Saisie des temps et des frais dans Codial : choisissez la méthode adaptée à votre entreprise

Codial est un logiciel qui s’adresse à plusieurs types d’entreprises : TPE, artisan, PME, PMI. Chacune ayant un mode de fonctionnement différent, Codial propose donc une solution souple et apte à répondre aux habitudes et besoins de chacune. Les multiples façons de saisir ses heures et ses frais en est la parfaite illustration.

Quelle que soit votre façon de travailler, l’important est de pouvoir contrôler votre rentabilité pour assurer vos marges. En renseignant vos heures, vous pouvez vérifier que le temps effectivement passé sur un chantier, un projet, une intervention ou une commande correspond bien au temps initialement prévu. La saisie des frais permet de connaître le coût réel de ses affaires et donc d’adapter sa politique tarifaire.

Avant de présenter les différentes méthodes de saisie, nous allons vous présenter rapidement certains éléments de paramétrage qu’il est intéressant de connaître pour imaginer l’étendue des possibilités.

Paramétrez vos différents taux horaires

Toutes les heures ne coûtent pas le même prix.

Codial permet de gérer plusieurs types d’heures :

• les heures normales ;
• les heures supplémentaires ;
• les heures majorées, comme les heures de nuit, du dimanche ou des jours fériés.

Le coût est calculé à partir du montant renseigné dans la fiche du salarié et du type d’heure sélectionné lors de la saisie.

Vous obtenez ainsi un suivi des heures plus précis, sans refaire les calculs manuellement.

Gérez plusieurs types de frais

Plusieurs types de frais peuvent être créés pour répondre à toutes les situations :

• Les frais fixes : le montant ne change pas lors de la saisie, comme une prime de panier.
• Les frais variables : le montant peut être modifié, comme un péage.
• Les frais quantifiables : le total dépend d’une quantité et d’un prix, comme les frais kilométriques.
• Les frais de zone : le montant varie selon le secteur géographique.

Les frais disponibles peuvent également être adaptés à chaque salarié.
Par exemple, une indemnité kilométrique peut être masquée pour une personne qui n’utilise jamais son véhicule personnel.

Les différentes méthodes de saisie des temps et des frais

Chaque entreprise travaille différemment.

Certaines équipes remplissent une feuille de temps de travail chaque semaine. D’autres saisissent leurs heures directement depuis un chantier ou une application mobile.

Codial vous laisse choisir parmi plusieurs méthodes.

Saisissez les heures pour chaque salarié ou matériel

Vous sélectionnez d’abord :

• le salarié ou le matériel ;
• la semaine concernée ;
• le document ou le chantier associé.

Vous renseignez ensuite le temps passé, la tâche réalisée et les frais engagés.

La saisie peut être manuelle ou guidée par un assistant. Celui-ci vous aide à répartir les heures sur plusieurs jours.

Il affiche également le temps théorique prévu et le temps déjà réalisé sur chaque ligne de main-d’œuvre.

Avantage : Vous pouvez saisir des temps sur plusieurs documents depuis le même écran.
Une fonction de duplication vous évite de répéter la même opération. Vous recopiez les heures et les frais sur d’autres salariés, matériels ou journées.

Regroupez la saisie des heures dans un seul tableau

La saisie hebdomadaire permet de faire une saisie groupée d’heures et de frais sur plusieurs salariés ou jours simultanément. Vous visualisez chacun de vos salariés dans un seul et même tableau. C’est très utile pour les techniciens travaillant en équipe.

• Choisissez à quel type de document associer la saisie : commande client, bon d'intervention, devis, chantier, BL, facture.
• Sélectionnez vos salariés.
• Indiquez les heures, les jours et les frais.
• Validez.
• Vous pouvez modifier certaines informations individuellement, si besoin.

Avantage : Vous gagnez du temps lors de la saisie. Vous remplissez dans la globalité, puis éventuellement modifiez les exceptions. Par exemple, si tous les salariés ont travaillé sur le même chantier pendant 3j sauf un qui a été malade un après-midi. Indiquez pour tous 3j, puis corrigez le salarié malade à 2.5j.

