Gestion de compte prorata chantier
Qu'est-ce que le compte prorata chantier ?
Dans le secteur du Bâtiment / BTP, de multiples corps de métiers interviennent souvent sur un chantier commun. Pour garantir la réussite de leurs travaux, ces entreprises ont besoin de ressources partagées : électricité, eau, cabine de chantier, sanitaire de chantier, gardiennage du chantier....
Le compte prorata facilite la répartition des dépenses partagées entre les entreprises d'un chantier, permettant ainsi une mutualisation des coûts de fonctionnement.
Outre mutualiser les coûts, le prorata chantier responsabilise aussi tous les intervenants du chantier à la bonne tenue des installations (en cas de dégâts, chaque entreprise devra payer). De plus, il fluidifie les relations entre les nombreuses entreprises présentes sur des chantiers complexes.
Habituellement, le titulaire du lot principal (en général le gros œuvre) ou le mandataire d'un groupement d'entreprises gère le compte prorata et se charge des refacturations. Pour cela, il perçoit une rémunération basée sur un pourcentage des dépenses gérées (souvent 8%).
Pour éviter tout litige, il est d'usage de rédiger une convention de compte prorata conformément à la norme NF P03-001 pour les marchés de travaux privés. Les marchés de travaux publics peuvent librement s'en inspirer.
Comment se calcule le montant du prorata chantier ?
Le montant total des ressources avancées est réparti entre co-traitants d'un même chantier "au prorata" du montant facturé total et de l'avancement.
Chaque entreprise bénéficiaire sera facturée d'un pourcentage (taux de prorata chantier) sur le montant total de ses travaux, en fonction de l'avancement réalisé.
Définition du taux de prorata chantier
Pour pouvoir définir le taux de prorata chantier, il faut :
- Estimer les dépenses communes prévues pour la préparation et l'exécution du chantier.
- Connaître le montant total du chantier (somme des montants facturés au client par tous les co-traitants).
Le taux de prorata chantier correspond au pourcentage des dépenses communes par rapport au montant total du chantier.
Par exemple : si les dépenses communes coûtent 5 000€ pour un montant total de 100 000€ de chantier, le taux de prorata sera de 5%.
Calcul du montant total dû pour chaque société
Une fois le taux de prorata défini, chaque entreprise connaît le montant qui lui sera refacturé. La répartition des dépenses est déterminée en fonction de la quote-part de chacun au chantier total.
Exemple de gestion de prorata chantier : 3 entreprises interviennent sur un chantier pour un montant total de 100 000€ avec 5 000€ de dépenses communes.
- L'entreprise A facture au client 50 000€, soit 50% du montant total du chantier.
- L'entreprise B facture au client 30 000€, soit 30% du montant total du chantier.
- L'entreprise C facture au client 20 000€, soit 20% du montant total du chantier.
- L'entreprise A devra payer 5% x (50% x100 000) = 2 500 €
- L'entreprise B devra payer 5% x (30% x100 000) = 1 500 €
- L'entreprise C devra payer 5% x (20% x100 000) = 1 000 €
Refacturation à l'avancement
Un chantier peut s'étendre sur plusieurs mois, voire plus. Il n'est pas concevable de refacturer les co-traitants du montant total s'ils n'ont pas encore démarré le chantier. Les appels de fonds sont réalisés périodiquement lors des factures de situation d'avancement.
Si l'on reprend l'exemple précédent et que l'entreprise A a avancé ses travaux à hauteur de 40%, la B de 10% et la C de 5%, il faudra donc refacturer uniquement le pourcentage d'avancement par rapport au montant total.
- L'entreprise A devra payer 40% x 2 500 € = 1 000 €
- L'entreprise B devra payer 10% x 1 500 € = 150 €
- L'entreprise C devra payer 5% x 1 000 € = 50 €
Réajustements en fin de chantier
À la clôture du chantier, les dépenses réelles communes diffèrent souvent du budget initial. Il est alors nécessaire d'ajuster et de générer les factures ou avoirs en conséquence.
