Retenue de garantie sur travaux : comprendre, calculer et la gérer facilement
Votre chantier démarre.
Vos équipes avancent.
Voss factures s’enchaînent.
Et pourtant, une partie de l’argent reste bloquée. Parfois pendant plus d’un an.
Et souvent, sans que personne ne sache exactement combien, ni quand le récupérer.
La retenue de garantie sur travaux fait partie du quotidien des professionnels du bâtiment. On la connaît. On l’accepte. Mais on la subit souvent, faute d’un logiciel adapté pour la gérer et la suivre correctement.
Alors à quoi sert-elle vraiment ?
Comment la calculer sans erreurs ?
Et surtout, comment éviter qu’elle ne devienne un casse-tête administratif, et encore plus demain avec la facturation électronique ?
Qu’est-ce que la retenue de garantie sur travaux ?
Pour éviter que le client ne se retrouve sans recours une fois le chantier terminé et payé, une partie du montant des travaux est conservée lors du règlement. Cette somme s’appelle la retenue de garantie.
Pour le client, la retenue de garantie est une sécurité : elle permet de s’assurer que les réserves seront levées et que les travaux seront correctement terminés.
Pour l’entreprise, c'est un fardeau : il s’agit d’une part de chiffre d’affaires non encaissée. Elle nécessite un suivi dans le temps et comporte un risque réel d’oubli si elle n’est pas correctement tracée.
Sans suivi précis, les erreurs peuvent vite arriver : une erreur de calcul sur une facture, une retenue de garantie oubliée sur une situation, un montant qu’on pense récupérer… mais qu’on ne réclame jamais.
La retenue de garantie n’est pas un problème en soi.
C’est sa mauvaise gestion qui crée des difficultés.
5 % de retenue de garantie : le taux le plus courant
Dans le BTP, le taux de retenue de garantie le plus couramment appliqué est de 5 % du montant des travaux.
Mais il ne s’agit pas d’une règle automatique. Le taux de retenue de garantie dépend avant tout des clauses prévues au contrat. Notamment en marché privé où il peut être inférieur ou remplacé par une caution bancaire.
Concrètement ces 5 % de retenue de garantie sont prélevés sur chaque facture, bloqués jusqu’à la fin de la période de garantie, puis restitués si aucune réserve n’est constatée.
Sur un petit chantier, l'impact reste limité.
Sur un chantier long, avec plusieurs factures de situation, l’impact devient significatif sur la trésorerie.
Retenue de garantie ou caution bancaire : quelle différence ?
Il existe deux solutions pour sécuriser le client :
La retenue de garantie classique
- Une partie de la facture n’est pas payée immédiatement par le client.
- La trésorerie de l'entreprise est impactée.
La caution bancaire
- La banque se porte garante en cas de problème mais facture ce service.
- L’entreprise perçoit 100 % du montant facturé.
Comment choisir retenue de garantie ou caution bancaire ?
Le choix dépend du type de marché, de la relation client et de la trésorerie de l’entreprise.
En marché public, la retenue est souvent imposée. En marché privé, les modalités sont plus flexibles. Une relation de confiance facilite le recours à un taux réduit ou une caution bancaire.
La retenue immobilise la trésorerie, la caution la préserve mais a un coût.
Dans tous les cas, un bon suivi est indispensable pour éviter les mauvaises surprises.
Restitution de la retenue de garantie : quand et comment récupérer l’argent ?
La retenue de garantie n’a pas vocation à rester bloquée indéfiniment. Elle doit être restituée à l’entreprise, sous certaines conditions.
Au bout de combien de temps la retenue de garantie est-elle restituée ?
Dans la majorité des cas, la restitution intervient à l’issue du délai de garantie, généralement un an après la réception des travaux, à condition qu’aucune réserve ne subsiste. Ce délai correspond généralement à la garantie de parfait achèvement.
Une fois ce délai dépassé, la somme est due à l’entreprise.
Comment se passe la restitution en pratique ?
La restitution de la retenue de garantie n’est pas automatique.
- Identifier la date de fin du délai de garantie,
- Vérifier l’absence de réserves,
- Réclamer la restitution de la retenue auprès du client.
Et c’est souvent là que les problèmes commencent.
Sur des longs chantiers, avec : plusieurs factures de situation, des montants répartis sur des mois, voire plusieurs exercices comptables. Il devient très facile d’oublier une retenue à récupérer. Et un oubli, ici, ce n’est pas un détail : c’est de l’argent dû… qui ne rentre jamais.
Résultat : de l’argent reste bloqué inutilement, personne ne s’en rend compte et la trésorerie en pâtit directement.
Pourquoi la restitution est-elle compliquée à gérer ?
Dans beaucoup d’entreprises du BPT, la retenue de garantie est bien calculée au départ, correctement affichée sur les factures, mais mal suivie dans le temps.
Sans logiciel adapté :
- aucune alerte à l’échéance,
- aucune vision globale des retenues à restituer,
- aucune relance systématique.
