Remplissage formulaires Cerfa et personnalisés en automatique !
Les pros du BTP et des services le savent : chaque minute compte. Pourtant, combien de temps perdez-vous chaque jour à ressaisir toujours les mêmes infos dans des Cerfa interminables ou dans vos documents internes ?
Vous avez bien mieux à faire que de gaspiller votre énergie dans cette corvée administrative pourtant indispensable. Votre valeur est sur le terrain, pas derrière un formulaire !
Avec Codial, concentrez-vous sur ce qui compte vraiment : vos clients, vos interventions, votre expertise. Nous prenons en charge les tâches répétitives et chronophages.:
1. Pré-remplissage automatique de vos formulaires PDF
Vos Cerfa et documents personnalisés se remplissent en un clin d’œil avec les informations déjà saisies : adresse client, matériel utilisé, date…
Plus besoin de ressaisir les mêmes données encore et encore.
2. Réutilisation des informations enregistrées
Toutes vos données saisies sont automatiquement sauvegardées pour être utilisées ailleurs : statistiques, autres documents, rapports…
Moins de saisie, moins d’erreurs, et surtout plus de temps pour développer votre activité et votre relation client.
Pourquoi remplir et récupérer automatiquement les données des formulaires ?
Libérez-vous des tâches chronophages et et éviter les erreurs grâce au pré-remplissage
Remplir des documents administratifs peut vite devenir une corvée chronophage. Avec Codial, vos formulaires se pré-remplissent automatiquement : adresses, matériel, informations clients… Tout est déjà là.
Prenons l’exemple de l’attestation de TVA réduite pour travaux (formulaire CERFA n°1301-SD).
Pour un novice, remplir ce formulaire administratif peut être une tâche complexe.
Moins d’appels, moins de corrections, moins de stress : tout le monde y gagne et vos collègues vous remercient.
Ne ressaisissez plus jamais les mêmes informations
Un logiciel de gestion sert à centraliser l’information pour la rendre accessible partout. Alors pourquoi devrait-il en être autrement pour vos formulaires personnalisés et Cerfa ?
Avec le logiciel de gestion Codial, les valeurs saisies sont stockées en base de données et peuvent être réutilisées dans différents contextes : statistiques, rapports d’intervention, documentation client...
Par exemple, si vous indiquez la charge de fluide dans un Cerfa de manipulation des fluides frigorigènes, cette information se retrouve automatiquement dans votre rapport d’intervention. Plus besoin de ressaisir, plus de risque d’erreur, et un temps précieux gagné.
Des formulaires pour tous vos documents
Les Cerfa et formulaires personnalisés ne se limitent pas au SAV ou aux interventions. Devis, bons de livraison, bons d’intervention, chantiers, CRM… tout peut être enrichi et automatisé.
Joindre un Cerfa DC4 à un devis, ajouter un questionnaire qualité à un bon de livraison, ou recueillir la satisfaction après un appel client : avec Codial, tout devient simple, rapide et efficace. La seule limite ? Votre imagination.
Comment imprimer et remplir des Cerfa ou formulaires personnalisés ?
1 - Créer des PDF remplissables ou utiliser des Cerfa remplissables existants
Pour que vos collaborateurs, techniciens ou clients puissent remplir des formulaires sur ordinateur, tablette ou smartphone, il faut des PDF interactifs, aussi appelés PDF remplissables.
- Cerfa remplissables existants : certains formulaires sont téléchargeables directement sur Internet.
Par exemple, pour les climaticiens le le Cerfa 15497 pour la manipulation des fluides frigorigènes. - Formulaires propres à votre entreprise : vous pouvez créer vos propres formulaires interactifs grâce à des solutions en ligne ou de logiciels tels qu’Adobe Acrobat Pro, Adobe InDesign, Word, LibreOffice, etc.
2 - Paramétrer vos formulaires dans Codial
Votre intégrateur peut configurer vos formulaires pour qu’ils deviennent de vrais outils intelligents :
- Préremplissage automatique : coordonnées du client, machine, numéro de série, technicien… tout est renseigné automatiquement. Plus besoin de ressaisir ces informations à chaque intervention.