La gestion du compte prorata est habituellement assurée par le titulaire du lot principal ou le mandataire d'un groupement d'entreprises, qui perçoit une rémunération basée sur un pourcentage des dépenses gérées (souvent 8%). Cependant, elle peut également être déléguée à un tiers via un contrat : maître d’œuvre, assistant à maîtrise d'ouvrage, etc.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de compte prorata ?
Si le calcul du compte prorata peut sembler simple en apparence, dans la réalité il peut vite virer au casse-tête pour le gestionnaire de prorata.
En effet, le gestionnaire du compte prorata doit :
- Enregistrer et régler tous les frais de chantier communs.
- Suivre régulièrement l'état d'avancement du chantier et récupérer les factures de situation.
- Générer régulièrement des factures à destination des co-traitants en fonction de leur état d'avancement.
- Générer les factures de solde en fin de chantier (ex. hausse de l'énergie).
- Déduire ses frais de gestion.
Simple et efficace, l'outil de gestion de compte prorata Codial propose toutes les fonctionnalités nécessaires pour refacturer rapidement et sans erreurs :
- Fixation du taux de prorata BTP par défaut (modifiable).
- Déclaration des lots et des co-traitants (autres corps de métier participant au chantier) concernés par le compte prorata.
- Calcul automatique de la quote-part du chantier revenant à chacun.
- Enregistrements des frais de chantier et factures fournisseurs liés au chantier (avances de fonds).
- Création des factures de situation (pourcentage ou montant d'avancement, le montant de situation peut être différent du montant de référence)
- Facturation compte prorata aux co-traitants des dépenses liées au compte prorata et enregistrement dans les comptes spécifiques au plan comptable Bâtiment.
- Suivi des règlements et comptabilisation.
- Gestion de l'arrêté de compte en fin de chantier.
- Si le taux de prorata est insuffisant, création de factures de régularisation.
- Refacturation de sa quote-part de prorata au client final.
Avec la GED intégrée, vous pouvez aussi stocker la convention compte prorata directement dans votre chantier.
Pourquoi choisir le logiciel Bâtiment Codial pour la gestion de son compte prorata ?
Avec le logiciel de chantier bâtiment Codial, nul besoin d'investir dans un logiciel de compte prorata chantier séparé. Tout est intégré : vous gérez votre chantier et le compte prorata depuis une interface unique de gestion de chantier. Codial Bâtiment est un logiciel de gestion complet pour les entreprises du BTP. Bien plus qu'un logiciel devis facture bâtiment, Codial Bâtiment est complet et couvre tous les aspects de votre activité :
- gestion commerciale : devis, commandes, livraisons, factures de situation, acomptes, règlements, achats...
- gestion de chantier : documents, achats et sous-traitance, intervenants, planning, saisie horaire...
- bibliothèques articles et ouvrages internes ou externes avec valorisation des stocks
- et plus encore : gestion des interventions, contrats, rentabilité, déchets, relation client...
Rapidité, efficacité, sans erreur de calcul
Pour le gestionnaire de prorata, la refacturation des frais de prorata devient un jeu d'enfant, quel que soit le nombre de co-traitants et de factures de situation.
Il doit juste enregistrer :
- Chaque lot avec son montant et indiquer son co-traitant
- Ses frais et factures liés à l'équipement en ressources du chantier
- Les factures de situation
Et appuyer sur un bouton pour générer automatiquement les factures de prorata aux co-traitants.
Les montants facturés à chaque co-traitant prennent en compte :
- Le pourcentage que chaque co-traitant doit payer pour les ressources fournies au regard du montant total du chantier en s’ajustant sur le réel facturé.
- La multifacturation en fonction des factures de situation des co-traitants.
- Tous les frais et factures fournisseurs liés à la mise en place des ressources mutualisées.
