Quelles sont les mentions obligatoires des factures émises en France ?

Avec l'avènement de la facturation électronique, la facture est devenue un sujet central de discussion. Elle remplit plusieurs fonctions essentielles, notamment en tant qu'élément de preuve juridique pour les transactions commerciales. Aussi, elle joue un rôle crucial en tant que justificatif comptable et support pour l'exercice des droits liés à la TVA (collecte et déduction).

En France, afin de respecter la législation en vigueur, de nombreuses mentions doivent obligatoirement figurer sur les factures. L'omission de ces mentions peut avoir des conséquences financières désastreuses. Il est donc primordial de les connaître et de les inclure systématiquement dans vos factures.

Les mentions obligatoires

La forme

La facture doit impérativement être rédigée en langue française et établie en deux exemplaires, dont l'original pour le client. Avec la facturation électronique, l’exemplaire destiné au client sera disponible soit sur le Portail Public de Facturation, soit sur une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

Informations d’entête

Chaque facture doit posséder un numéro unique apparaissant sur chaque page. Ce numéro doit être basé sur une chronologie continue et sans rupture.

Les dates d’émission de la facture, de livraisons des biens ou de fin de l’exécution de la prestation de service (date d’achèvement) doivent apparaître.

Identité des parties contractantes

L’identité complète du vendeur ou du prestataire de service doit figurer :

• Dénomination sociale,
• Adresse du siège social et adresse de facturation si différente,
• Numéro d’immatriculation : SIREN / SIRET / RCS / RM (Répertoire des métiers),
• Ville du greffe d’immatriculation (commerçants) ou département d’immatriculation (artisans),
• Forme juridique : EI, EURL, SARL, SA, SAS, SNC, SCOP…
• Montant du capital social.
• Le régime de TVA choisi : « TVA sur les encaissements » ou « TVA sur les débits » (TVA collectée en date d’émission de facture et non pas du règlement)

L’identité de l’acheteur :

• Dénomination sociale ou nom pour un particulier
• Adresse de facturation
• Adresse de livraison ou de réalisation de la prestation de service
• Pour un client professionnel : SIREN/SIRET et numéro d’identification à la TVA (si redevable). Pensez à mettre à jour votre fichier client !

Informations des biens et services vendus

Pour que la facture puisse constituer une preuve juridique cohérente, il faut qu’elle décrive en détail l’objet de la vente ou de la prestation et contienne :

• Une désignation précise des biens commercialisés ou des prestations exécutées.
  
  Les ventes de biens et de prestations de service doivent être séparées. La nature de l’opération doit être précisée : livraison de biens, prestation de services ou opération mixte (si vous vendez à la fois des biens et des services).
• Le prix unitaire hors taxes des produits ou services facturés.
• La quantité fournie pour chaque ligne.
• Les réductions appliquées (hors escompte et réductions différées).
• Les majorations appliquées (frais de transport, d’emballage, etc.).

Informations complémentaires

Certaines informations relatives aux totaux, à la TVA, au règlement doivent apparaître :

• Le ou les taux de TVA applicables (sauf cas de franchise de TVA pour le EI). Si plusieurs taux s’appliquent, ils doivent apparaître de manière claire et par ligne (récapitulatif pour chaque taux de TVA).
• Le montant total HT et TTC.
• Date de paiement ou délai de règlement (ex. : immédiat, 30j, 60j, etc.).
• Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé. Si pas d’acceptation de l’escompte, l’indiquer aussi.
• Taux de pénalités en cas de non-paiement ou de retard de paiement.
• Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€ en cas de retard de paiement.

Les mentions particulières

Dans certaines situations, certaines mentions doivent être ajoutées, vérifiez bien si vous êtes concerné.

