GED ERP : Comment arrêter de perdre du temps à chercher vos documents ?

Le client attend au téléphone.
Il vous demande l’accusé de réception signé de sa commande. Vous savez que le document existe. Mais où est-il ?

Dans une armoire ?
Sur le serveur ?
Dans la messagerie d’un collaborateur ?

Vous ouvrez un premier dossier. Puis un deuxième. Vous interrompez un collègue. Le client, lui, attend toujours.

Ce qui devait prendre quelques secondes vous fait perdre de longues minutes. Votre concentration est coupée. La tension monte. Et vous n’avez toujours pas retrouvé le document.

En entreprise, les fichiers ne manquent pas : contrats, devis, commandes, factures, plans, photos, notices… 
Et, le problème, c’est de retrouver le bon document au moment précis où vous en avez besoin.

Plusieurs solutions existent pour les stocker et les organiser : les archives papier, le serveur de fichiers, un logiciel de GED indépendant ou une GED directement intégrée à votre ERP.

Mais toutes ne répondent pas de la même manière aux besoins d’une petite entreprise.

Dans cet article, nous allons comparer ces différentes méthodes, leurs avantages et leurs limites, avant de voir pourquoi la GED intégrée à l’ERP représente souvent la solution la plus simple et la plus adaptée aux TPE, PME et PMI.

La gestion de documents est un enjeu quotidien

Avec la dématérialisation, une part croissante des informations de l’entreprise circule sous forme numérique.

Certains documents doivent être conservés parce qu’ils constituent une preuve en cas de désaccord ou de litige : contrats, devis, bons d’intervention, factures, etc.

D’autres fichiers apportent les informations nécessaires pour travailler correctement : plans, notices, plaquettes commerciales, photos, etc.

Ces documents sont précieux. Pourtant, lorsqu’ils sont dispersés entre plusieurs dossiers, logiciels ou boîtes email, ils sont difficiles à exploiter.

Vous perdez du temps à chercher.
Vous sollicitez un collègue qui ne sait pas toujours où le fichier a été enregistré.
Vous hésitez entre plusieurs versions d’un même fichier.
Et lorsqu’un collaborateur est absent, certains documents semblent disparaître avec lui.

Cette situation ne provoque pas seulement une perte de temps.
Elle crée de l’agacement. Elle coupe la concentration. Elle retarde la réponse apportée au client. Elle peut également conduire à envoyer un document obsolète ou à prendre une décision sans disposer de toutes les informations.

Une bonne gestion électronique de documents ne consiste donc pas uniquement à stocker des fichiers.

Elle doit permettre à chaque collaborateur de retrouver la bonne information depuis son outil de travail habituel, sans dépendre de la mémoire ou des habitudes de classement d’une autre personne.

Quelles solutions pour stocker et organiser vos documents ?

Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour conserver les documents d’une entreprise :

• les armoires papier ;
• le serveur de fichiers ;
• un logiciel de GED indépendant ;
• une GED directement intégrée à l’ERP.

Toutes permettent de stocker des informations. Mais elles ne les rendent pas accessibles de la même manière.

Les armoires papier : beaucoup de place, peu de souplesse

Pendant longtemps, la solution consistait à imprimer chaque document puis à le classer dans une armoire.

Une armoire pour les clients.
Une autre pour les fournisseurs.
Des classeurs par année, par mois ou par ordre alphabétique.

Cette méthode reste simple à comprendre, mais elle montre vite ses limites :

• les impressions coûtent cher ;
• les archives occupent de l’espace ;
• un document peut être mal classé ;
• une recherche mobilise du temps ;
• plusieurs collaborateurs ne peuvent pas consulter facilement le même dossier ;
• les documents restent vulnérables en cas de dégât ou de sinistre.

Et il suffit qu’une feuille soit rangée dans le mauvais classeur pour qu’elle devienne introuvable.

Le serveur de fichiers : une organisation qui dépend des habitudes de chacun

De nombreuses entreprises utilisent un serveur et une arborescence de dossiers partagés.
En théorie, tout paraît organisé.

Un dossier « Clients ».
Un sous-dossier par société.
Puis des répertoires pour les devis, les commandes, les plans ou les factures...

Mais tout le monde ne classe pas de la même façon.

L’un enregistre un fichier dans le dossier du client. Un autre le place dans le dossier du chantier. Un troisième le conserve dans ses téléchargements en pensant le ranger plus tard.

Même lorsque des règles existent, les habitudes finissent par diverger.
Et lorsque vous ne connaissez pas le nom exact du fichier, la recherche peut vite virer au casse-tête.

Le serveur stocke vos documents. Il ne comprend pas leur lien avec votre activité.

Le logiciel de GED indépendant : une réponse adaptée aux besoins documentaires avancés

Un logiciel de gestion de documents dédié permet de classer, filtrer, catégoriser et rechercher les fichiers selon différents critères.

Ces solutions peuvent répondre à des besoins avancés de dématérialisation, d’archivage et de traçabilité.

Cependant, leur efficacité dépend souvent de la qualité de l’indexation. Lors de l’ajout d’un document, l’utilisateur doit parfois renseigner plusieurs champs : client, date, type de document, référence, affaire ou catégorie.

Cette étape peut devenir chronophage pour une petite structure.
Et lorsqu’elle est oubliée ou mal réalisée, le document redevient difficile à retrouver.

