Les différentes façons de saisir les heures et ses frais

L’objectif ici n’est pas de détailler chaque mode de saisie, mais vous montrer les méthodes disponibles pour saisir ses frais. Selon son mode de fonctionnement, chaque entreprise n’utilisera qu’une ou quelques méthodes parmi celles proposées.

 

Saisie horaire manuelle ou assistée pour chaque salarié ou matériel

Après avoir choisi le salarié ou le matériel, la semaine concernée et le type de document associé (commande client, bon d'intervention, devis, chantier, BL, facture), j’indique dans une ligne de tableau :

  • Le document ou le chantier associé,
  • La tâche (main-d’œuvre),
  • Le temps effectif,
  • Les frais.

Je peux aussi utiliser un assistant pour me guider et répartir la saisie sur plusieurs jours.

L’assistant présente aussi l’avantage de m’indiquer pour chaque ligne de main-d’œuvre du document le temps théorique et le temps déjà effectué pour l’ensemble des salariés.

Avantage : Je peux saisir des temps sur plusieurs documents. Pour éviter de passer trop de temps administratif à saisir, un outil me permet de dupliquer les heures et frais sur d’autres salariés, matériels ou jours.

Saisie horaire et des frais à la ligne pour chaque salarié ou matériel

 



Saisie groupée des heures hebdomadaires

La saisie hebdomadaire permet de faire une saisie groupée d’heures et de frais sur plusieurs salariés ou jours simultanément. Je visualise chacun de mes salariés dans un seul et même tableau. C’est très utile pour les techniciens travaillant en équipe.

  • Je choisis à quel type de document j’associe la saisie : (commande client, bon d'intervention, devis, chantier, BL, facture).
  • Je sélectionne mes salariés.
  • J’indique les heures, les jours et mes frais.
  • Je valide.
  • Je peux modifier certaines informations individuellement, si besoin.

Avantage : Je gagne du temps lors de la saisie. Je remplis dans la globalité, puis éventuellement je modifie mes exceptions. Par exemple, si tous les salariés ont travaillé sur le même chantier pendant 3j sauf un qui a été malade un après-midi. J’indiquerais pour tous 3j, puis je corrigerais le salarié malade à 2.5j.

Saisie hebdomadaire groupée des heures et frais

 



Saisie au niveau du document

Plutôt que de passer par un outil de saisie général, j’ouvre directement le document de Vente ou d’Intervention sur lequel je veux saisir mes heures et mes frais pour mes salariés et mon matériel. Je me positionne dans l’onglet «Gestion horaire » et je démarre ma saisie.

Avantage : Pas de risque de se tromper de document, j’affecte directement les temps et frais.

Saisie des heures et des frais dans le document : onglet "Gestion horaire"

 

Saisie au niveau de la ligne du document

Pour avoir un détail plus précis des temps passés, j’indique le temps passé au niveau des lignes de document contenant de la main-d’œuvre. Je peux choisir la granularité au premier niveau, second niveau, à l’ouvrage ou à l’article.

Pour chaque salarié et pour chaque ligne, j’indique le temps passé.

Avantage : Ce mode est très utile pour connaître sa rentabilité détaillée par tranche. Ainsi sur un document ou un chantier, je sais exactement combien de temps j’ai passé pour chaque partie.

 

Saisie à partir du planning des ressources

Si j’utilise le planning pour planifier des opérations dans les agendas. Une option me permet de récupérer automatiquement les heures théoriques renseignées.

Avantage : Tous mes temps sont déjà pré-saisis, je n’ai plus qu’à corriger les temps pour adapter le planning à la réalité. Si mes temps sont bien maîtrisés, je n’aurais que peu de corrections à effectuer.

 



Module de saisie horaire intégré aux applications mobiles « GSC » et « Interventions »

Le module de saisie horaire offre de nombreuses fonctionnalités pour effectuer directement une saisie rapide et fiable.

Comme pour les autres modes de saisie, vous pouvez :

  • Affecter vos heures et frais à une commande client, un chantier ou une intervention.
  • Indiquer la tâche pour sélectionner le type de main-d’œuvre (ex. : pose, dépannage, transport…)
  • Dupliquer des heures et frais saisis pour ne pas perdre de temps (duplication à un même salarié, autres salariés ou machines, choix des éléments et jours à dupliquer)

D’autres fonctions sont disponibles :

  • Gestion des types d'heures : heures normales, heures supplémentaires, heures majorées...
  • Prise en compte des horaires de travail habituels à la journée/demi-journée pour préremplir les horaires travaillés.
  • Compatible avec le module planning pour prérenseigner les créneaux horaires
  • Possibilité d'ajouter des commentaires
  • Synchronisation partielle ou totale des heures et frais

Grâce aux pictogrammes et aux codes couleur, vous visualisez d’un simple coup d’œil les actions déjà effectuées.

Découvrez la vidéo de démonstration du module de saisie horaire sur mobiles et tablettes.

Avantage : Il n’est plus nécessaire d’attendre les retours des salariés, chacun peut faire sa déclaration, voire celles des autres en fonction de ses droits !

Saisie des heures et frais avec une des applications mobiles

 

Fichier d’import

Si vous utilisez un autre outil spécifique pour enregistrer vos heures, plutôt que de les ressaisir, un outil est disponible pour importer un fichier de données (CSV, XLS, …).

Un paramétrage supplémentaire est généralement nécessaire pour faire communiquer parfaitement Codial et votre outil.

 

Cas de la pointeuse

Ce système de pointage permet d’enregistrer des temps liés à une production, mais n’est pas destiné à enregistrer des temps d’interventions ou de prestations de services.

Conclusion

Quel que soit le mode de saisie choisi, les informations sont enregistrées en base de données et sont reprises aussi bien sur les documents que les chantiers. Codial me calcule automatiquement les coûts.

Pour faciliter votre analyse et améliorer le pilotage de votre entreprise, plusieurs statistiques sont fournies :

-    Pour chaque ou plusieurs chantiers/projets/affaires (nombres heures prévues vs réalisées…),

-    Pour chaque document (marge brute),

-    Pour chaque salarié (relevé horaire et frais par période),

-    Par période ou statistiques personnalisées avec le module décisionnel (en option).