Safexis

Nous débutons l’utilisation du logiciel et nous avons encore pas mal de choses à mettre en place. Nous étions à l’âge de pierre et nous souhaitons vraiment passer au zéro papier.

Aujourd’hui, nous avons des données consultables en temps réel. Nous n’avons plus besoin d’aller chercher dans des dossiers papier.

Au niveau des achats, auparavant nous faisions nos commandes sous Excel, désormais c’est fait sur Codial.

Avant, nous n’avions pas d’outils pour connaître l’état de notre stock. Nous débutons donc la mise en place de la gestion des stocks. Hier, nous avons fait notre premier inventaire qui nous a permis de déceler des anomalies dans nos façons de procéder et ainsi de nous corriger. C’est tout nouveau pour nous, mais d’ici 3 mois on devrait être complètement opérationnel. Maintenant, je sais ce que je suis censée avoir dans mon stock et je peux comparer avec mon inventaire. Le montant de nos stocks est élevé, donc l’outil de gestion de stock est très important pour nous.

Nos techniciens possèdent des véhicules dont ils sortent du stock, nous attendons avec impatience la mise en place des applications mobiles pour que les sorties de stock et les bons d’interventions remontent automatiquement après signature du client pour éviter les papiers et la ressaisie. C’est notre priorité pour les prochains mois.

La gestion des contrats est facilitée. Nous avons plus de 2300 contrats clients. Avant il fallait tout saisir à la main, aujourd’hui les commerciaux utilisent les contrats types (prérédigés) et gagnent énormément de temps, car ils n’ont plus qu’à sélectionner le client et Codial fait le reste. L’envoi se fait par email et est tracé. Nous savons qui a envoyé quoi à qui, et à quel moment, même si le client dit le contraire...

Je génère toutes les interventions de mes contrats de maintenance chaque trimestre et à partir de cela nous établissons le planning de nos 15 techniciens toujours en déplacement. Nous réalisons aussi des interventions d’installation ou de réparation qui passent aussi au planning. Mes trois collègues gèrent facilement les agendas des techniciens sur Codial grâce au module planning de ressources.

La comptable gère tous les règlements et les relances dans Codial. Elle apprécie d’envoyer facilement des relevés de dû. C’est une anticipation dans la relance qui permet de savoir si le client n’a pas reçu la facture, s’il y a une erreur... Ça rappelle au client qu’il doit payer et ça fonctionne bien. Codial permet de gagner en traçabilité et en temps. Nous avons tout sur le même outil. Nous ne sommes plus obligés d’appeler la comptable pour savoir si le client a payé ou pas.

Autre fonction appréciable, Codial permet d’accéder à pas mal de listings/statistiques et de les exporter aisément vers Excel pour les exploiter autrement.

Dès le démarrage, les gens étaient contents. Ils se sont adaptés très vite au logiciel sans montrer de résistance au changement. Après seulement 3 mois d’exploitation, nous sommes satisfaits, la bascule s’est très bien passée, car le projet avait été bien préparé. Il n’y a pas eu de bugs ou de problèmes majeurs bloquants dans l’activité.