La majorité d’entre nous utilise régulièrement des services de géolocalisation que ce soit pour être guidé lors d’un trajet ou pour retrouver facilement un véhicule.
Outre ces fonctions bien connues, des fonctions avancées s’appuyant sur la géolocalisation existent pour faciliter la vie des entreprises et améliorer leur rentabilité.
Quels services s’appuyant sur la géolocalisation sont proposés aux entreprises ?
Les principaux usages que l’on rencontre sont ceux liés à la gestion de flotte de véhicules ou d’équipements. En effet, les fonctionnalités associées offrent de nombreux avantages tant sur le plan organisationnel, financier, écologique qu'au niveau de la satisfaction client.
Localisation de ses collaborateurs en temps réel
En sachant instantanément où sont vos collaborateurs, vous gagnez du temps et de l’argent en affectant vos demandes techniques ou commerciales à vos collaborateurs les plus proches.
En étant plus réactif, vous augmentez la satisfaction client. Sa fidélisation et sa recommandation seront par conséquent renforcées.
En maîtrisant la distance parcourue, vous consommez moins, vous limitez l'usure des véhicules et le risque d’accident.
Le temps gagné est affecté à des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la gestion de la relation client.
Optimisation des tournées
En estimant précisément le temps nécessaire pour se rendre chez le client, l’entreprise s’organise mieux et gagne en efficacité. En réduisant les kilomètres parcourus, les chauffeurs réalisent plus de visites, consomment moins de carburant et usent moins leur véhicule. L’impact écologique est également réduit.
Géolocalisation en cas de perte ou de vol
Lorsqu’un véhicule ou équipement est perdu ou dérobé, il est localisable rapidement grâce à sa balise GPS. Le budget consacré aux pertes et vols est diminué. En fonction du matériel, on peut parler de sommes très importantes ! De plus, en retrouvant rapidement ses biens, l’interruption d'activité est limitée.
L'historique des positions constitue une preuve qui vous permet de gagner plus facilement vos procès en cas de litige.
Gestion du parc de véhicules
Les outils de gestion de parc permettent de mieux le connaître et d’anticiper aisément les entretiens et les renouvellements. En entretenant mieux et au bon moment vos véhicules, vous polluez moins et vous diminuez les risques de pannes et les factures imprévues. Les véhicules ne sont plus immobilisés, votre activité n'est pas interrompue, car la maintenance et l’entretien sont anticipés.
Suivi de l'activité de ses collaborateurs et information de l'heure d'arrivée prévue
En connaissant les heures d'utilisation et les temps passés chez le client, vous pouvez effectuer la saisie horaire et facturer les dépassements d’heures non prévus.
Grâce à l'estimation de l'heure d'arrivée, le chauffeur et l’entreprise peuvent prévenir le client en cas de retard ou d'imprévu.
Vérification du respect des éléments convenus au contrat
La géolocalisation permet de remonter de nombreux éléments : temps de conduite, zones géographiques (geofencing), kilométrage parcouru, nombre de visites, etc. Ces éléments peuvent permettre de s'assurer que les règles et contrats sont bien respectés, aussi bien en interne qu’avec les clients (vérifications manuelles ou automatiques : sms, email).
Par exemple, si un collaborateur ne respecte pas les temps de pause lorsqu'il conduit, il se met en danger. Cela permet de lui faire un rappel à l'ordre pour sa sécurité et celle de l'entreprise. De même, si un contrat sur la durée de la visite a été convenu avec le client et que le temps passé n'est pas respecté, les horaires sont facilement vérifiables.
Solution de partage de véhicules et gestion des chauffeurs.
En entreprise, un même véhicule peut être partagé par plusieurs conducteurs. En cas de problème, il est utile de savoir qui l’a utilisé et quand. Là aussi, vous pouvez être alerté si le temps de conduite a dépassé un seuil.
Enregistrement des coordonnées prospects et clients
La géolocalisation permet de renseigner automatiquement une adresse à partir d’une position (reverse geocoding). Ainsi, dans certaines applications, comme CodialMobile Business, vous gagnez du temps en renseignant automatiquement les coordonnées d’un contact, d’un prospect ou d’un client. Vous vous concentrez sur le client et non pas sur l'administratif.
Challenge écoconduite
L’écoconduite est un comportement de conduite citoyenne qui permet de réduire sa consommation de carburant, de limiter l’émission de gaz à effet de serre, et de diminuer le risque d’accident.
L’écoconduite ne se limite pas qu’à une conduite souple, une réduction de la vitesse, ou à une baisse de la climatisation, elle passe aussi par un véhicule bien entretenu, une pression des pneus conforme et une limitation des charges inutiles.
Pour aider les conducteurs à adopter les bons réflexes, certains gestionnaires de flotte permettent d’organiser des challenges écoconduite. En réduisant l’impact des véhicules et le risque d’accident, c’est toute la société qui est gagnante.
Quels impacts pour les collaborateurs ?
La géolocalisation peut entraîner des réticences auprès des équipes qui la considèrent souvent comme intrusive voire comme du "flicage". Pour une adoption réussie, il est important que les conducteurs comprennent bien qu’elle leur apporte de nombreux bénéfices quotidiens et des garanties pour leur vie privée.
Les solutions de géolocalisation sont soumises au RGPD. Les personnes géolocalisées doivent donc donner leur consentement et avoir un droit d’accès, de rectification et d’oubli des informations à caractère personnel. Les entreprises qui utilisent ces solutions doivent déclarer les fichiers et les usages qui en sont faits à la CNIL. Les données sont généralement enregistrées de manière sécurisée sur des serveurs français ou européens. L’historique des données est limité à 2 mois, voire 12 mois dans certaines circonstances.
Lorsqu’un véhicule est utilisé aussi bien à titre professionnel que personnel, il existe des solutions de gestion de la vie privée, comme chez Océan Orange Business Services. Ils proposent le boîtier Driver Connect qui dispose d’un bouton « Vie privée » désactivant l’enregistrement des données lors de son activation.
La localisation de mes collaborateurs est-elle possible dans mon ERP ?
La réponse variera en fonction de votre logiciel de gestion. Chez Codial, nous avons pensé qu’il était nécessaire de pouvoir localiser ses collaborateurs les plus proches et d’accéder à un historique des positions directement dans l’ERP, plutôt que d’ouvrir une solution tierce. L’avantage c’est que vous pouvez affecter directement un collaborateur à une demande commerciale, une livraison ou une intervention. Si vous souhaitez en savoir plus découvrez notre module de géolocalisation de flotte.