Oodrive Sign + Codial = logiciel signature électronique
Qui est Oodrive Sign ?
Oodrive est un éditeur de logiciels français qualifié SecNumCloud qui développe des outils collaboratifs pour les entreprises et notamment la solution de signature électronique : Oodrive Sign. Leur offre de signature électronique s'adresse à toutes les entreprises françaises ou étrangères, quel que soit leur secteur d'activité ou leur taille, de la TPE aux grands comptes.
Qui est Codial ?
Codial est un logiciel de gestion français qui permet aux TPE et PME de gérer leur activité commerciale du devis à la facturation. Il se décline en plusieurs versions pour proposer des fonctionnalités spécifiques par secteur d'activité Bâtiment/BTP, Service, Négoce, Commerce, E-Commerce et Fabrication/Production.
Pourquoi Codial et Oodrive Sign ?
Codial et Oodrive Sign ont choisi de travailler en partenariat pour plusieurs raisons.
Fournir un service sécurisé de signature électronique aux petites et moyennes entreprises
À l'heure actuelle, l'usage des services de signature électronique est largement cantonné aux grandes entreprises. Pour remédier à cette situation, Codial a pris l'initiative d'intégrer un service de signature électronique à son logiciel afin d'offrir aux TPE et PME françaises les mêmes avantages, tout en proposant des tarifs adaptés à leur budget.
Un service français
Saitec (l'éditeur de Codial) et Oodrive sont des entreprises françaises. Choisir un éditeur de logiciel et gestion et un prestataire de signature électronique français, c'est :
- préserver et développer les emplois localement tout en assurant la souveraineté nationale pour assurer l'indépendance
- conserver la valeur en France et générer des recettes fiscales pour financer les services publics (infrastructures, enseignement, transports...)
- Sécuriser les données (hébergement des données dans des datacenters français)
Complémentarité de services
Plutôt que de réinventer la roue, Codial s'appuie sur le savoir-faire d'un partenaire reconnu en matière de sécurité et stockage de documents pour permettre à ces clients de bénéficier des avantages de la signature électronique.
Quels documents d'un logiciel de gestion peut-on signer électroniquement ?
Pour éviter d'avoir à télécharger en ligne chaque document à envoyer à la signature à son client, le logiciel de gestion Codial permet d'automatiser l'opération.
Devis
Depuis votre logiciel de gestion commerciale, vous envoyez vos devis, chiffrages ou factures proforma automatiquement. Les devis se signent plus rapidement, car le client ne perd plus de temps à imprimer, signer, scanner et renvoyer. La signature se fait en ligne en quelques clics.
Contrat
Codial n'est pas un simple logiciel de devis factures, il permet également de gérer des contrats d'entretien, de maintenance ou de fourniture. Depuis votre module de gestion de contrats, vous pouvez envoyer l'offre contractuelle et tous les documents associés à la signature électronique.
Le client gagne beaucoup de temps et d'argent, car il évite d'imprimer des documents volumineux et obtient rapidement son exemplaire signé par les 2 parties.
Intervention
Codial est aussi un logiciel de gestion des interventions. Que ce soit pour des interventions SAV, d'installation ou de maintenance, il est fréquent d'envoyer un devis estimatif de travaux au client. Le client est ravi de pouvoir valider facilement en ligne et notamment le particulier qui n'a pas d'imprimante.
Comment se déroule le processus de signature électronique ?
- Dans Codial, l'utilisateur envoie le ou les documents à son client pour signature électronique.
Le logiciel reprend automatiquement les informations de contact et transmet le ou les documents en ligne dans un espace sécurisé. - Le client reçoit un email l'invitant à signer électroniquement les documents.
- Le client clique sur le lien sécurisé et prend connaissance des documents.
- Le client signe électroniquement le document à l'aide de la double authentification (code reçu par SMS).
- Le dossier de preuve remonte dans Codial et l'entreprise est informée de la signature. Le devis est transformé automatiquement en commande. L'état du bon d'intervention ou du contrat passe à "signé".
Je suis facilement l'état des signatures en cours grâce à une brique LivePilot qui m'indique le nombre de signatures envoyées, refusées, expirées et signées.
Quel est le type de signature électronique utilisé ?
