Vous êtes décidé à changer d’ERP et après quelques heures de recherches sur internet, les choses ne sont pas forcément plus claires face à tant d’éditeurs ou d’intégrateurs d’ERP potentiels...
Face à l’enjeu et à l’investissement que représente ce nouveau challenge, il n’est pas toujours évident de savoir par où commencer.
Pour vous éviter un mauvais choix et cibler les logiciels répondant à vos attentes et à votre activité, il faut d’abord bien identifier ses besoins et se poser quelques questions essentielles.
Existe-t-il un logiciel de gestion spécifique à mon métier ?
Les besoins des entreprises varient et particulièrement en fonction de leur activité. Si l’on prend l’exemple des métiers du Bâtiment, les usages particuliers nécessitent des fonctions spécifiques comme le métré, les ouvrages, la gestion de chantiers…
Il est donc conseillé de choisir un logiciel orienté Métier qui intègrera ces spécificités plutôt qu’un logiciel trop générique qui nécessitera des développements complémentaires.
Les développements spécifiques peuvent être nécessaires dans certains cas. Toutefois, il est conseillé de les limiter au maximum, car ils peuvent vite alourdir la facture et poser des problèmes de maintenabilité et de compatibilité en cas de mise à jour. Sur le long terme, ils s’avèrent généralement plus coûteux en raison de leur complexité, des risques d’erreurs et des délais qu’ils peuvent engendrer.
L’ERP est-il adapté à la taille et aux objectifs de mon entreprise ?
Une TPE ou une PME n’aura pas les mêmes besoins qu’une multinationale donc forcément les fonctionnalités nécessaires ne seront pas les mêmes.
L’ERP doit être adapté à différents critères : nombre d’utilisateurs, volume de données, contraintes techniques et stratégiques, politique commerciale, objectifs de l’entreprise, mobilité, fonctionnalités requises, multi-agences, multisociétés…
La couverture fonctionnelle est-elle adaptée à mes besoins ?
Pour établir précisément ses besoins, il est indispensable d’élaborer un cahier des charges complet. Il permet de définir les objectifs stratégiques et opérationnels attendus. Il est conseillé de le rédiger en collaboration avec ses collaborateurs et ses chefs de service, pour avoir le point de vue de chacun et pour déterminer les fonctionnalités indispensables, importantes, facultatives.
Rien ne sert d’avoir une usine à gaz, si ce n’est que pour en utiliser seulement 10% !
Dans votre cahier des charges, vous devez penser à intégrer vos besoins futurs. Vous pourrez les définir en menant une réflexion sur la stratégie de l’entreprise et les scénarios envisageables à moyen terme. Voici quelques exemples de thématiques à aborder : internationalisation, ouverture de nouveaux sites, mobilité du personnel, production, augmentation des effectifs…
Par exemple, si j’envisage de conquérir de nouveaux marchés et que mes effectifs et mes sites augmentent, l’ERP sera-t-il toujours adapté ? De même, si l’accroissement de mes ventes augmente mon nombre d’appels techniques, pourrais-je mettre en place un système de gestion des appels ?
L’approche modulaire est une solution intéressante, car elle permet de répondre à vos besoins au fur et à mesure de leur apparition sans surcharger l’installation initiale.
Autre point important, l’ERP doit être suffisamment souple et flexible pour s’adapter à vos processus. Si l’ERP est trop rigide, cela risque de causer une désorganisation interne ou de créer des surcoûts administratifs par exemple.
Mes collaborateurs vont-ils pouvoir se projeter ?
Chaque salarié est unique et a des besoins particuliers. Aussi, pour que la mise en production réussisse, il est indispensable que les utilisateurs soient engagés. Il est donc important de les impliquer dès l’élaboration du cahier des charges pour qu’ils se sentent entendus et qu’ils puissent remarquer les avantages qu’ils gagneront par rapport au système actuel. Ainsi vous limiterez la résistance au changement.
Outre l’engagement du personnel, c’est surtout l’utilisabilité qui fera la différence. Le logiciel doit être simple d’utilisation, intuitif, ergonomique et efficace. Si l’utilisateur trouve le logiciel compliqué à utiliser à première vue, il y a peu de chances qu’il adhère inconsciemment et la résistance au changement se mettra en marche ! Nota, ne misez pas tout sur le ressenti d’une personne car les goûts et les couleurs sont propres à chacun. Il se peut qu’un utilisateur trouve un logiciel très ergonomique là ou un autre aura plus de mal. Une petite formation peut aider en cas de besoin.
La personnalisation du logiciel pour chaque utilisateur est aussi un point important. Vos collaborateurs trouveront l’utilisation plus aisée s’ils peuvent personnaliser certaines choses comme des raccourcis menus, des résultats de recherche, des états d’impression, des boutons… En bref, tout ce qui leur permettra de gagner en productivité.
