Facturation électronique et e-reporting, comment se préparer ?

Mise à jour le 25/10/23.

Suite aux annonces du gouvernement français sur la dématérialisation obligatoire des factures pour les entreprises, ce sujet devient source d’inquiétude pour de nombre d’entre elles face à des échéances qui approchent.

La dématérialisation tout le monde en parle, mais finalement quelles sont réellement les obligations et les actions à mettre en place ? Conjointement à la mise en place de la facturation électronique, une autre mesure est passée parfois inaperçue, celle de la transmission des données de transaction pour la facturation des particuliers, appelée également e-reporting.

Pour vous permettre de mieux comprendre le sujet dans sa globalité, voici le plan :

• A qui s’adresse la facturation électronique et comment envoyer ses factures ?
• Qu’est-ce que l’e-reporting et à qui s’adresse-t-il ?
• Schéma de fonctionnement de la facturation électronique et de l’e-reporting
• Rappel du calendrier de déploiement
• Concrètement qu’est-ce que cela va changer dans mon entreprise ?
• Comment se préparer au mieux ?
• Qu'est-ce que je risque ?
• Comment cela se passera-t-il dans Codial ?

A qui s’adresse la facturation électronique et comment envoyer ses factures ?

Pour rappel, depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises travaillant avec le secteur public sont tenues d’envoyer leurs factures sous format électronique sur la plateforme de dématérialisation Chorus Pro.

Pour les entreprises commerçant avec d’autres entreprises (B2B), ce dispositif va s’étendre progressivement, quel que soit le secteur d’activité des entreprises clientes. La loi prévoit que les entreprises n’auront plus la possibilité de se transmettre directement les factures entre elles, mais devront obligatoirement passer par une plateforme de dématérialisation au choix qui sera :

• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) de l’administration fiscale (plateforme privée payante avec services complémentaires : suivi, relance, archivage documents, rapprochement règlements, autres formats…)
  OU
• Le portail public de facturation (PPF) gratuit qui s’appuiera sur la plateforme Chorus Pro et aura le rôle d’annuaire des entreprises et plateformes partenaires.

Les factures seront déposées par le fournisseur sur sa plateforme, puis acheminées jusqu’à la plateforme du client qui pourra être différente. Le dépôt peut se faire de manière automatisée par des opérateurs de dématérialisation comme votre logiciel de gestion Codial.

Les entreprises facturant des particuliers n’auront pas l’obligation de transmettre les factures des particuliers sur les plateformes partenaires de dématérialisation, mais devront transmettre ces données sous forme de e-reporting.

Qu’est-ce que l’e-reporting et à qui s’adresse-t-il ?

Outre l’échange de factures, les plateformes devront transmettre à l’administration fiscale certaines informations relatives aux opérations commerciales (comme le montant de l’opération, le montant de la TVA facturée, paiement effectué…) qui ne sont pas concernées par la facturation électronique.

Il s’agit des opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers (B2C) ou avec des opérateurs établis à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires…). Les opérateurs établis à l’étranger peuvent aussi être soumis à l’obligation de transmission d’informations dès lors qu’ils réalisent des opérations réputées situées en France soumises à TVA.

Associé à la facturation électronique, l’e-reporting permet de reconstituer l’activité économique d’ensemble d’une entreprise. Complémentaire à la facturation électronique, l’e-reporting permettra, à terme, de proposer aux entreprises un préremplissage de leurs déclarations de TVA. Il est assorti d’une obligation de transmission électronique à l’administration des données relatives au paiement.

D’ailleurs, si vous effectuez des transactions aussi bien avec des entreprises (B2B) que des particuliers (B2C), les informations de e-reporting seront obligatoires pour les 2 types de clients.

Schéma de fonctionnement de la facturation électronique et de l’e-reporting

Rappel du calendrier de déploiement

Pour permettre un déploiement de ces 2 services (e-invoicing et e-reporting) dans les meilleures conditions, le calendrier tient compte de la taille des entreprises. Le calendrier a été mis à jour en octobre 2023 suite au report de la réforme.

On constate que quelle que soit la taille de l’entreprise, elle devront toutes être en mesure de recevoir et intégrer leurs factures fournisseurs dans leur gestion commerciale ou leur comptabilité dès le 1er septembre 2026.

Concrètement qu’est-ce que cela va changer dans mon entreprise ?

