Pour les professionnels, chaque minute est précieuse. Pour leur éviter de perdre du temps administratif, le logiciel de gestion Codial propose des solutions pour pré-remplir leurs documents et enregistrer automatiquement les valeurs pour les réutiliser.
Pourquoi remplir et récupérer automatiquement les données des formulaires ?
Gagner du temps et éviter les erreurs grâce au pré-remplissage des documents
Préremplir des documents automatiquement grâce à des outils informatiques permet d’éviter des tâches chronophages et peu intéressantes, tout en réduisant le risque d’erreurs.
Prenons l’exemple de l’attestation de TVA réduite pour travaux (formulaire CERFA n°1301-SD). Pour un novice, remplir ce formulaire administratif peut être une tâche complexe.
En facilitant cette tâche pour votre client, vous réduisez le nombre d’appels et de corrections nécessaires. Le client n’a plus qu’à relire et signer le document.
Ne pas perdre de temps à ressaisir
L’un des principes fondamentaux d’un logiciel de gestion est de centraliser l’information pour la rendre accessible en divers endroits. Pourquoi cela devrait-il être différent avec les formulaires personnalisés utilisés dans votre ERP ?
Avec le logiciel de gestion Codial, les valeurs saisies sont récupérées et stockées en base de données pour être utilisées dans différents contextes : statistiques, rapports d’intervention, documentation client, et plus encore.
Par exemple, si vous indiquez la charge de fluide dans le Cerfa de manipulation des fluides frigorigènes, il n’est pas nécessaire de la ressaisir dans le rapport d’intervention. L’information saisie sur le Cerfa 15497 sera automatiquement réutilisée pour alimenter votre rapport d’intervention.
Les Cerfa et formulaires personnalisés sont-ils uniquement disponibles pour les Interventions ou le SAV ?
Non ! Les formulaires personnalisés et Cerfa sont disponibles dans de nombreux types de documents pour répondre à divers usages : devis, bons de livraison, bons d’intervention, chantiers, centres d’actions, etc.
Que ce soit pour joindre un Cerfa DC4 de déclaration de sous-traitance à un devis, un questionnaire à un bon de livraison pour évaluer la qualité de l’expédition ou un questionnaire de satisfaction client à la suite d’un appel dans le Centre d’Actions, la seule limite est votre imagination !
Comment imprimer et remplir des Cerfa ou formulaires personnalisés ?
1 - Créer des PDF remplissables ou utiliser des Cerfa remplissables existants
Pour permettre à vos collaborateurs, techniciens ou clients de remplir des formulaires interactifs sur leur ordinateur, tablette ou smartphone, il est nécessaire de disposer de PDF remplissables, également appelés PDF interactifs.
- Cerfa remplissables : certains formulaires sont téléchargeables directement sur internet, par exemple, pour les climaticiens le Cerfa 15497 cerfa fluide frigorigène
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Formulaires propres à votre entreprise : vous pouvez créer vos propres formulaires interactifs à l’aide de solutions en ligne ou de logiciels tels qu’Adobe Acrobat Pro, Adobe InDesign, Word, LibreOffice, etc.
2 -Votre intégrateur assure le paramétrage des formulaires disponibles
- Préremplir automatiquement le formulaire : les coordonnées du client, la machine, le numéro de série, le technicien, etc., sont renseignés automatiquement, évitant ainsi de ressaisir ces informations à chaque fois.
- Créer des fiches personnalisées et les lier au formulaire : les informations saisies dans le PDF sont enregistrées et réutilisables ailleurs, par exemple pour la rédaction du rapport d’intervention ou pour l’élaboration de statistiques.
- Choisir d’imprimer ou non le formulaire avec un document : décidez si des relevés de mesure ou le Cerfa avec numéro de série doivent être systématiquement imprimés avec la fiche d’intervention.
3 - Votre collaborateur ainsi que votre client remplissent les formulaires et Cerfa
Prenons l’exemple d’une Intervention SAV climatisation chez un client. Le technicien doit renseigner 3 types de documents :
- Formulaire Cerfa climatisation pour chaque numéro de série.
- Document interne de points de contrôle et de relevés de mesure.
- Questionnaire de satisfaction client.
S’il opte pour du papier, il devra a minima, emporter 3 feuilles imprimées en amont par le bureau… À son retour, il devra les scanner et les enregistrer. Que de temps administratif de perdu !
application mobile Interventions, il ouvre les PDF remplissables et les renseigne directement depuis sa tablette ou son smartphone. Le client remplit le questionnaire de satisfaction avant de signer pour valider le départ du technicien.
Les données des formulaires sont immédiatement renvoyées à la centrale et prêtes à être exploitées.
4 - Vous récupérez toutes les informations dans votre logiciel de gestion
Dans mon progiciel de gestion Codial, je dispose de toutes les données saisies, utilisables de manière transversale.
Génération du formulaire Cerfa complété
Mon formulaire Cerfa contient toutes les informations saisies par le technicien et celles préremplies en amont. Il est prêt à être imprimé ou transmis à l’administration.
Fiche intervention
Mon rapport d’intervention est personnalisé en se basant sur les informations remplies dans les différents formulaires.
Je peux afficher, par exemple, la quantité de fluide extraite de mon Cerfa, certaines informations relevées ou indiquer la note de satisfaction de mon client…
Ainsi, je peux transmettre à mon client un bon d’intervention avec un rapport d’intervention différent du mien sans ressaisie, en décidant quelles informations sont transmises.
Statistiques
À partir des informations enregistrées dans mes différents PDF, je peux élaborer des statistiques pour mettre en lumière certains points à améliorer : ponctualité et propreté du technicien, taux de résolution, taux de fuite, etc.
Ces statistiques peuvent être présentées sous forme de rapports imprimables ou visibles directement depuis votre tableau de bord Live Pilot.
L’automatisation du remplissage des formulaires représente une avancée majeure pour toute entreprise souhaitant optimiser ses processus, réduire les erreurs et gagner en productivité. En intégrant des outils comme Codial, vous centralisez les données, simplifiez le travail de vos collaborateurs et améliorez l’expérience de vos clients. Les formulaires Cerfa ou personnalisés, préremplis automatiquement, permettent de se concentrer sur l’essentiel : fournir un service de qualité tout en minimisant les tâches administratives fastidieuses.
De l’attestation de TVA réduite aux rapports d’intervention en passant par les questionnaires de satisfaction, chaque document devient un atout stratégique. Vous bénéficiez non seulement d’une traçabilité impeccable, mais aussi de la capacité à générer des statistiques précises pour améliorer vos opérations. Que vous soyez dans le domaine du Bâtiment, des interventions, du SAV, ou de tout autre secteur nécessitant une gestion documentaire rigoureuse, l’utilisation de formulaires interactifs et personnalisés ouvre la voie à une efficacité accrue et à une meilleure satisfaction client.
En adoptant ces solutions, vous transformez votre approche administrative et propulsez votre entreprise vers une gestion plus moderne, plus agile et plus efficace. L’avenir de votre gestion documentaire est à portée de main : saisissez cette opportunité pour révolutionner vos processus et offrir à vos clients un service optimisé et sans faille.