Comment augmenter la rentabilité de vos interventions ?

Vous êtes-vous déjà posé la question de tout ce qu’implique un Bon d’Intervention en termes de tâches administratives ? Combien vous coûte réellement le traitement d’un Bon d’Intervention ? Vous allez être surpris…

Voici le processus classique de traitement des Bons d’Intervention que l’on retrouve dans la plupart des entreprises :

1. Le technicien réalise son intervention et rédige son rapport.
2. Il transmet son bon d’intervention et son rapport à l’assistante administrative afin qu’elle le saisisse. Et c’est à cette étape que les difficultés commencent !

Que se passe-t-il réellement au bureau après l’intervention ?

Combien de temps cela va-t-il prendre du côté administratif pour « saisir » le bon d’intervention ?

1ère difficulté : collecter les Bons d’Intervention à temps

Un technicien terrain ne rentre pas forcément tous les soirs au bureau. Parfois il ne revient que 2 fois par semaine voire moins, en déposant tous ses bons d’intervention en même temps.

Outre une masse de travail importante qui arrive, c’est autant de décalage de facturation…

2ème difficulté : (RE) saisir le bon

Une fois le bon reçu, il faut le ressaisir, et ce n’est pas une mince affaire. Elle nécessite certaines compétences.

La personne en charge de cette saisie doit être une experte en déchiffrage pour relire les écritures de chaque technicien. Certaines plus lisibles, d’autres… bien moins !  Pour éviter des erreurs de transmissions, des compétences techniques sont aussi nécessaires.

Saisir une deuxième fois le travail revient à refaire le travail pour rien donc typiquement à perdre du temps. Pourquoi refaire ce qui a déjà été fait une première fois tout en risquant d’y ajouter des erreurs ?

3ème difficulté : contrôler le bon pour facturation

La saisie du bon ne consiste pas juste à recopier le rapport. Il faut contrôler les éléments facturables. Si on ne dispose pas d’un outil dédié, il faut vérifier manuellement les informations de garantie et de contrats pour savoir si l’intervention, la main d’œuvre ou les pièces remplacées doivent être facturées ou non. Il faut également intégrer les temps passés (forfait ou réel) ainsi que les frais de déplacement liés (repas, carburant, péage, etc.). Une fois tous les éléments contrôlés, la facturation peut être réalisée.

4ème difficulté : estimer le coût réel de ce traitement administratif

En moyenne une assistante administrative passera ~ 15 minutes à réaliser ces différentes tâches autours d’un seul bon d’intervention.

Elle ne le fera pas obligatoirement d’une traite mais l’ensemble de ces étapes prendra en moyenne un quart d’heure par bon d’intervention.

C’est peu et beaucoup à la fois. Finalement un quart d’heure réparti dans une journée de travail passe complétement inaperçu, mais ramené à l’année, qu’en est-il ?

Combien coûte un quart d’heure de travail administratif ?

Surement peu. Assez peu pour ne pas s’en préoccuper. Et si nous calculions, juste pour vérifier ?

En 2021, le salaire médian des assistantes administratives est de l’ordre de 1900 € brut par mois. Ce qui revient à un coût entreprise (intégrant les charges patronales) de 27 400 € par an.

Une année compte environ 250 jours ouvrés.

Le calcul est simple : le salaire chargé d’une assistante administrative est donc de 27 400 € / 250 jours = 110 € par jour.

Sur une base de 35h/semaine, le coût horaire réel charges comprises d’une assistante administrative est de 15.71 € de l’heure. Soit un coût entreprise de 3.93 € par quart d’heure.

Notre quart d’heure coûte réellement à l’entreprise 3,93 €. Ce montant peut sembler dérisoire individuellement, mais quand est-il à l’année ?

Combien vous coûte le traitement de tous les bons d’intervention sur une année ?

Rapportons ce montant à votre activité :

• De combien de techniciens disposez-vous ?
• Combien de bons d’intervention réalisent-ils chaque année ?

Prenons un exemple : une entreprise dispose de 3 techniciens, qui chacun réalise 3 bons d’intervention par jour. Soit un total de 9 bons d’intervention journalier ou 2250 bons d’intervention annuels.

Sur la base de 15 min par bon d’intervention, cela représente 562.5h de travail administratif.

15 min x 2250 bons = 33 750 min = 562.5h

Le coût annuel pour ce travail administratif est de 8 837€.

562.5 h x 15.71 €/h = 8 837€

Là où individuellement le coût de ressaisie représentait une broutille (3.93€/bon d’intervention), à l’année, il se chiffre à près de 9 000€ ! Ce qui laisse à réfléchir.

L'application CodialMobile Interventions : un « cost killer » pour votre entreprise !

Mais gagnons du temps justement !

Voici une synthèse ce que permet de faire CodialMobile Interventions pour supprimer ces temps et ces coûts de traitement administratif :

• Plus de délai pour collecter les bons d’intervention : la transmission est immédiate dès que le technicien valide le bon. De plus, la signature du client est incluse.
• Plus de ressaisie du bon d’intervention : le rapport est transmis immédiatement et sans erreurs à la centrale Codial. Aussi, il peut être envoyé en copie par email au client immédiatement.
• Plus la peine de contrôler le contrat et la garantie pour vérifier les éléments facturables : le bon d’intervention dans CodialMobile est en lien avec le parc client et le contrat client. Les éléments de garantie sont automatiquement renseignés. Les éléments facturables ou inclus dans l’opération de SAV sont intégrés dès la création du bon.
• Pas de ressaisie dans le logiciel comptable : Codial s’interface avec la grande majorité des logiciels de comptabilité pour transférer facilement la facture client.

Combien peut vous faire gagner CodialMobile Interventions ?

BEAUCOUP !!

Même si vous réalisez moins d’une intervention par jour l’application est rentable !

 

Dans notre exemple précédent, pour 3 techniciens, un abonnement CodialMobile couterait 1044 € par an (348 € x 3) mais permettrait de faire gagner à l’entreprise 7 793 € de temps administratif.

8837-1044 = 7 793 €

CodialMobile Interventions n’est pas un coût pour l’entreprise. C’est au contraire un gain direct, immédiat dès le 1er mois d’abonnement.

L’application CodialMobile Interventions offre également d’autres bénéfices pour améliorer votre :

• Image de marque, professionnalisme.
• Réactivité.
• Fiabilité.
• Rentabilité générale (coûts d’impression, moins de tâches administratives...)
• Trésorerie, car la facturation est effectuée plus rapidement.

Interrogez votre Distributeur Agréé Codial pour une démonstration de l’application CodialMobile Interventions !

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