Disponible uniquement dans la version Entreprise de Codial, l’item de menu « Demandes d’achat » du menu « Achats » suscite parfois quelques questionnements. Voici des éléments qui vous permettront de mieux comprendre dans quels cas utiliser les demandes d’achat et ce qu’ils pourront apporter à votre organisation.
Item de menu « Demandes d’achat »
Lorsque l’on clique sur le lien, un écran liste toutes les demandes d’achat qui ont été demandées manuellement depuis :
- un devis (Onglet besoins),
- une commande client (Onglet besoins),
- la recherche d’articles (Outils>Ajout demande d’achats> Sélectionner et ajouter les références et quantités au caddie puis valider).
Quel est l’intérêt de faire des demandes d’achat manuelles plutôt que de passer par la gestion automatique des approvisionnements ?
La gestion automatique des approvisionnements parcourt toutes les lignes des commandes en cours et en fonction des stocks disponibles, elle nous indique les articles nécessaires à commander pour ne pas se trouver en rupture ou respecter les quantités mini/maxi à avoir en stock.
Cette fonction peut également être appelée « Calcul des besoins » dans d’autres logiciels.
La demande d’achat nous permet de signaler directement le besoin lors du devis. C’est intéressant, par exemple, si l’on est presque sûr de transformer le devis en commande, et que l’on ne veut pas perdre de temps pour commander un article dont le délai de livraison est assez long.
La demande d’achat depuis une commande est utile, par exemple, pour signaler une demande urgente à l’acheteur dans le cas d’un article pas encore référencé ou pour signaler un besoin urgent de le commander entre 2 commandes fournisseurs cadencées.
La demande d’achat depuis l’écran de recherche d’articles permet d’indiquer à l’acheteur qu’il faut commander des consommables ou des outils utiles au bon fonctionnement de l’entreprise comme : papier, tournevis, gants, masques, produit d’entretien…
Depuis l’écran de demande d’achat, l’acheteur peut facilement réaliser des demandes de prix ou passer directement les commandes pour tout ou partie des références listées. S’il souhaite passer commande, des voyants lui indiquent si le délai de livraison sera suffisant ou non par rapport à la date de livraison requise pour le client.
Pour éviter de se rendre régulièrement sur l’écran, une brique LivePilot affiche en quasi temps réel le nombre de demandes d’achat en cours et pointe dessus.
Les demandes d’achat présentent de nombreux avantages. Grâce à la centralisation de l’information, l’acheteur n’est plus dérangé régulièrement, et il peut facilement suivre l’ensemble des demandes sans tout noter. En cas d’absence de l’acheteur, l’information n’est pas perdue et l’activité peut se poursuivre facilement par son remplaçant.