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Logiciel de gestion de location

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Que vous louiez du matériel à des particuliers ou des professionnels, un logiciel de location de matériel est un outil essentiel pour optimiser votre activité et gagner du temps.

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion de location de matériel ?

Suivre en temps réel la disponibilité des matériels

Plus besoin de jongler avec des fichiers Excel ou des agendas papier ! Le logiciel de location de matériel vous permet de suivre en temps réel la disponibilité de chaque article. La planification des locations et la gestion de votre stock sont facilitées.

Simplifier sa gestion

Planifiez vos locations, créez des réservations et suivez les dates de retour avec précision. Le logiciel de gestion vous offre une vision globale de votre activité et vous permet d'anticiper les besoins en matériel.

Rédaction automatique de documents

Générez des contrats de location, des devis et des factures en quelques clics. Le logiciel de gestion s'adapte à vos besoins et vous permet de personnaliser vos documents avec votre logo et vos informations.

Gestion des retours simplifiée

Le logiciel vous permet de suivre l'état du matériel lors de son retour et de facturer les éventuels dommages. De plus, il vous permet de repérer aisément les locations en retard.

Facturation rapide et efficace

Créez des factures professionnelles et personnalisées en un instant. Le logiciel de gestion vous permet de suivre vos paiements et de générer des rapports d'activité pour une meilleure analyse de votre performance.

À qui s'adresse le logiciel de location de matériel ?

Le logiciel de gestion de location de matériel Codial est destiné aux entreprises qui proposent du matériel à la location ou en prêt de courte ou longue durée : loueurs de vélos, loueurs de matériel pour l'événementiel, loueurs de matériel de chantier BTP (pelles, grues)...

Logiciel location matériel BTP, Logiciel location vélo, Logiciel location matériel ski

Le logiciel de location de matériel offre de nombreuses fonctionnalités pour simplifier la gestion des locations ou prêts.

Création d'articles spécifiques à la location

Si votre entreprise combine à la fois la location et la vente, il est probable que tous vos articles ne soient pas destinés à la location. Pour signaler ceux qui le sont, il vous suffit de cocher une case correspondante sur la fiche de l'article.

Par ailleurs, le logiciel de gestion de location offre également la possibilité de gérer la location d'articles immatériels, tels que des fichiers.

Si vous avez besoin de renseigner des informations complémentaires, les fiches personnalisées vous permettent d'ajouter des champs supplémentaires à la fiche article ou aux documents de location.

Tarifs spécifiques à la location

Pour chaque article loué, vous avez 3 modes de facturation possibles

  • Facturation unitaire : quelle que soit la durée de location, le tarif de location est toujours le même. Il peut être basé sur un coefficient par rapport au prix de vente.
  • Facturation par palier, dégressive : j'incite le client à louer plus longtemps en lui proposant un tarif de location dégressif par palier quantitatif.
  • Facturation au forfait : Je détermine mes tarifs en fonction d'une durée moyenne de location. Par exemple, j'adopte un tarif forfaitaire par jour lorsque je prévois peu de chances de relouer immédiatement le matériel, même s'il est rendu plus tôt que prévu.

Modèles de tarifs de location

Si vous louez plusieurs articles avec des tarifs identiques, l'utilisation de modèles de tarifs est recommandée pour éviter la saisie répétitive et simplifier la mise à jour des prix de location. Ces modèles, basés sur des tarifs quantitatifs, des forfaits ou des coefficients, vous font gagner du temps en permettant des ajustements individuels des prix pour chaque article.

Par exemple si vous faites de la location de vélos, la tarification pour un vélo homme ou un vélo femme sera la même. Sur vos fiches articles "vélo homme" et "vélo femme", vous choisirez les modèles de tarifs de location "vélo adulte à l'heure", "vélo adulte à la journée".

Prêt de matériel

Le logiciel de location peut également être utilisé pour gérer les prêts de matériel. Dans cette configuration, les documents restent identiques, mais le tarif de location est fixé à zéro. Vous profitez ainsi des mêmes avantages, notamment la planification des prêts, la création des contrats de prêt, la gestion des cautions, la facturation en cas de dommages ou de non-retour du matériel...

Création de documents de location

Document location réservation de matériel Un document de location présente des similitudes avec un document de vente. Dans le logiciel de location de matériels, vous avez la possibilité d'inclure à la fois des articles en location et des articles à la vente.

Par exemple, lors de la location de vélos, vous pouvez louer un vélo et un casque, tout en vendant une charlotte à usage unique obligatoire pour protéger l'intérieur du casque contre la transpiration.