Une GED indépendante implique aussi de travailler dans un outil distinct de l’ERP. Selon la solution et l’organisation de l’entreprise, des paramétrages ou des développements complémentaires peuvent être nécessaires pour relier les deux environnements.

Cela ne signifie pas qu’une GED externe constitue un mauvais choix.

Pour une entreprise qui possède des besoins documentaires avancés, ou qui utilise déjà une solution comme Zeendoc, elle peut au contraire répondre parfaitement à l’organisation en place.

L’enjeu consiste alors à éviter que la GED et l’ERP fonctionnent comme deux univers séparés.

La GED intégrée Codial : votre document reste attaché à son contexte

Avec la GED ERP Codial, vous ajoutez le document directement depuis l’écran concerné.

L’ERP connaît déjà le contexte dans lequel vous travaillez. Il sait quel client, quel article, quelle commande, quelle facture ou quelle intervention est affiché.

Vous n’avez donc pas à recréer manuellement ce lien dans un autre logiciel.

Vous recevez l’accusé de réception signé par un client ? Vous l’ajoutez à sa commande.
Vous souhaitez conserver une notice ou une plaquette commerciale ? Vous l’associez à la fiche de l’article.
Vous devez enregistrer le Kbis d’un client ? Vous le déposez sur sa fiche.
Vous revenez sur le dossier plusieurs semaines plus tard ? Le document vous attend au bon endroit.

Cette logique change votre quotidien.
Vous n’avez plus à vous souvenir du nom exact du fichier, du chemin d’accès au serveur ou du dossier choisi par un collègue. Vous ouvrez simplement l’élément concerné dans Codial.

Le document et l’action restent réunis.

Une gestion électronique de documents accessible depuis vos écrans Codial

La GED intégrée Codial est disponible sur la majorité des fiches et documents du logiciel.

Depuis l’écran concerné, vous pouvez :

• ajouter, numériser ou importer un document ;
• coller un contenu, prendre une photo ou créer un lien vers un répertoire ;
• consulter des fichiers Office, des PDF ou des images ;
• ouvrir un document dans votre logiciel habituel ;
• effectuer une recherche locale ou globale ;
• classer vos fichiers par catégorie ;
• partager un document par email.

Vous ajoutez, retrouvez et partagez ainsi vos documents sans quitter Codial.

Moins de fenêtres ouvertes.
Moins d’allers-retours.
Moins d’interruptions.

Et surtout, moins de temps perdu à demander : « Tu sais où se trouve ce document ? »

Des documents également disponibles en mobilité

Les besoins documentaires ne s’arrêtent pas à la porte du bureau.
Un technicien intervient chez un client et doit consulter un plan.
Un commercial prépare un rendez-vous et souhaite vérifier une pièce du dossier.
Un responsable se déplace et doit accéder à un document sans retourner au bureau.

Les fichiers enregistrés dans la GED Codial sont également accessibles depuis les applications mobiles Business et Interventions.

Les informations utiles restent ainsi disponibles lorsque vos collaborateurs sont sur le terrain. Elles ne dépendent plus d’une armoire physique ou d’un collègue resté au bureau pour accéder à une pièce du dossier.

Un stockage adapté à l’organisation de votre entreprise

La GED Codial s’adapte à vos choix en matière d’hébergement et de sécurité.
Les fichiers peuvent être stockés dans un système de répertoires ou directement dans la base de données.

Vous choisissez ainsi le fonctionnement correspondant à votre organisation et à votre infrastructure.

L’objectif reste le même : conserver vos documents tout en facilitant leur accès depuis votre ERP GED.

Vous utilisez déjà Zeendoc ? Conservez votre solution et reliez-la à Codial

Votre entreprise utilise déjà Zeendoc ?
Vous n’avez pas à remettre en cause votre organisation ni à abandonner une solution qui répond à vos besoins.

Codial et Zeendoc peuvent être couplés.

Vous conservez les fonctionnalités de Zeendoc en matière de dématérialisation, d’archivage et de traçabilité, tout en accédant aux documents depuis votre environnement de gestion Codial.

Le couplage crée ainsi un lien entre votre GED et les opérations réalisées dans votre ERP.

Vos équipes profitent des outils déjà mis en place sans avoir à naviguer entre deux environnements totalement séparés.

GED intégrée ou Zeendoc : quelle solution choisir ?

Le bon choix dépend de votre situation actuelle et de vos besoins documentaires.

Retrouvez vos documents là où vous travaillez

Un bon logiciel de gestion de documents ne doit pas ajouter une contrainte supplémentaire à vos équipes.
Il doit supprimer les gestes inutiles.

Vos collaborateurs ne devraient pas avoir à connaître le nom exact d’un fichier, son chemin d’accès ou la personne qui l’a enregistré. Ils devraient pouvoir ouvrir le client, la commande ou l’intervention concernés et retrouver directement l’information utile.

Avec la GED intégrée Codial, vos fichiers restent rattachés à leur contexte. Vous réduisez les recherches, les interruptions et les classements incertains.

Et si votre entreprise utilise déjà Zeendoc, le couplage avec Codial crée un lien entre votre gestion quotidienne et votre solution documentaire existante.

Vos équipes ne passent plus leur temps à chercher l’information.
Elles peuvent l’utiliser pour répondre au client, avancer sur un dossier ou préparer une intervention.

Ne laissez plus un client attendre pour une information que votre entreprise possède déjà.

Découvrez la GED ERP Codial et échangez avec un spécialiste sur la solution adaptée à votre organisation.