Pour que l’engagement soit total, il faudra bien évidemment que le logiciel de gestion soit adapté à la législation du pays pour pouvoir travailler sereinement (TVA, écotaxe, obligations légales…).
Est-ce que le tarif rentre dans mon budget ?
Un ERP est un investissement à long terme. Sa mise en place et son maintien engendrent divers coûts qu’il faut penser à budgétiser pour éviter de mauvaises surprises.
- Licences (acquisition ou location/abonnement)
- Infrastructures nécessaires (serveur, ordinateurs, sauvegardes)
- Modules supplémentaires
- Déploiement (gestion de projet, reprise de données, formation)
- Support / Maintenance
- Mise à jour
- Évolutions, développements spécifiques, modules complémentaires
- Intégration avec des solutions tierces
En fonction du modèle d’hébergement (acquisition, location, cloud, web) les prix peuvent varier. Il est donc important d’étudier les différentes formules proposées et de trouver celle qui vous convient le mieux en tenant compte de ses avantages et ses inconvénients.
Il ne faut pas oublier que ces coûts sont un investissement nécessaire pour un retour sur investissement : gain de temps opérationnel, réactivité, fiabilité et centralisation de l’information…
Est-ce que la pérennité de l’ERP est assurée ?
Si l’on vous présente un produit d’un nouvel éditeur qui n’a que quelques années d’expérience ou un seul programmeur, fuyez ! Vous n’avez aucunement l’assurance qu’il sera encore présent dans 2 ans.
Il est également intéressant de s’interroger sur les technologies utilisées. L’informatique évolue vite. Certaines technologies sont en perte de vitesse et remplacées par d’autres, plus efficaces ou compatibles avec les nouvelles infrastructures.
Le point le plus important est de s’assurer des évolutions régulières de l’ERP. Un logiciel qui n’est plus mis à jour ou très rarement ne répondra pas rapidement présent en cas de bug, d’évolution des besoins ou de nouvelle obligation légale.
Qui va m’accompagner pour la mise en place et après ?
Même si vous choisissez l’ERP le plus adapté à vos besoins, si vous n’êtes pas accompagné correctement pour son implémentation et son suivi, vous allez droit à la catastrophe.
C’est comme si vous avez des plans de maison parfaits, les bons matériaux, mais pas les bons artisans pour la réaliser. Tout risque de s’effondrer !
Il ne faut donc pas négliger l’expérience, le savoir-faire, les connaissances métiers et la réputation de votre installateur.
- Quelles sont ses références client ?
- Quelles sont ses relations avec ses autres clients ?
- Quelles sont leurs disponibilités pour assurer le support ?
- Que vous propose-t-il en cas d’urgence ? Sous quel délai ? À quel coût ?
- Combien de membres composent l’équipe ?
- Comment va se dérouler le projet ?
- ...
Est-ce que je peux avoir une démonstration pour me faire une idée ?
Vérifiez sur le site internet ou la documentation que le produit propose bien les services attendus et demandez une démo.
Demander une version d’évaluation peut paraître une bonne idée mais dans le cas des ERP qui nécessitent une configuration, un paramétrage poussé et une formation adaptée, ce n’est pas le cas. Rien ne vaut une démonstration par un intégrateur qui aura entendu et compris vos attentes.
Conclusion
Choisir son ERP n’est pas une mission simple. Même après avoir bien défini ses besoins et établi une liste de candidats potentiels. Il faudra prendre du temps pour échanger avec chacun et s’assurer qu’ils répondent bien aux objectifs fixés. Cette mission peut sembler chronophage, mais il ne faut absolument pas la négliger. Mieux vaut décaler son projet de quelques mois et prendre le temps de répondre à toutes ses interrogations plutôt que de prendre le risque de se retrouver avec un ERP inadapté qui peut mettre en péril votre société.
Pour vous éviter cette déconvenue, chez SAITEC, éditeur français depuis plus de 30 ans, nous sommes clairs quant à notre positionnement. Nous proposons Codial, un ERP orienté Métiers à destination des TPE et PME/PMI. Sa force réside dans son approche modulaire, sa personnalisation, son ergonomie et son développement continu en réponse aux attentes du terrain. Le progiciel offre un retour sur investissement rapide aussi bien en termes de tarif, de vitesse de prise en main que grâce à sa richesse fonctionnelle.
Pour vous garantir une mise en œuvre réussie, seuls les distributeurs-intégrateurs agréés Codial sont aptes à vous proposer Codial. Chaque distributeur-intégrateur a reçu une formation poussée et a été soigneusement sélectionné pour ses capacités d’écoute, son expérience, sa culture métier, son accompagnement, sa réactivité et son savoir-faire.