Devis de location

Dans le secteur du Bâtiment / BTP, il est fréquent de louer plusieurs équipements de chantier simultanément. Étant donné le coût élevé de ces équipements, il est souvent nécessaire de proposer des devis de location pour plusieurs articles, à différentes dates de location.

Avec le logiciel de gestion de location de matériel Codial, vous pouvez établir des devis de location incluant des durées spécifiques pour chaque équipement, tout en ajoutant une caution. Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps en créant un seul devis, même pour des locations à des dates différentes, et vous pouvez également inclure des articles à la vente si nécessaire.

Grâce au planning de location, dès le devis de location, vous savez si les matériels sont disponibles.

Réservation de location de matériel

La réservation de location de matériel est comparable à une commande. Elle permet d'enregistrer une location à venir. Grâce à la connexion au planning de location, vous savez si la réservation du matériel est réalisable. Si la quantité nécessaire n'est pas disponible, la réservation peut être bloquée.

Vous avez la possibilité de spécifier les dates, heures et conditions d'enlèvement et de retour du matériel. Par exemple, vous pouvez indiquer que le client viendra récupérer l'équipement la veille au soir, et qu'un technicien procédera à la reprise chez le client à 9 heures le lendemain pour inspecter l'état du matériel.

Utilisez le planning des ressources pour assigner des ressources humaines ou matérielles à la remise ou à la récupération du matériel (par exemple, pour des rendez-vous de prise en main).

Si votre activité nécessite de renseigner des informations complémentaires, les fiches personnalisées permettent de créer des champs supplémentaires. Les informations saisies pourront être utilisées aussi bien sur les états d’impression, les filtres de recherches, que pour un usage statistique.

Location de matériels

Lors de la location, un bon de livraison est généré, marquant le moment où le matériel est remis au client, retiré du stock et soumis à un état des lieux.

Gagnez du temps en informant vos clients par SMS dès que le matériel est disponible.

Retour du matériel

Une fois la période de location écoulée, vous devez récupérer le matériel. Si la date de retour est dépassée, un message vous alerte afin que vous puissiez en informer le client par email, téléphone ou SMS.

Si le client exprime le souhait de prolonger la location, il vous suffit d'ajuster la date de retour.

Après avoir vérifié l'état du matériel, vous pouvez procéder à la facturation.

Facture location de matériel

À la clôture de la location, la facturation prend en considération plusieurs éléments :

  • La gestion de la casse ou des pertes : Les articles endommagés ou perdus sont automatiquement facturés au "prix de casse" spécifié sur leur fiche. De plus, ces articles sont retirés du stock, garantissant ainsi la mise à jour constante de vos inventaires.
  • La facturation de la caution : En cas de retour insatisfaisant de l'équipement loué, la caution est prélevée.
  • Les dates de retour du matériel : Le montant facturé est ajusté en fonction des prolongations de la location ou des retours partiels. 

Documents contractuels et annexes

Pour répondre aux obligations contractuelles, aux besoins d'information client et à l'organisation interne induits par la location, vous imprimez simultanément les documents suivants :

  • Les contrats de location personnalisés et préremplis contenant les informations du client ainsi que les détails des équipements loués et les conditions de location.
  • Les documents annexes tels que les instructions d'utilisation, les procédures d'entretien et les états de reprise.
  • Les documents internes comme les bons de préparation et les bons de livraison. 

Une fois les documents signés, enregistrez vos contrats, états des lieux, états de reprise et documents liés dans la GED intégrée.  Cette méthode optimisée de gestion des documents facilite grandement leur récupération ultérieure.

Gestion des stocks

Afin d'éviter toute déconvenue, une gestion minutieuse des stocks en temps réel est cruciale tout au long du processus de location ou de prêt. Dès l'établissement du devis, vous avez la garantie de proposer des articles réellement en stock.

Lors de la validation d'un devis en vue de la réservation, si certains articles se révèlent indisponibles, un message d'alerte vous est automatiquement envoyé, vous permettant alors de restreindre la réservation des quantités non disponibles.

Planning de location

Le planning de location de matériel offre une vue d'ensemble de toutes les locations prévues pour la journée, la semaine ou le mois en cours.

Grâce à des filtres dynamiques, vous pouvez affiner l'affichage selon vos besoins spécifiques : par période, secteur, famille, sous-famille ou article. Pour chaque article, vous pouvez consulter les détails sur les quantités en stock, disponibles, en cours de location ou faisant l'objet d'un devis. Ainsi, vous avez toujours une vue claire de la localisation de vos articles chez vos clients.

Les devis de location sont également visibles dans le planning, vous permettant d'anticiper et de relancer vos clients au besoin.