• Si la facture a été générée suite à une commande, le numéro du bon de commande émis préalablement doit apparaître.
• Si vous êtes membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée, indiquer la mention « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
• Si vous bénéficiez d’un régime de franchise de TVA parce que vous êtes autoentrepreneur (EI, microentreprise) indiquez la mention « TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts » et facturez en HT. Aucune TVA ne doit apparaître sur vos factures.
• Si vous êtes sous-traitant dans le secteur du BTP, seule l’entreprise donneur d’ordre est assujettie à la TVA (autoliquidation de la TVA), vous devez indiquer la mention « Autoliquidation de la TVA » et indiquer uniquement le montant hors taxe.
• Pour les artisans ou les micro-entrepreneurs exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire, mentionner l’assurance souscrite au titre de l’activité (nature de l’assurance : décennale, RC Pro), les coordonnées de l’assureur ou du garant, et la couverture géographique du contrat ou de la garantie.
• Pour les entrepreneurs individuels, la mention « Entrepreneur individuel » ou les initiales « EI » doivent précéder ou suivre le nom de l’entrepreneur sur les factures et tous les documents commerciaux (contrats, correspondances, devis, bon de commande, bon de livraison, récépissés…).
• Si vous vendez certains biens comme de l’électroménager, des équipements informatiques ou électroniques, vous devez indiquer l’existence et la durée de garantie légale de conformité de 2 ans minimum.
• Si vous vendez certains produits ou équipements, vous devez indiquer le montant de l’éco-participation « Eco-participation DEEE ».
• Si vous mettez sur le marché ou produisez des déchets dans le domaine du Bâtiment, vous devez indiquer le montant de l’éco-contribution (REP Bâtiment).
• En cas de vente sur internet, indiquer le délai de rétractation et les modalités d’application de ce droit.
• Si vous êtes locataire-gérant, gérant mandataire ou franchisé, vous devez indiquer votre qualité.

Particularité de la facturation d’un professionnel à des particuliers

Pour les ventes aux particuliers, l’émission d’une facture n’est pas toujours obligatoire et un ticket de caisse ou une note peuvent s’y substituer dans certains cas.

Pour les ventes de marchandises, l’émission d’une facture n’est obligatoire que si :

• Le client réclame la facture,
• Pour les ventes à distance ,
• Pour les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.

Dans les autres cas, un ticket de caisse sera remis au particulier au format papier ou électronique.

Pour les prestations de services, il est obligatoire d’établir une note que :

• Si le prix est supérieur à 25€ TTC,
• Si le client le demande,
• Pour certains travaux immobiliers.

Cette note doit contenir des informations semblables à celles d’une facture : date de rédaction, nom et adresse de l’entreprise, nom du client (sauf opposition de sa part), date et lieu d’exécution de la prestation, décompte détaillé en quantité et en prix de chaque prestation fournie, somme totale à payer).

Certaines activités réglementées doivent comporter d’autres informations complémentaires, vérifiez si c’est le cas pour votre métier : hôtels, restaurants, garages, déménagement, auto-écoles, transports...

Cas particulier de la facture d’avoir

L’avoir matérialise une somme d’argent qu’un vendeur doit à son client pour diverses raisons : retour de marchandises, trop-perçu à cause d’une erreur de facture, geste commercial accordé par exemple à un client mécontent, escompte pour paiement anticipé…

Les mentions obligatoires seront les mêmes que sur une facture, mais vous devrez ajouter aussi :

• La mention « Avoir ».
• Les références de la facture initiale.
• Le montant HT de la remise accordée.
• Le montant de la TVA correspondante.

Cas particulier de la facture pro forma

La facture pro forma n’a pas de valeur de facturation. Il s’agit d’un document provisoire sans valeur comptable tenant lieu d’offre commerciale, de devis. Seule la facture définitive peut servir de preuve des achats et des ventes.

Est-ce que les mêmes mentions sont nécessaires pour la facturation électronique ?

Le contenu d'une facture dématérialisée doit correspondre à celui d'une facture papier. La facture électronique doit comporter les mêmes mentions obligatoires.

Nota : la facturation électronique sera plus stricte et ne tolérera aucun oubli. En cas de non-conformité, votre facture pourra être rejetée automatiquement. Le paiement sera donc compromis, car le client ne pourra pas récupérer votre facture. Vous ne pourrez plus compter sur votre bonne étoile… La mise en place de la facturation électronique est donc l’occasion de vérifier si vos factures sont totalement conformes.

Découvrez notre article dédié à la facturation électronique et celui sur le choix de sa plateforme (PPF ou PDP).

Quelles sont les pénalités en cas d’omission de certaines mentions obligatoires ?

Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s'exposent à de lourdes amendes en cas de contrôle :

• Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Toutefois, le montant de l'amende ne peut excéder le quart du montant de la facture.
• Une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, de factures de complaisance, de factures fictives et de réitération de la faute dans un délai de deux ans à compter de la première sanction.

Conclusion

Pour produire des factures conformes, de nombreuses informations doivent être indiquées. Par ailleurs, en fonction de votre activité et de votre statut, certaines mentions devront être ajoutées. Il est de votre responsabilité de vérifier que toutes les mentions obligatoires sont bien présentes. Dans les états d’impression par défaut de Codial, toutes les mentions obligatoires standard sur les factures sont bien présentes. Pour les mentions particulières, les états configurables permettent de les ajouter facilement.