Saisissez les temps directement depuis un document

Vous pouvez ouvrir un document de vente ou d’intervention, puis accéder à l’onglet Gestion horaire.
Les heures et les frais sont alors enregistrés directement sur le document concerné.

Cette méthode peut être utilisée sur différents documents, comme une commande client, un bon d’intervention, un devis, un chantier, un bon de livraison ou une facture.

Avantage : Pas de risque de se tromper de document, vous affectez directement les temps et frais au bon document.

Détaillez les heures ligne par ligne

Vous avez besoin d’une analyse plus précise ?
Codial permet de renseigner le temps passé au niveau des lignes contenant de la main-d’œuvre.

La saisie peut être réalisée selon plusieurs niveaux de détail :

• au premier niveau ;
• au second niveau ;
• à l’ouvrage ;
• à l’article.

Pour chaque salarié et chaque ligne, vous indiquez le temps réellement passé.

Avantage : Ce mode est très utile pour connaître sa rentabilité détaillée par tranche. Ainsi sur un document ou un chantier,vous savez exactement combien de temps vous avez passé pour chaque partie.

Récupérez les heures depuis le planning

Vous utilisez le planning des ressources pour organiser les interventions de vos équipes ?

Codial peut récupérer les heures théoriques déjà présentes dans les agendas.

Votre fiche heure de travail est préremplie. Vous corrigez uniquement les écarts entre le planning et la réalité du terrain.

Avantage : Tous vos temps sont pré-saisis.Lorsque le planning correspond au travail réalisé, quelques corrections suffisent.

Saisissez les heures depuis plusieurs applications mobiles

Vos équipes ne sont pas toujours devant un ordinateur.

La saisie horaire peut donc être réalisée depuis plusieurs applications mobiles Codial :

• Appli Stocks ;
• Appli Suivi de chantier ;
• Appli Saisie horaire, l’application dédiée à cet usage ;
• Appli Interventions.

Cette application pour noter ses heures de travail permet notamment de :

• rattacher les heures et les frais à une commande, un chantier ou une intervention ;
• sélectionner la tâche réalisée, comme la pose, le dépannage ou le transport ;
• choisir le type d’heure ;
• ajouter des commentaires ;
• dupliquer une saisie sur plusieurs jours, salariés ou matériels ;
• utiliser les horaires habituels pour préremplir la journée ;
• récupérer les créneaux présents dans le planning ;
• synchroniser tout ou partie des heures et des frais.

Des pictogrammes et des codes couleur permettent de repérer rapidement les actions déjà réalisées.

Découvrez la vidéo de démonstration du module de saisie horaire sur mobiles et tablettes.

Avantage : Il n’est plus nécessaire d’attendre les retours des salariés, chacun peut faire sa déclaration, voire celles des autres en fonction de ses droits !

Importez un fichier d’heures

Vous utilisez déjà un autre outil de saisie des heures ?

Vous pouvez importer vos données dans Codial à partir d’un fichier, notamment au format CSV ou XLS.
Cette solution évite de ressaisir manuellement les mêmes informations.

Nota, un paramétrage complémentaire peut être nécessaire pour adapter le fichier à la structure attendue par Codial.

Cas des temps issus de la pointeuse

Ce système de pointage permet d’enregistrer des temps liés à une production, mais n’est pas destiné à enregistrer des temps d’interventions ou de prestations de services.

Centralisez la saisie des temps pour mieux piloter votre activité

Quel que soit le mode de saisie choisi, les informations sont enregistrées en base de données et sont reprises aussi bien sur les documents que les chantiers. Codial calcule automatiquement les coûts.

Pour faciliter votre analyse et améliorer le pilotage de votre entreprise, plusieurs statistiques sont fournies :

• Pour chaque ou plusieurs chantiers/projets/affaires (nombres heures prévues vs réalisées…),
• Pour chaque document (marge brute),
• Pour chaque salarié (relevé horaire et frais par période),
• Par période ou statistiques personnalisées avec le module décisionnel (en option).

La saisie des temps ne sert pas seulement à remplir une fiche d’heure.

Elle vous montre où part le temps de votre équipe. Elle révèle les dépassements. Elle vous aide à comprendre la marge réelle de chaque affaire.

Choisissez la méthode la plus simple pour vos collaborateurs.