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Outils de workflow, pourquoi les intégrer à son logiciel de gestion ?

Quel est l’intérêt d'un outil de workflow ?

Le mot workflow est un mot anglais qui signifie flux de travail. En entreprise, il est utilisé pour représenter la manière dont les flux d’informations circulent. Il permet de définir l'ordre d'exécution des tâches et les intervenants associés .

A qui s'adresse les outils de workflow ?

Le workflow s'adresse aussi bien aux grandes entreprises qu'aux TPE et PME. En effet, la gestion des processus métiers n'est pas une question de taille, mais d'organisation. N'importe quelle entreprise peut donc être amenée à mettre en place des flux de travail pour assurer sa rentabilité, sa qualité, sa productivité, etc.

Quels sont les bénéfices à utiliser des workflows ?

L'utilisation d'un outil de workflow au sein de l'entreprise offre de nombreux avantages pour la gestion des flux de travail, des tâches et l'atteinte des objectifs :

  • Efficacité : Optimise les processus en réduisant les délais et les oublis de tâches.
  • Transparence : Offre une visibilité claire sur l'avancement des projets et des tâches.
  • Coordination : Facilite la collaboration entre les équipes et les services.
  • Conformité & sécurité : Permet de s'assurer que les procédures internes sont suivies correctement, en conformité avec les réglementations et les politiques internes.

Comment l'outil de workflow est-il intégré dans le logiciel de gestion d'entreprise Codial ?

Nos clients l'utilisent souvent pour mettre en place des processus de validation. Par exemple, avant d'envoyer un devis à un client, le chiffrage doit passer par plusieurs contrôles clés.

Exemple de workflow pour un devis :

  1. Vérification comptable (encours et garanties).
  2. Vérification technique (faisabilité).
  3. Vérification commerciale (remises).
  4. Envoi du devis au client.

Chaque étape peut être réalisée par une ou plusieurs personnes désignées. Tant qu'une étape n'est pas validée, il n'est pas possible de passer à la suivante.

Comment le logiciel de gestion s'adapte à mes flux de travail ?

Avant de pouvoir utiliser la validation d'actions de workflow, il est nécessaire de définir ses flux de travail, c'est-à-dire ses règles de validation.

Le paramétrage du workflow est simple et se fait en 2 étapes

  1. Je choisis le type de document concerné : devis, commande, bon d'intervention, location, demande de prix, commande fournisseur...
  2. J'indique les étapes à respecter : ordre, description, étape bloquante, utilisateurs habilités à valider (droit d'accès), montant maximum qu'ils peuvent approuver, couleur.

Ainsi grâce à une série de règles et de déclencheurs, vous modélisez simplement vos flux de validation personnalisés. Si demain, le processus de validation évolue, il suffit de modifier le paramétrage sans développement couteux.

Comment connaître mes tâches à valider ?

Une interface dédiée permet de suivre les documents à valider en fonction de leur état, tandis que des outils de filtrage personnalisés permettent d'afficher uniquement les documents correspondant à vos critères spécifiques.

L'affichage sous forme de carte facilite la prise de décision. Vous accédez directement aux informations et actions essentielles, sans avoir à ouvrir chaque document.

Visualisez facilement votre opérations de workflow à valider et prenez votre décision rapidement grâce aux nombreuses informations

A tout moment, chaque utilisateur sait automatiquement quelles tâches lui incombent et peut les exécuter facilement.

Comment se déroule la validation ?

La validation de chaque étape se fait naturellement par glisser-déplacer dans la colonne de droite.

Validation workflow simple par glisser-déplacer

Si un utilisateur n'est pas autorisé à passer à l'étape suivante, par exemple en raison d'un montant trop élevé ou d'un manque de droits, il peut demander à la personne habilitée de le faire grâce à un SMS, un email ou une notification interne.

Suivi sur l'application mobile Interventions

En bonus, le workflow est également compatible avec le planning de l'application mobile "Interventions". Grâce à un liseré de couleurs, vous savez à quelle étape de workflow est associé votre bon d'intervention planifié .

Par exemple, si votre processus d'intervention se déroule ainsi :

  1. Étude technique : liseré bleu
  2. Livraison des pièces chez le client : liseré orange
  3. Intervention niveau 1 : liseré jaune
  4. Intervention niveau 2 : liseré rose
  5. Terminé : liseré vert

En ouvrant le planning sur l'appli mobile, vous voyez d'un coup d'œil à quelle étape du workflow se trouve chaque bon d'intervention.

En conclusion, le Workflow avancé du logiciel Codial optimise vos processus en vous permettant de suivre l'avancement des tâches en temps réel. Que ce soit pour les documents de Ventes, Achats, Interventions ou Location, il garantit que chaque action est effectuée dans les délais. Les responsables peuvent surveiller le progrès, intervenir en cas de blocage, et s'assurer que les procédures internes sont respectées. Avec le logiciel de gestion Codial, vous réduisez les délais de traitement, améliorez la collaboration entre les équipes et bénéficiez d'une vue claire sur l'avancement de chaque étape.