Dans la vie d’une entreprise, il est parfois nécessaire de retourner des articles à ses fournisseurs, car ils sont défectueux ou ne répondent pas à la qualité attendue. De même, parfois vos clients peuvent vous renvoyer des articles pour réparation ou remplacement. Que l'article soit sous garantie ou non, Codial propose une fonctionnalité dédiée pour permettre de suivre les flux et d’éditer les documents nécessaires. Tous les retours sont enregistrés et le suivi qualité également facilité.
Quels sont les types de retours de marchandises possibles ?
Par souci de lisibilité, nous parlerons d’un article même si plusieurs peuvent être concernés lors d'un retour.
Il existe 3 situations possibles où un retour d'article peut être nécessaire. Qu'il s'agisse d'un retour fournisseur ou d'un retour client, découvrez toutes les options possibles :
Retour Société
J’ai reçu un article de mon fournisseur et celui-ci ne convient pas. Je dois le renvoyer au fournisseur pour réparation, échange ou remboursement qu'il soit sous-garantie ou non.
Exemple de scénario de retour :
- Je contacte mon fournisseur pour l'informer du problème et obtenir un numéro de retour.
- Je créé un document de retour de marchandise (RMA) avec les informations sur l’article, le numéro de série et le problème ou la panne rencontrée.
- J'imprime le bon de retour RMA que je joins à mon article (ou ma machine) pour expédition à mon fournisseur.
- Mon fournisseur répare, remplace ou rembourse l'article défectueux.
- J'enregistre la solution proposée par mon fournisseur pour clôturer le retour.
Retour Client
J’ai livré ou fait livrer un article chez mon client. Il présente un défaut. Il y a 2 possibilités, soit il me le renvoie pour que je le répare en atelier, soit il l’envoie directement à mon fournisseur pour réparation ou échange.
Exemple de scénario de retour client :
- Mon client me contacte pour me signaler un problème sur une machine. Je crée un document de retour de marchandise (RMA) en renseignant les coordonnées du client, les informations sur la machine, le numéro de série, la panne/problème. Je demande au client de m’envoyer l’article pour examen.
- Mon client a besoin d’une machine de prêt pour continuer son activité. Sur mon document de retour, j'indique le numéro de série de la machine de prêt puis lui expédie.
- Je reçois la machine en panne du client. Après analyse, je constate que le problème n’est pas de mon ressort, mais de celui de mon fournisseur. Je le contacte. Il m’indique que la machine sera soit réparée, soit remplacée, soit remboursée et il me fournit un numéro de retour.
- Pour éviter de multiplier les transports, la machine réparée ou remplacée sera envoyée directement chez le client. J’indique l’adresse de retour pour mon fournisseur sur le RMA.
- J’imprime le bon et le joins à la machine en panne que j’envoie à mon fournisseur.
- Le fournisseur m’indique qu’il va remplacer la machine par une nouvelle référence équivalente.
- Lorsque l'opération est finalisée, j'enregistre la solution proposée par mon fournisseur et récupère ma machine de prêt.
Retour d'Intervention
Dans le cadre d’une intervention, je m’aperçois qu’un article n’est pas conforme. Je décide donc soit de gérer le problème en interne, soit de le faire réparer / échanger / rembourser par mon fournisseur. En cas de réparation, il se peut que certaines pièces ne soient pas prises en compte dans la garantie ou le contrat, elles pourront être facturées.
Exemple de scénario de retour :
- Je crée un Bon d'Intervention pour mon client. Je constate qu’un article pose problème.
- Je crée un document de retour (RMA) depuis mon BI. Les éléments client, machine, etc. sont automatiquement repris sur le RMA.
- J’effectue soit une réparation en atelier soit un retour chez le fournisseur.
- Mon fournisseur ou mon équipe remplace certaines pièces. Je les ajoute à mon RMA.
- Lorsque la réparation est terminée, je transfère le RMA sur le BI. Les pièces changées sont reprises sur le BI et sont facturables si elles ne sont pas prises en compte dans la garantie ou le contrat.
Les autres fonctionnalités disponibles
Pour un suivi plus complet et plus personnalisé, pour chaque retour vous pouvez :
- enregistrer des documents dans la GED par exemple pour illustrer le problème (photos, vidéos, etc.).
- renseigner des fiches personnalisées pour un suivi qualité, par exemple.
- afficher la liste des prêts.