Pour signer un document, il existe plusieurs moyens valables définis par le règlement eIDAS.
La signature électronique simple ou de base (SES) : Basique - niveau 1
Une simple signature scannée ou un bouton du type "J'accepte" ne peut être refusé à l'admissibilité légale. Toutefois, comme l'identité de l'utilisateur n'est pas vérifiée, elle reste contestable.
La signature électronique avancée (AES) : Avancée - niveau 2
La signature est associée de manière unique à un signataire que l'on est capable d'identifier, par exemple, grâce à son adresse email ou son numéro de téléphone portable (double authentification). Le signataire est donc le seul capable à pouvoir visualiser et signer le document envoyé. La signature électronique avancée est légalement valable.
La signature électronique avancée qualifiée (QES) : Stricte - niveau 3
Cette signature est la plus stricte et a la même valeur légale qu'une signature manuscrite. La signature électronique qualifiée nécessite un certificat d'identité numérique délivré par un prestataire de service de confiance de l'Union européenne. Le signataire doit utiliser un périphérique qui génère un code secret à usage unique comme une clé USB, une carte à puce ou une application mobile.
Niveau de signature nécessaire pour gérer vos opérations commerciales
Pour signer un devis, un contrat de maintenance ou une estimation de travaux, il n'est pas nécessaire de faire appel à une signature électronique avancée qualifiée. En effet, celle-ci est très contraignante et nécessite que chaque client possède un certificat d'identité numérique individuel. C'est donc inenvisageable avec une clientèle de particuliers. La signature de niveau 2 offre une sécurité avancée pour gérer votre activité commerciale sans les inconvénients de la signature qualifiée.
Quelle est la validité d'une signature électronique ?
En France, la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuscrite depuis la loi du 13 mars 2000. C'est également le cas dans l'ensemble des pays membres de l'Union européenne.
L'utilisation d'un logiciel de signature électronique va bien au-delà de l'apposition d'un nom sur un document. Une fois signé, le document est scellé, sécurisé et demeure infalsifiable et irrévocable.
Plus de détails sur la validité juridique de la signature électronique.
La signature électronique est-elle sécurisée ?
Oodrive Sign répond parfaitement au processus de conformité eIDAS. Toutes les signatures électroniques Oodrive Sign sont horodatées et scellées par l'autorité de certification CertEurope afin de leur conférer une valeur légale et probante. De plus, chaque document signé via Oodrive Sign est accompagné d'un dossier de preuves retraçant l'historique de la transaction dont les moyens d'identification du signataire. Les signatures électroniques sont donc sécurisées et reconnues dans toute l'Europe. Les données sont hébergées dans un Cloud souverain sécurisé (SecNumCloud) pour garantir le plus haut niveau d'exigence de l'ANSSI.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
La signature électronique offre de nombreux bénéfices :
- Réduction drastique des coûts : adieu impression, papier et frais d'envoi.
- Gain de temps spectaculaire : signatures rapides, où que vous soyez. Les transactions s'accélèrent, sans perte de temps pour les clients à imprimer et scanner les documents. Le processus de signature devient instantané.
- Simplification du travail à distance : la capacité de signer des documents à distance est idéale pour les besoins du télétravail.
- Suivi en temps réel de l'avancement des dossiers, avec possibilité de relance proactive.
- Sécurité intégrale : un processus de signature fiable, juridiquement contraignant, pour une tranquillité d'esprit totale.
En conclusion, Oodrive Sign représente une solution de signature électronique de premier plan, parfaitement alignée avec les besoins des entreprises françaises. En partenariat avec Codial, cette alliance offre une réponse adaptée à la demande croissante des TPE et PME en matière de gestion électronique des documents.
En plus de répondre aux exigences légales et de sécurité, cette collaboration vise à rendre la signature électronique accessible à tous, avec des avantages indéniables en termes de réduction des coûts, de gain de temps et de sécurité. En optant pour des solutions françaises, non seulement les entreprises contribuent au développement économique local, mais elles garantissent également une protection optimale de leurs données dans un environnement sécurisé. La signature électronique devient ainsi un atout majeur pour accélérer les processus commerciaux tout en assurant une conformité totale et une tranquillité d'esprit pour toutes les parties impliquées.
