Zeendoc est une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) française éditée par Sages Informatique.
Destinée à optimiser la gestion et l'archivage des documents d'entreprise, la solution GED Zeendoc propose diverses fonctionnalités de dématérialisation : numérisation, archivage sécurisé, la facturation électronique...
Le logiciel GED Zeendoc est conçu pour améliorer la productivité, réduire les coûts et assurer la sécurité des données tout en étant simple d'utilisation.
La solution GED Zeendoc pour qui, pour quoi ?
La GED Zeendoc s'adresse à divers secteurs d'activités et notamment le BTP. Elle n'est pas réservée uniquement aux grandes entreprises. De nombreux artisans, TPE et PME choisissent d'utiliser la Gestion Électronique des Documents (GED) Zeendoc car elle répond à leurs besoins de gestion documentaire et de simplification administrative.
Simplification et gain de temps avec la dématérialisation
Grâce à la numérisation, le classement et l'archivage automatique des documents, la GED Zeendoc réduit le temps passé aux tâches administratives. De plus, grâce aux outils de recherche performants et d'indexation, la GED facilite la recherche et la récupération rapide de documents. Les entreprises peuvent se concentrer pleinement sur leur cœur de métier.
Mobilité et travail collaboratif
Grâce à un accès à distance via le web ou l'application mobile GED Zeendoc, vous pouvez consulter vos documents numérisés à tout moment, ce qui s'avère particulièrement pratique lors de déplacements sur chantier ou en rendez-vous client.
La collaboration est également facilitée grâce au partage de documents entre collaborateurs, clients et fournisseurs.
Sécurité et traçabilité
La solution GED Zeendoc offre des solutions de stockage sécurisées, garantissant la confidentialité et la protection des données sensibles contre les pertes et les accès non autorisés.
La GED aide à respecter les réglementations en matière de traçabilité et de conservation des documents pour répondre aux exigences légales : facturation électronique, documents douaniers, archivage des documents comptables...
Réduction des coûts
Mais aussi des économies grâce à un gain d'efficacité opérationnelle. L'automatisation des processus documentaires permet de réaliser des économies en termes de temps et de ressources humaines.
Fonctionnalités adaptées aux besoins des petites structures
Grâce à son interface intuitive, la GED logiciel Zeendoc est conçue pour être facile à utiliser, même pour les utilisateurs qui ne sont pas experts en informatique.
La GED peut être personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Des workflows adaptés peuvent être mis en place pour assurer la gestion et le contrôle de tout type de document. LA GED Zeendoc va encore plus loin en vérifiant que vos dossiers sont complets et contiennent tous les documents nécessaires, garantissant ainsi leur complétude.
Pourquoi coupler Zeendoc à Codial ?
Bien que Codial dispose déjà d'une GED intégrée, certaines entreprises s'équipent du logiciel GED Zeendoc pour bénéficier de fonctionnalités avancées de dématérialisation et notamment de traçabilité.
Pour ne plus perdre de temps à passer d'une interface de gestion à l'autre, Codial simplifie le dépôt et l'accès aux documents Zeendoc.
Dépôt en masse de documents Codial sur l'armoire Zeendoc
Lorsque vous imprimez des documents dans Codial tels que des Devis, Commandes, BL, Factures, Bons d'Intervention, Contrat, Relances, etc. ceux-ci sont automatiquement transférés vers l'armoire Zeendoc pour archivage et suivi. Cette automatisation simplifie considérablement le processus de dématérialisation des factures, permettant à Zeendoc de prendre en charge l'envoi des factures aux clients, ainsi que la gestion de la preuve de réception, de lecture...
Accès aux documents Zeendoc directement dans Codial
Les documents envoyés à Zeendoc depuis Codial sont accessibles dans la GED intégrée Codial sous forme de lien.
Cela signifie que les documents sont bien stockés chez Zeendoc, mais peuvent être consultés directement depuis votre logiciel de gestion Codial.
Accès à l'historique Zeendoc
Pour chaque document envoyé à Zeendoc, vous avez accès à l'historique Zeendoc dans Codial : date de réception, date de lecture, date de validation...
Import de documents Zeendoc dans Codial
Si vous souhaitez accéder à certains documents Zeendoc dans Codial, vous pouvez ajouter des liens vers ceux-ci facilement. Ce peut être des plans, photos, contrats ou tout autre document. Dans Codial, vous retrouverez un accès rapide dans l'onglet GED de Codial.
En conclusion, l'intégration de Codial avec le logiciel GED Zeendoc représente une opportunité unique pour simplifier vos process de dématérialisation depuis votre logiciel de gestion. Cette synergie offre une gestion documentaire fluide et cohérente, tout en bénéficiant des fonctionnalités avancées de Zeendoc pour une traçabilité accrue et une dématérialisation optimisée.
Ainsi, en couplant Zeendoc à Codial, vous optimisez non seulement vos processus administratifs, mais également votre efficacité opérationnelle, renforçant ainsi la compétitivité et la réactivité de votre entreprise.
