Logiciel de gestion de location

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion de location de matériel ?

Suivre en temps réel la disponibilité des matériels

Plus besoin de jongler avec des fichiers Excel ou des agendas papier ! Le logiciel de location de matériel vous permet de suivre en temps réel la disponibilité de chaque article. La planification des locations et la gestion de votre stock sont facilitées.

Simplifier sa gestion

Planifiez vos locations, créez des réservations et suivez les dates de retour avec précision. Le logiciel de gestion vous offre une vision globale de votre activité et vous permet d'anticiper les besoins en matériel.

Rédaction automatique de documents

Générez des contrats de location, des devis et des factures en quelques clics. Le logiciel de gestion s'adapte à vos besoins et vous permet de personnaliser vos documents avec votre logo et vos informations.

Gestion des retours simplifiée

Le logiciel vous permet de suivre l'état du matériel lors de son retour et de facturer les éventuels dommages. De plus, il vous permet de repérer aisément les locations en retard.

Facturation rapide et efficace

Créez des factures professionnelles et personnalisées en un instant. Le logiciel de gestion vous permet de suivre vos paiements et de générer des rapports d'activité pour une meilleure analyse de votre performance.

À qui s'adresse le logiciel de location de matériel ?

Le logiciel de gestion de location de matériel Codial est destiné aux entreprises qui proposent du matériel à la location ou en prêt de courte ou longue durée : loueurs de vélos, loueurs de matériel pour l'événementiel, loueurs de matériel de chantier BTP (pelles, grues)...

Le logiciel de location de matériel offre de nombreuses fonctionnalités pour simplifier la gestion des locations ou prêts.

Création d'articles spécifiques à la location

Si votre entreprise combine à la fois la location et la vente, il est probable que tous vos articles ne soient pas destinés à la location. Pour signaler ceux qui le sont, il vous suffit de cocher une case correspondante sur la fiche de l'article.

Par ailleurs, le logiciel de gestion de location offre également la possibilité de gérer la location d'articles immatériels, tels que des fichiers.

Si vous avez besoin de renseigner des informations complémentaires, les fiches personnalisées vous permettent d'ajouter des champs supplémentaires à la fiche article ou aux documents de location.

Tarifs spécifiques à la location

Pour chaque article loué, vous avez 3 modes de facturation possibles

• Facturation unitaire : quelle que soit la durée de location, le tarif de location est toujours le même. Il peut être basé sur un coefficient par rapport au prix de vente.
• Facturation par palier, dégressive : j'incite le client à louer plus longtemps en lui proposant un tarif de location dégressif par palier quantitatif.
• Facturation au forfait : Je détermine mes tarifs en fonction d'une durée moyenne de location. Par exemple, j'adopte un tarif forfaitaire par jour lorsque je prévois peu de chances de relouer immédiatement le matériel, même s'il est rendu plus tôt que prévu.

Modèles de tarifs de location

Si vous louez plusieurs articles avec des tarifs identiques, l'utilisation de modèles de tarifs est recommandée pour éviter la saisie répétitive et simplifier la mise à jour des prix de location. Ces modèles, basés sur des tarifs quantitatifs, des forfaits ou des coefficients, vous font gagner du temps en permettant des ajustements individuels des prix pour chaque article.

Par exemple si vous faites de la location de vélos, la tarification pour un vélo homme ou un vélo femme sera la même. Sur vos fiches articles "vélo homme" et "vélo femme", vous choisirez les modèles de tarifs de location "vélo adulte à l'heure", "vélo adulte à la journée".

Prêt de matériel

Le logiciel de location peut également être utilisé pour gérer les prêts de matériel. Dans cette configuration, les documents restent identiques, mais le tarif de location est fixé à zéro. Vous profitez ainsi des mêmes avantages, notamment la planification des prêts, la création des contrats de prêt, la gestion des cautions, la facturation en cas de dommages ou de non-retour du matériel...

Création de documents de location

Un document de location présente des similitudes avec un document de vente. Dans le logiciel de location de matériels, vous avez la possibilité d'inclure à la fois des articles en location et des articles à la vente.

