Planning de gestion : lequel choisir ?

Une demande arrive. Il faut donner une date.

Sur le papier, la réponse paraît simple. En réalité, vous devez savoir ce qui est déjà prévu, qui peut s’en charger et à quel moment. Et lorsque l’information se cache dans plusieurs fichiers, emails ou appels, chaque décision devient une enquête.

Le doute s’installe : la bonne personne est-elle disponible ? Les moyens nécessaires sont-ils libres ? Pouvez-vous confirmer sans risquer de tout décaler ensuite ?

Un planning de gestion rassemble ces réponses dans une vision claire et à jour. Il simplifie la planification des activités, des équipes et des ressources.

Selon votre besoin, cette organisation s’appuie sur différents plannings.

Les principaux types de planning de gestion

Toutes les entreprises ne planifient pas les mêmes éléments.

Certaines cherchent à équilibrer la charge de travail. D’autres doivent affecter du personnel et du matériel. Un organisme de formation doit gérer des stagiaires, des intervenants et des documents.

Le planning de gestion peut donc prendre plusieurs formes complémentaires.

Le plan de charge pour vérifier si vos projets sont réalisables

Avant de fixer les rendez-vous dans les agendas, une question s’impose : avez-vous assez d’heures et les bonnes compétences pour réaliser le travail prévu ?

Le plan de charge est un planning prévisionnel utilisé en gestion de projet. Il permet de répartir les projets et les tâches sur plusieurs semaines ou plusieurs mois, puis de comparer les heures nécessaires au temps réellement disponible dans vos équipes.

Vous repérez les périodes de surcharge, déplacez une commande, un chantier ou une intervention et répartissez le travail avant de construire le planning détaillé des ressources.

Le planning des ressources pour coordonner les moyens disponibles

Une mission ne dépend pas seulement d’un créneau libre. Il faut aussi la bonne personne, la bonne compétence et le bon matériel au même moment.

Un véhicule peut déjà être affecté. Un engin peut être immobilisé. Un outil peut manquer. Ou le collaborateur disponible ne possède pas la compétence requise.

Le planning des ressources centralise les salariés,les véhicules ou les équipements. Vous voyez immédiatement ce qui est disponible et ce qui peut réellement être mobilisé.

Grâce aux applications mobiles et à la synchronisation avec Google Calendar ou Microsoft Exchange, chacun consulte la même information, au bureau comme sur le terrain.

Le planning chantier pour garder le contrôle sur le terrain

Sur un chantier, chaque retard peut entraîner le suivant.

Une livraison arrive trop tard. Une équipe termine plus tard que prévu. Un engin reste bloqué sur un autre site. Les travaux ne peuvent pas commencer au moment prévu.

Le planning chantier, avec son diagramme de gantt, donne une vue sur les dates, la durée des tâches, les compétences nécessaires et les liens entre les travaux. Il facilite la coordination entre le bureau et le terrain, notamment lorsque plusieurs chantiers avancent en parallèle.

Vous identifiez plus rapidement les conflits avant qu’ils ne ralentissent les opérations.

Le planning formation pour gérer les sessions et les stagiaires

Pour un organisme de formation, planifier une session ne consiste pas seulement à réserver une salle.

Il faut inscrire les stagiaires, affecter les intervenants, envoyer les convocations et les documents, suivre les présences, transmettre les questionnaires et récupérer les éléments nécessaires au dossier.

Le planning formation centralise les sessions et les personnes concernées. Il aide l’équipe administrative, les formateurs et les stagiaires à disposer des bonnes informations au bon moment.

Vous limitez les oublis et évitez de reconstituer chaque dossier à partir de plusieurs fichiers ou emails.

Le planning location pour suivre les réservations

Un équipement apparaît comme disponible dans un fichier. Pourtant, il est déjà réservé par un client.

Ou bien, il vient de revenir, mais il doit encore être contrôlé, nettoyé ou transporté avant sa prochaine utilisation.

Le planning location permet de visualiser les périodes de réservation et la disponibilité des ressources louées : articles, outils, matériel, engins...

Vous savez plus rapidement ce qui peut être proposé, ce qui est déjà engagé et ce qui reste temporairement indisponible.

Un même besoin quelle que soit l'activité

Le contenu du planning change selon l’activité. Le besoin de visibilité reste le même.

Dans le BTP

Vous devez savoir quelles équipes se trouvent sur chaque chantier, quels travaux sont prévus et quels engins doivent être disponibles. 
Un changement sur un site peut avoir des conséquences sur plusieurs autres chantiers. Une vue centralisée aide à mesurer cet impact avant de déplacer une équipe ou une ressource.

Dans les entreprises de services

Vous répartissez les missions selon les disponibilités, les horaires, les compétences et les engagements pris auprès des clients.
Le planning vous aide à éviter les chevauchements et à confirmer des dates réalistes.

Pour les équipes techniques

Les techniciens et intervenants se déplacent souvent au cours d’une même journée.
Une adresse change. Une urgence apparaît. Un rendez-vous est annulé. Une intervention dure plus longtemps que prévu.
Grâce à un planning actualisé et accessible sur mobile, chacun consulte ses prochaines missions sans attendre un appel du bureau.

Quel planning de gestion choisir ?

Le bon logiciel de planification dépend avant tout de la question à laquelle vous devez répondre.

Vous souhaitez vérifier si vos projets sont réalisables dans les prochaines semaines ? 
➞ Orientez-vous vers un plan de charge.

Vous devez affecter des collaborateurs, des véhicules ou du matériel à des rendez-vous précis ?
➞ Choisissez un planning des ressources.

Vous coordonnez plusieurs équipes et équipements sur différents projets ? 
➞ Le planning chantier répond à ce besoin.

Vous organisez des formations, inscrivez des stagiaires et gérez les documents pédagogiques ? 
➞ Utilisez un planning formation.

Vous devez connaître les périodes de réservation et la disponibilité de vos équipements ?
➞ Le planning location vous apporte cette visibilité.

Ces différents plannings peuvent aussi se compléter. Le plan de charge vous aide, par exemple, à vérifier qu’un projet est réalisable avant d’affecter précisément les rendez-vous dans le planning des ressources.

Choisissez sans avancer à l’aveugle

Lorsqu’une demande arrive, vous ne devriez pas avoir à ouvrir plusieurs fichiers ou appeler trois personnes avant de donner une réponse.

Le bon planning vous permet de voir ce qui est prévu, ce qui reste disponible et ce qui risque de bloquer.
Vous savez alors quel engagement vous pouvez prendre, avec quelles personnes et à quelle date.

Vous gérez encore votre planning sur Excel ou dans plusieurs outils séparés ? Ne perdez plus de temps et découvrez comment les plannings intégrés au logiciel de gestion Codial centralisent votre organisation.