La retenue existe sur le papier… mais se perd dans la réalité.
Retenue de garantie sur facture : comment apparaît-elle ?
Sur une facture, la retenue de garantie apparaît sous la forme d’une ligne dédiée, clairement identifiée, et d’une déduction du montant à payer.
Sans logiciel de facturation adapté, les erreurs risquent de s’accumuler : oublis, mauvais montants, incohérences entre factures.
Résultat, les factures sont difficiles à suivre et parfois non conformes.
Calcul de la retenue de garantie : attention aux factures de situation
Sur le principe, le calcul de la retenue de garantie est simple : 5 % du montant facturé.
Mais sur le terrain, les choses se compliquent rapidement. Sur les chantiers longs, la facturation se fait à l’avancement, au moyen de factures de situation. Chaque situation génère alors sa propre retenue, les montants s’additionnent au fil du temps. Une seule erreur sur une facture de situation, et tout le chantier devient difficile à relire : les montants ne tombent plus justes, les retenues ne correspondent plus, et personne n’a envie de reprendre les calculs.
Sans logiciel gérant la retenue de garantie : le montant réellement retenu peut être sous-estimé, les sommes à restituer deviennent difficiles à suivre et des écarts apparaissent, souvent trop tard pour être corrigés simplement.
Comptabilisation de la retenue de garantie : un point sensible
La comptabilisation de la retenue de garantie est souvent source d’erreurs. Il faut :
- distinguer le montant facturé du montant encaissé,
- suivre les retenues sur plusieurs exercices,
- savoir précisément comment comptabiliser la retenue de garantie.
Un mauvais traitement comptable peut entraîner :
- des écarts avec la comptabilité,
- des incompréhensions avec l’expert-comptable,
- des risques en cas de contrôle.
Cas particulier : retenue de garantie sous-traitant
La retenue de garantie avec un sous-traitant complique la gestion, car elle crée un décalage financier entre ce que l’entreprise principale facture au client et ce qu’elle doit régler à ses sous-traitants.
Concrètement, l’entreprise peut subir une retenue de garantie de la part de son client tout en devant, de son côté, appliquer aussi une retenue à son sous-traitant. Sans suivi précis, cela peut entraîner :
- des écarts entre les montants encaissés et les montants payés,
- une mauvaise lecture de la trésorerie réellement disponible,
- des incompréhensions, voire des litiges avec les sous-traitants.
La difficulté n’est donc pas la retenue elle-même, mais la cohérence entre la facturation client, la sous-traitance et les montants réellement encaissés.
Pourquoi un logiciel ERP Bâtiment est indispensable ?
Quand les chantiers se multiplient, que les factures s’étalent dans le temps et que les retenues s’accumulent, en marché public comme en marché privé, le risque d’erreur augmente fortement. Une retenue oubliée, un mauvais cumul, une restitution non réclamée… et c’est de la trésorerie qui reste bloquée inutilement.
1. Sécuriser les calculs pour éviter les erreurs
Un logiciel gestion Bâtiment applique automatiquement le bon taux de retenue de garantie, sur chaque facture, y compris les factures de situation et d’avancement.
Vous évitez les oublis, les mauvais calculs et les corrections tardives.
2. Garder une vision claire de la trésorerie réelle
La retenue de garantie fausse souvent la perception de la trésorerie.
Un logiciel ERP Bâtiment adapté permet de distinguer clairement ce qui est facturé, encaissé, retenu et à restituer, chantier par chantier. Vous savez exactement où vous en êtes.
3. Ne pas oublier de récupérer l’argent qui vous est dû
La difficulté n’est pas seulement de calculer la retenue, mais de penser à la récupérer au bon moment.
Un logiciel gestion bâtiment vous aide à suivre les échéances, à identifier les retenues arrivées à terme et à relancer vos clients.
Avec un logiciel de gestion Bâtiment, la retenue de garantie cesse d’être une contrainte et est maîtrisée, du premier acompte jusqu’à sa restitution.
Facturation électronique : demain, vous n’aurez plus le choix
La retenue de garantie deviendra une donnée vérifiable, pas un simple détail.
Sans logiciel de facturation électronique Bâtiment adapté, chaque facture mal gérée risquera d'être rejetée.
Pas de facture conforme = pas de règlements.
Chantiers longs, factures de situation, retenues de garantie : Codial simplifie tout
Codial est un logiciel de gestion Bâtiment conçu pour la réalité du terrain et pour gérer vos chantiers. Il intègre la gestion des retenues de garantie et des cautions bancaires dès la facturation. Il facilite l'édition de factures de situation, suit les en-cours et vous aide à ne pas oublier de réclamer les sommes à restituer.
Vous ne subissez plus la retenue de garantie.
Vous la gérez simplement, jusqu’à sa restitution.
Ne prenez pas le risque d’erreurs ou de factures électroniques rejetées. Demandez une démonstration de Codial et découvrez comment gérer retenues de garantie et cautions en quelques clics.