- Fiches personnalisées liées au formulaire : les informations saisies dans le PDF sont enregistrées et réutilisables ailleurs, que ce soit pour les rapports d’intervention ou l’élaboration de statistiques.
- Impression optionnelle : choisissez si vous voulez imprimer le formulaire avec des documents complémentaires, comme les relevés de mesure ou le Cerfa avec numéro de série.
BONUS : Une bibliothèque de plus de 70 formulaires validés est incluse pour vous faire gagner du temps. Elle contient des fiches d'autocontrôle, de réception et des Cerfa. Les fiches d'autocontrôle et de réception proviennent du programme Profeel et sont disponibles sur le site Proreno.
3 - Remplissage facile pour vos collaborateurs et clients
Prenons l’exemple d’une Intervention SAV climatisation chez un client. Le technicien doit renseigner 3 types de documents :
- Formulaire Cerfa climatisation pour chaque numéro de série.
- Document interne de points de contrôle et de relevés de mesure.
- Questionnaire de satisfaction client.
Méthode papier
- Impression préalable de trois documents,
- Transport sur site,
- Rédaction sur site,
- Ressaisie et scan au retour.
Beaucoup de temps administratif perdu, aucune valeur ajoutée et des erreurs à cause de l'interprétation de lecture de la secrétaire.
Méthode Codial
- Le technicien ouvre les PDF remplissables sur sa tablette ou smartphone et renseigne directement les informations sur place.
- Le client complète le questionnaire de satisfaction et signe pour valider le départ du technicien.
Les données sont immédiatement renvoyées à la centrale et prêtes à être exploitées.
4 - Exploiter toutes les informations dans votre logiciel de gestion
Dans Codial, toutes les données saisies sont centralisées et utilisables de manière transversale.
Génération du formulaire Cerfa complété et prêt à l'emploi
Votre Cerfa contient toutes les informations préremplies et saisies par le technicien. Il peut être imprimé ou transmis directement à l’administration, sans aucune ressaisie.
Fiche intervention
Mon rapport d’intervention est entièrement personnalisé, en se basant sur les informations saisies dans les différents formulaires. Je peux, par exemple :
- Afficher la quantité de fluide extraite indiquée dans mon Cerfa
- Mettre en avant certaines mesures ou relevés spécifiques
- Indiquer la note de satisfaction donnée par mon client
Grâce à cette approche, je peux transmettre à mon client un bon d’intervention adapté, différent de mon propre rapport, sans aucune ressaisie. Je choisis simplement quelles informations sont partagées.
Statistiques
Toutes les données enregistrées dans vos PDF permettent de générer des statistiques précises. Vous pouvez suivre et analyser :
- La ponctualité et la propreté de vos techniciens
- Le taux de résolution des interventions
- Le taux de fuite ou tout autre indicateur clé
Ces statistiques peuvent être exportées sous forme de rapports imprimables ou consultées directement depuis votre tableau de bord personnalisé Live Pilot.
L’automatisation du remplissage des formulaires représente une avancée majeure pour toute entreprise souhaitant optimiser ses processus, réduire les erreurs et gagner en productivité.
En intégrant des outils comme Codial, vous centralisez les données, simplifiez le travail de vos collaborateurs et améliorez l’expérience de vos clients. Les formulaires Cerfa ou personnalisés, préremplis automatiquement, vous permettent de vous concentrer sur l’essentiel : offrir un service de qualité tout en limitant les tâches administratives fastidieuses.
De l’attestation de TVA réduite aux rapports d’intervention, en passant par les questionnaires de satisfaction ou les fiches de réception, chaque document devient un atout stratégique. Vous bénéficiez non seulement d’une traçabilité impeccable, mais aussi de la capacité à générer des statistiques précises pour améliorer vos opérations.
Que vous soyez dans le domaine du Bâtiment, du SAV, ou de tout autre secteur nécessitant une gestion documentaire rigoureuse, l’utilisation de formulaires interactifs et personnalisés ouvre la voie à plus d'efficacité et à une meilleure satisfaction client.
En adoptant ces solutions, vous transformez votre approche administrative et propulsez votre entreprise vers une gestion moderne, agile et efficace.
L’avenir de votre gestion documentaire est à portée de main : n'attendez plus, saisissez cette opportunité pour révolutionner vos processus et offrir à vos clients un service optimisé.