À l’heure de la dématérialisation, de plus en plus de fichiers transitent par voie numérique. Pour gagner en productivité, il est donc indispensable de les stocker, mais surtout de les retrouver rapidement et facilement.
En entreprise, les fichiers à stocker peuvent être scindés en 2 grandes catégories :
- Les documents à conserver qui constituent une preuve en cas de litige : contrats, devis, commandes, accusés de réception de commandes, bons de livraison, bons d’interventions, factures…
- Les fichiers informatifs liés : plan, notices, documentations techniques et commerciales, photos…
Actuellement, il existe plusieurs solutions pour répondre à cette problématique de stockage.
Le stockage à l’ancienne !
Imprimer et stocker dans de gigantesques armoires classées par ordre alphabétique ou par année/mois !
Aujourd’hui, cette solution est dépassée et n’apporte pas de réels bénéfices : espace physique de stockage important, coûts d’impression, pas de sauvegarde possible, perte complète en cas d’incendie, recherche lente et poussiéreuse !..
Le serveur de fichiers
Beaucoup d’entreprises utilisent un serveur de documents où elles stockent les documents selon une arborescence définie.
Cette solution largement utilisée dans les PME est fonctionnelle, mais a une efficacité relative, car elle dépend de la manière dont les utilisateurs classent les informations. Il faut savoir que tout le monde ne classe pas des données identiques de la même manière !
Même si la structure a été bien définie en amont, il est difficile d’imposer à tous ses collaborateurs une arborescence définie que chacun pourra comprendre et reproduire. Qu'en est-il des documents qui ne rentrent pas dans l’attendu ?
Cette solution présente un autre inconvénient : les recherches sont lentes et peu efficaces, car l’outil n’est pas adapté. Si vous ne connaissez pas le nom exact du fichier recherché, vous avez peu de chance de le retrouver…
Le logiciel tiers de Gestion Electronique de Documents
Il s’agit d’un logiciel qui va permettre de classer, catégoriser, filtrer et trier selon de nombreux critères pour pouvoir retrouver un fichier facilement.
Son efficacité est incontestable, mais à chaque ajout de document il est nécessaire de renseigner une multitude de champs à la main pour permettre une indexation efficace. Dans la réalité, cette opération d'indexation est très chronophage et pas forcément adaptée à l’activité des TPE/PME/PMI.
Par ailleurs, pour pouvoir interagir avec votre ERP, un développement spécifique parfois couteux doit être réalisé.
En outre, il faut savoir qu’il est parfois compliqué de se séparer d’un logiciel de GED tiers, car les fichiers peuvent être cryptés et compressés et devenir illisibles sans le logiciel dédié.
La GED intégrée Codial
Pour éviter de passer du temps à renseigner de nombreux champs d’indexation lors de l’enregistrement d’un fichier, Codial le fait pour vous en fonction du contexte.
- Vous souhaitez enregistrer l’accusé de réception de commande signé d’un client ? Quoi de plus naturel que de l’associer à la commande ?
- Vous voulez stocker une notice d’utilisation ou une plaquette commerciale ? Vous l’ajoutez sur la fiche article ? Il vous suffit d’un clic pour enregistrer et catégoriser votre document.
- Vous souhaitez stocker le Kbis du client ? Vous l’ajoutez simplement sur sa fiche client.
- …
Codial propose une GED intégrée sur la majorité de ses écrans (fiches, documents) qui facilite l’accès et le partage :
- Ajout de documents via l’explorateur de fichiers,
- Numérisation
- Lien vers un répertoire
- Ouverture directe du document dans votre éditeur préféré ou ceux intégrés (ex: document Office, PDF, images...)
- Coller le contenu du presse-papier
- Prendre une photo de l’appareil photo/webcam
- Importer des emails
- Partager le document par email
- Classer par catégories personnalisées (courrier, plans, photos …)
- Rechercher localement (fiche ou document) ou globalement (tous les documents de la GED)
La GED Codial s’adapte à vos usages et préférences en termes de sécurité et d’hébergement. Les fichiers sont soit stockés dans un système de répertoires, soit en base de données.
Les documents stockés dans la GED sont aussi disponibles sur les applications mobiles Business et Interventions pour vous permettre d'y accéder de n'importe où.
Efficacité, rapidité, simplicité, optez pour la GED intégrée Codial et concentrez-vous sur l’essentiel tout en réduisant votre empreinte carbone.