Planning location matériel chantier

Pourquoi choisir Codial comme logiciel de gestion de location de matériel ?

Codial va bien au-delà d'un simple logiciel de gestion de location de matériel ; c'est surtout l'un des meilleurs logiciels de gestion d'entreprise qui vous permet de piloter l'intégralité de votre activité. Grâce à ses fonctionnalités étendues, vous pouvez gérer tous les aspects de votre entreprise : les achats, les ventes, les articles, les stocks, les matériels, les ressources humaines, les contrats, les interventions...

Quel que soit votre domaine d'activité, que ce soit dans le Bâtiment/BTP, le Négoce, les Services ou le Commercial, Codial offre une solution de gestion spécifique adaptée à vos besoins particuliers.

En conclusion, l'adoption d'un logiciel de gestion de location de matériel tel que Codial s'avère être une étape indispensable pour toute entreprise souhaitant optimiser ses processus de location. Du suivi des disponibilités à la facturation en passant par la réservation et la gestion des stocks, Codial offre une panoplie de fonctionnalités pensées pour simplifier et rationaliser la gestion quotidienne. En offrant des options flexibles de tarification et une gestion complète des documents contractuels, Codial répond aux besoins variés des entreprises de location, quel que soit leur secteur d'activité. En somme, choisir Codial, c'est opter pour une gestion à 360° de son activité, garantissant ainsi une meilleure rentabilité et une expérience client optimale.

Les bénéfices

Une tarification adaptée à votre activité

En fonction de votre activité ou de votre grille tarifaire, plusieurs modes de facturation sont possibles :

Facturation unitaire Facturation par palier (dégressif) Facturation au forfait

Quelle que soit la durée de location, le tarif horaire est toujours le même.

Un tarif horaire différent peut être défini par palier quantitatif.

Plus je loue longtemps, plus le tarif horaire est intéressant pour le client. Je calcule mon prix sur une durée moyenne de location. J'applique, par exemple, un prix forfaitaire à la journée si je sais que j'ai peu de chance de relouer immédiatement le matériel retourné plus tôt.

Ex. : Je loue 5j

Tarif = 10€/jour

Ex. : Je loue 5j

Jours 1-2 : 10€/jour
Jours 2-10 : 9€/jour

Ex. : Je loue 5j

Le forfait 6j est à 60€.
Même si je retourne le matériel au bout d'une journée, le prix est de 60€.

Total = 5x10 = 50€ Total = 2x10 + 3x9 = 47€ Total = 1x60 = 60€

L'unité de location peut varier du 1/4h à la journée.

Si vous avez de nombreux articles, plutôt que de définir une règle pour chaque article, gagnez du temps en créant des modèles de tarif basés sur des coefficients.
Les règles changent ? Pas de problème, d'un simple clic tous les prix des articles sont mis à jour.

Gagnez du temps en utilisant des documents personnalisés

La location implique un "Contrat de location" pour définir les limites de la prestation : les parties, date du contrat, périodes de location, matériel concerné et quantité, état du matériel retourné, modalités en cas de non-retour ou casse...

Créez un modèle de contrat, renseignez-le et utilisez des champs dynamiques pour récupérer les informations du client et de la location. A l'impression, le contrat est rempli automatiquement évitant ainsi la perte de temps et les risques d'erreurs. Le client n'a plus qu'à signer.

Vous pouvez également ajouter d'autres documents comme des instructions de nettoyage, d'utilisation...

Vous êtes assurés de proposer du matériel disponible

La gestion fine des stocks à date intervient durant tout le processus de location pour garantir que vous proposez du matériel disponible.

  • A chaque étape (devis, réservation, location) vous pouvez vérifier que le matériel proposé est disponible tout en tenant compte des dates d'enlèvements et reprises.
  • Le planning de location permet, en un coup d’œil, de visualiser toutes les locations de la journée, de la semaine ou du mois. Les devis de location apparaissent et permettent d'anticiper et relancer vos clients si besoin.
  • Un état vous permet de connaître précisément quelles références sont disponibles/indisponibles en filtrant sur une période, un secteur, une famille ou une sous-famille donné. Pour la référence choisie, vous connaissez les quantités en stock/disponibles/en location/en devis et chez quels clients elle est/sera en location.

Une gestion de la casse efficace !

Lorsqu'un client vous retourne du matériel cassé, il est automatiquement facturé à partir du "prix de casse" indiqué sur la fiche article.

Il est également défalqué des stocks pour ne plus être disponible à la location. Fini les oublis, vos stocks sont à jour.

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La vidéo