Exclusivement accessible dans la version Entreprise de Codial, le menu "Demandes d'achat" sous l'onglet "Achats" peut parfois susciter des interrogations. Voici quelques éléments qui vous aideront à mieux comprendre dans quelles situations utiliser les demandes d'achat et les avantages qu'elles peuvent apporter à votre organisation.
Quelle est la différence entre une demande d'achat et une demande de prix ?
Une demande d'achat consiste en une notification adressée à l'acheteur ou à l'approvisionneur afin de lui signaler la nécessité d'acquérir un ou plusieurs articles. Afin d'éviter les interruptions récurrentes de l'acheteur (par appels, emails ou post-it), il est essentiel de mettre en place une gestion des demandes efficace. Le logiciel de gestion Codial offre la possibilité de centraliser toutes les demandes d'achat sur un seul écran, permettant ainsi à l'acheteur de les consulter à sa convenance.
Il est important de ne pas confondre la demande d'achat avec une demande de prix, qui consiste à demander un devis auprès d'un fournisseur.
À quelle étape la demande d'achat intervient-elle dans la procédure d'achat ?
En entreprise, voici un schéma du processus d'achat courant :
- L'acheteur est informé qu'il faut acheter un ou plusieurs articles.
- L'acheteur recherche éventuellement un nouveau fournisseur.
- L'acheteur consulte ses fournisseurs pour un devis (demande de prix fournisseur).
- Après comparaison des offres, l'acheteur sélectionne le bon fournisseur en fonction du tarif et des délais, il passe envoie son bon de commande au fournisseur.
- L'entreprise réceptionne les marchandises et reçoit un bon de livraison de son fournisseur.
- L'entreprise reçoit la facture fournisseur.
La demande d'achat est donc la première étape du processus d'achat. Il ne faut pas la négliger, car un défaut d'information peut avoir des conséquences significatives. En effet, l'omission de passer une commande fournisseur peut entraver le bon déroulement d'un chantier, d'un projet ou d'une commande client.
De même, la demande d'achat prend tout son sens quand le service des achats est composé de plusieurs personnes. Il n'est pas nécessaire de réfléchir à qui faire sa demande.
Processus de demande d’achat
Pour les collaborateurs, il existe plusieurs moyens de signifier au service des achats qu'il va être nécessaire de commander certains articles, depuis :
- Un devis
Dans l'onglet "besoins" , le deviseur n'a qu'à cocher les articles et indiquer la quantité souhaitée. - Une commande client
Dans l'onglet "besoins" , le responsable des commandes (ADV) n'a qu'à cocher les articles et indiquer la quantité souhaitée. - La recherche d’articles
Dans le menu "Outils>Ajout demande d’achat", le collaborateur sélectionne et ajoute les références et quantités au caddie.
Visualiser les demandes d'achat en cours
Pour accéder à la liste des demandes d'achat, l'acheteur n'a qu'à cliquer sur le lien du menu "Achats>Demande d'achat" ou utiliser la brique LivePilot qui affiche en temps réel le nombre de demandes d'achat en cours.
Des filtres permettent d'affiner la sélection pour ne voir, par exemple, que les demandes pour un même fournisseur, une famille d'articles, un chantier...
À partir de l'interface de demande d'achat, l'acheteur peut facilement effectuer des demandes de prix ou passer directement des commandes d'achat pour tout ou partie des références répertoriées. Lorsqu'il décide de procéder à une commande, des indicateurs visuels lui signalent si le délai de livraison sera adéquat par rapport à la date requise de réception pour le client.
Quels avantages y a-t-il à opter pour des demandes d'achat manuelles plutôt que de recourir à la gestion automatique des approvisionnements ?
La gestion automatique des approvisionnements analyse toutes les commandes en cours, vérifie les stocks disponibles, et identifie les articles à commander pour éviter les ruptures et respecter les niveaux de stock minimaux et maximaux. Cette fonctionnalité est parfois appelée "Calcul des besoins" dans d'autres systèmes de gestion.
Signaler directement des besoins lors de la phase de devis
La demande d'achat permet de signaler directement les besoins lors de l'établissement du devis. Cette approche manuelle est pertinente lorsque l'on envisage très probablement de convertir le devis en commande, afin de ne pas perdre de temps à commander des articles dont le délai de livraison est significatif.
Signaler des besoins urgents à l'acheteur
Effectuer une demande d'achat depuis une commande est pratique pour signaler un besoin urgent à l'acheteur, notamment dans le cas d'articles non encore référencés ou lorsque la nécessité de passer commande se présente entre deux commandes fournisseurs programmées (commandes d'achat cadencées).
Commander des consommables essentiels au fonctionnement de l'entreprise
L'option de faire une demande d'achat depuis l'écran de recherche d'articles permet d'alerter l'acheteur sur la nécessité de commander des consommables ou des outils indispensables au bon fonctionnement de l'entreprise, tels que du papier, des tournevis, des gants, des masques ou des produits d'entretien.
En conclusion, les demandes d'achat offrent de multiples avantages dans la gestion des achats. Grâce à la centralisation des informations, l'acheteur n'est plus perturbé par des interruptions récurrentes et peut aisément suivre l'ensemble des demandes sans avoir à tout noter. La gestion des commandes fournisseurs est simplifiée, car l'acheteur n'a pas besoin de recontacter son fournisseur en cas d'oubli de notification de commande. Ainsi, l'entreprise peut éviter des retards ou des oublis préjudiciables à son fonctionnement. En cas d'absence de l'acheteur, les informations ne sont pas perdues, permettant à son remplaçant de poursuivre l'activité sans difficulté. En somme, les demandes d'achat constituent un outil précieux pour une gestion transparente et efficace des achats, contribuant à l'optimisation des processus au sein de l'organisation.