Par exemple, lors de la location de vélos, vous pouvez louer un vélo et un casque, tout en vendant une charlotte à usage unique obligatoire pour protéger l'intérieur du casque.

Devis de location

Dans le secteur du Bâtiment / BTP, il est fréquent de louer plusieurs équipements de chantier simultanément. Étant donné le coût élevé de ces équipements, il est souvent nécessaire de proposer des devis de location pour plusieurs articles, à différentes dates de location.

Avec le logiciel de gestion de location de matériel Codial, vous pouvez établir des devis de location incluant des durées spécifiques pour chaque équipement, tout en ajoutant une caution. Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps en créant un seul devis, même pour des locations à des dates différentes, et vous pouvez également inclure des articles à la vente si nécessaire.

Grâce au planning de location, dès le devis de location, vous savez si les matériels sont disponibles.

Réservation de location de matériel

La réservation de location de matériel est comparable à une commande. Elle permet d'enregistrer une location à venir avec ou sans numéro de série. Grâce à la connexion au planning de location, vous savez si la réservation du matériel est réalisable. Si la quantité nécessaire n'est pas disponible, la réservation peut être bloquée.

Vous avez la possibilité de spécifier les dates, heures et conditions d'enlèvement et de retour du matériel. Par exemple, vous pouvez indiquer que le client viendra récupérer l'équipement la veille au soir, et qu'un technicien procédera à la reprise chez le client à 9 heures le lendemain pour inspecter l'état du matériel.

Utilisez le planning des ressources pour assigner des ressources humaines ou matérielles à la remise ou à la récupération du matériel (par exemple, pour des rendez-vous de prise en main).

Si votre activité nécessite de renseigner des informations complémentaires, les fiches personnalisées permettent de créer des champs supplémentaires. Les informations saisies pourront être utilisées aussi bien sur les états d’impression, les filtres de recherches, que pour un usage statistique.

Il est également possible de faire de la location à durée indéterminée. La location sera facturée régulièrement et reconduite tant que le matériel n'aura pas été retourné.

Location de matériels

Lors de la location, un bon de livraison est généré, marquant le moment où le matériel est remis au client, retiré du stock et soumis à un état des lieux.

Gagnez du temps en informant vos clients par SMS dès que le matériel est disponible.

Retour du matériel

Une fois la période de location écoulée, vous devez récupérer le matériel. Si la date de retour est dépassée, un message vous alerte afin que vous puissiez en informer le client par email, téléphone ou SMS.

Si le client exprime le souhait de prolonger la location, il vous suffit d'ajuster la date de retour.

Après avoir vérifié l'état du matériel, vous pouvez procéder à la facturation.

Facture location de matériel

À la clôture de la location, la facturation prend en considération plusieurs éléments :

• La gestion de la casse ou des pertes : Les articles endommagés ou perdus sont automatiquement facturés au "prix de casse" spécifié sur leur fiche. De plus, ces articles sont retirés du stock, garantissant ainsi la mise à jour constante de vos inventaires.
• La facturation de la caution : En cas de retour insatisfaisant de l'équipement loué, la caution est prélevée.
• Les dates de retour du matériel : Le montant facturé est ajusté en fonction des prolongations de la location ou des retours partiels.
• Le nombre d'échéances prévu : dans le cas de location longue, il est possible de facturer périodiquement.

Grâce à la facturation groupée, vous pouvez facturer simultanément plusieurs locations.

Documents contractuels et annexes

Pour répondre aux obligations contractuelles, aux besoins d'information client et à l'organisation interne induits par la location, vous imprimez simultanément les documents suivants :

• Les contrats de location personnalisés et préremplis contenant les informations du client ainsi que les détails des équipements loués et les conditions de location.
• Les documents annexes tels que les instructions d'utilisation, les procédures d'entretien et les états de reprise.
• Les documents internes comme les bons de préparation et les bons de livraison. 

Une fois les documents signés, enregistrez vos contrats, états des lieux, états de reprise et documents liés dans la GED intégrée.  Cette méthode optimisée de gestion des documents facilite grandement leur récupération ultérieure.