• Je ne pourrais plus créer mes factures avec un logiciel non conforme (ex. Word, Excel), je devrais utiliser un logiciel de facturation capable de fournir des factures électroniques au format UBL, CII ou Factur-X.
• La conformité des factures sortantes sera vérifiée et les factures non conformes à la norme EN16931 ne seront pas transmises aux clients.
• Je dois être capable à partir du 1er septembre 2026 de recevoir et d’intégrer les factures électroniques de mes fournisseurs dans mon système de gestion commerciale/comptable. En effet, quelle que soit la taille de mon entreprise, certains de mes fournisseurs peuvent être dans l’obligation d’émettre au format électronique dès le 01/09/2026. Il ne sera plus possible de leur demander des factures au format papier ou PDF simple
• Je dois pouvoir émettre des factures électroniques à des PDP ou au PPF selon les formats exigés et à la date fixée par le calendrier en fonction de la taille de mon entreprise.
• Je devrais conserver les factures électroniques dans leur format informatique original (UBL2.1, CII, Factur-X)
• Je devrais pouvoir transmettre les données de e-reporting, si mon activité y est soumise (transactions B2C, encaissements de prestations de services, transactions B2B internationales) selon le calendrier fixé.
• Si je déclare la TVA sur encaissement, je devrais informer la plateforme lorsque mon client paie.
• En tant que client, je serais notifié lorsque je pourrais récupérer ma facture fournisseur sur la plateforme publique ou partenaire. Je pourrais accepter ou rejeter ladite facture.

Comment me préparer au mieux ?

• Sélectionner ma plateforme avant le 01/09/2026.
• Mes fichiers clients et fournisseurs devront être renseignés correctement (SIREN, Code pays, etc.)
• M’assurer que tous mes états d’impression de factures contiennent bien toutes les mentions obligatoires actuelles et la nouvelle mention précisant s’il s’agit d’une livraison de biens ou d’une prestation de services.

Qu’est-ce que je risque si je ne respecte pas ces nouvelles obligations ?

D’après la loi n°2022-1157 du 16 août 2022 de finances rectificative pour 2022 :

L’article 1737 émission facture électronique : flux e-invoicing
«III. – Le non-respect dans les conditions prévues à l’article 289 bis donne lieu à l’application d’une amende de 15 € par facture.». Plafonnée à 15 000 € par année civile.

Art. 1788 D. émission flux fiscaux : flux e-reporting :
«-I. – Le non-respect…des articles 290* et 290 A* donne lieu à l’application d’une amende égale à 250 € par transmission.» Plafonnée à 15 000 € par année civile.

Tolérance d’application des sanctions
Les amendes mentionnées aux III et IV du présent article ne sont pas applicables en cas de première infraction commise au cours de l’année civile en cours et des trois années précédentes lorsque l’infraction a été réparée spontanément ou dans les trente jours suivant une première demande de l’administration.

Pour une entreprise, l’amende maximale peut donc aller jusqu’à 30 000€. Outre l’aspect financier important, vous risquez des sérieux problèmes d’organisation, car vos clients n’arriveront pas à récupérer leurs documents et les déclarations de TVA pré remplies seront erronées pour vos clients et vous.

Comment cela se passera-t-il dans Codial ?

En ce qui concerne le Portail Public de Facturation qui s’appuiera sur Chorus Pro, pas d’inquiétude, car Codial permet déjà d’échanger avec Chorus Pro.

Pour faire gagner du temps à ses utilisateurs, Codial se distingue en proposant une interface native pour l’envoi des factures vers le portail Chorus Pro. Il n'est donc pas nécessaire d'enregistrer chaque facture sur son poste, de se connecter sur le portail Chorus Pro puis de procéder au transfert de chaque facture individuellement (à l’exception de CodialWeb pour l’instant). La solution existante sera donc adaptée pour répondre aux nouveaux besoins, notamment de e-reporting.

Le logiciel Codial sera donc un Opérateur de Dématérialisation des factures. Le logiciel se chargera pour vous de transmettre les factures dématérialisées et les données de e-reporting aux plateformes de dématérialisation partenaires ou au portail public de facturation (Chorus Pro).

En ce qui concerne les plateformes de dématérialisation partenaires de l’administration, leurs noms ne seront disponibles au mieux qu’au dernier trimestre 2023. Les développements avec les plateformes partenaires commenceront donc dès leur nomination officielle.

Codial est un logiciel français qui a toujours répondu et continuera de répondre rapidement aux nouvelles obligations légales tout en anticipant les dates butoirs.